Assistant administratif des services SPVF et SLGAI F/H

Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP); Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Remboursement Navigo 75%

15 jours RTT + 25 jours congés

Tickets restaurants 10€ / jour

Accès activités sociales et cultureli…

Congés et crèches internes

Résumé du poste

AP-HP recrute un(e) assistant(e) secrétariat pour soutenir les services SPVF et SLGAI. Vous assurerez l’agenda, les comptes rendus, les commandes et le courrier, avec une coordination et un suivi rigoureux des processus administratifs.

Le poste, routinier et polyvalent, implique une collaboration avec divers acteurs, une utilisation de SAP pour les achats et un filtrage téléphonique, dans un cadre hospitalier public. Télétravail partiel possible et horaires de 7h30 par jour.

Qualifications

• Connaissances SAP.
• Esprit d’équipe et bonnes qualités relationnelles.
• Rigueur et méthode dans l’organisation.
• Esprit d’initiative et autonomie souhaités.
• Maîtrise des outils informatiques standard (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Responsabilités

• Supervision du suivi de la facturation et des achats dans SAP.
• Assistance administrative des services: gestion d’agenda, organisation de réunions et prises de rendez-vous.
• Réservation de transports et gestion des remboursements, accueil téléphonique et filtrage.
• Gestion du secrétariat du service et suivi des congés (GESTIME).
• Gestion du courrier et archivage; rédaction et élaboration de procédures.
• Missions SPVF: préparation du volet domanial des Instances AP-HP, coordination avec les Instances et tenue du tableau de bord des CS.

Connaissances

Esprit d’équipe

Qualités relationnelles

Méthode et rigueur

Esprit d’initiative

Connaissance des outils informatiques

Outils

SAP

Word/Excel/PowerPoint/Outlook

Description du poste

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Service d'affectation

SPVF et SLGAI

Présentation du service

Le Service Patrimoine et Valorisation Foncière (SPVF) porte la responsabilité de la fonction « propriétaire » de l’AP-HP, au travers de deux missions centrales de la politique immobilière :
La connaissance du patrimoine
La politique de valorisation immobilière

L’équipe compte 13 agents (encadrement, secrétariat, géomètres, architectes-urbanistes, juristes, chef.fe.s de projet valorisation) répartis en 4 unités :
Le Pôle Patrimoine, qui assure la phase amont de la gestion de patrimoine
Le Pôle Valorisation Foncière, qui pilote la phase opérationnelle de la gestion de patrimoine
La cellule Urbanisme et Etudes, qui assure le suivi des enjeux urbains
La cellule Opérations Complexes et Développement de l’Offre de Logement, qui pilote pour partie la déclinaison du Plan Logement et les opérations de développement de l’offre de logement

le Service Stratégie Logement et Gestion des Actifs Immobiliers (SLGAI) a pour mission de définir et mettre en œuvre la politique du logement au profit des personnels ainsi que la gestion et valorisation des biens immobiliers du Domaine Privé de l’AP-HP.
Le service contribue, parallèlement aux objectifs d’optimisation de l’occupation du parc de logements de son domaine privé, à la valorisation du patrimoine par son engagement dans la révision de situations complexes, anormales ou décalées, par la gestion des immeubles et leur réhabilitation. Il participe activement au développement des recettes de la DNA relatives aux baux commerciaux.

Vos missions

Missions transverses SLGAI et SPVF :
Supervision du suivi de la facturation
Création des Demandes d’achat dans SAP
Suivi de l’état des facturations
Tenue de tableaux de bord des demandes d’achat

Assistance administrative pour les besoins des services (liste non exhaustive)
Tenue de l’agenda des chefs de service et organisation des réunions et rendez-vous divers
Réservation de transports, voiture, remboursements, etc.
Coordination du secrétariat du service, accueil téléphonique et filtrage
Commandes diverses : fournitures, cartes de visite, voyages,
Suivi des plannings des congés (GESTIME)
Classement et archivage

Missions ponctuelles :
gestion du courrier (arrivée/départ avec Post-office)
Prise en charge du poste de l’assistante de la directrice de département en son absence
Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants dans le service, sur les aspects administratifs (gestion connexion informatique, présentation du fonctionnement du siège/de l’institution)
Elaboration de fiches de procédures pour faciliter certains circuits au sein du service/département

Missions spécifiques SPVF
Préparation du volet domaniale des Instances de l’AP-HP
Articulation avec le secrétariat des Instances de l’AP-HP et de la Direction Générale
Préparation en lien avec l’équipe SPVF du dossier Commission des Affaires Domaniales, Conseil de Surveillance et Directoire
Tenue du tableau de bord des CS pour les dossiers présentés par le SPVF,

Profil recherché

• Connaissances SAP
• Esprit d’équipe
• Qualités relationnelles
• Méthode et rigueur
• Esprit d’initiative
• Très bonne maîtrise des outils informatiques Word / Excel / Power Point / Outlook
• Bonne connaissance de l’organisation hospitalière de l’AP-HP
• Niveau d'expérience : 2 - 5 ans

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Télétravail

Oui

Vos avantages à l'AP-HP

• Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté
• 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés
• TL possible en fonction de la mission
• Remboursement Navigo à 75%
• Carte titres restaurants 10€/jours dont (5,5€ de participation employeur)
• Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
• Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.

Description de l'hôpital

L'Assistance publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !

Référence de l'offre

2026-24198