Assistante de Gestion H/F

Horizon Metiers; Poitiers; Sur place; EUR 18 000 - 21 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle

Prime de vacances

Résumé du poste

Horizon Métiers recrute un(e) Assistant(e) de gestion en CDI à Poitiers. Rattaché(e) à l’équipe opérationnelle, vous assurez des tâches administratives, la gestion des appels et des mails, le classement et l’archivage sur Drive, ainsi que le suivi des factures et des paies via les outils comptables.

Profil BAC+2 en assistanat de gestion, première expérience souhaitée, maîtrise d’Outlook, Teams, Excel, Progbat, Myunisoft et Mysilaé.

Qualifications

• Formation Bac +2 Assistanat de gestion
• Première expérience réussie dans les missions listées et être opérationnel(le)
• Maîtrise des outils: Outlook, Teams, Excel, Progbat, Myunisoft, Mysilaé
• Esprit analytique et capacité d adaptation, sens de l organisation et rigueur

Responsabilités

• Gestion administrative et appels entrants
• Traitement des mails et organisation de l archive documentaire
• Saisie des devis et factures dans Progbat et suivi des paiements
• Saisie des éléments variables de paie via MySilaé et DPAE
• Gestion des notes de frais et affichages obligatoires
• Organisation logistique et achats de consommables
• Suivi des dossiers et classement des documents administratifs

Connaissances

Collaboration

Adaptabilité

Esprit analytique

Formation

Bac+2 Assistanat de gestion

Outils

Outlook

Teams

Excel

Progbat

Myunisoft

Mysilaé

Description du poste

Horizon Métiers est un groupement d'employeurs (GE) multisectoriel (association loi 1901) situé à Poitiers dans la Vienne (86) dont le principal objet est la mise à disposition de salariés (H-F) auprès de ses adhérents à temps partagé : à temps partiel permanent ou saisonnier récurrent.
Horizon Métiers est un Groupement d'Employeurs multisectoriel (association loi 1901), présent sur le territoire de la Vienne (86) depuis plus de 10 ans. Notre mission : la mise à disposition à temps partagé.A ce titre, nous recherchons pour l'une de nos entreprises adhérentes, un.e Assistant.e de gestion (H/F)Missions :

Missions

• Administratif
• Gérer les appels entrants
• Traiter les mails
• Classer et archiver les documents papier sur le drive

Profil recherché

• Vous avez une formation Bac +2 Assistanat de gestion
• Vous avez une première expérience réussie dans les missions précitées et êtes opérationnel.le
• Vous maitrisez les outils suivants : Outlook, Teams, Excel, Progbat, Myunisoft, Mysilaé
• Vous avez une approche collaborative, une bonne capacité d'adaptation et un esprit analytique

Logistique

• Coordonner les disponibilités de la salle de réunion
• Faire l'achat des consommables courants
• Effectuer les envois postaux

Administration des ventes

• Saisir les devis dans Progbat, en reportant les données techniques et les chiffrages transmis par les chargés d'affaires
• En cas de validation du client, produire la facture conformément au devis
• Assurer le suivi des facturations échelonnées, traiter les demandes de règlement et réaliser les relances selon les directives

Comptabilité

• Vérifier et valider les lettrages via le logiciel Myunisoft
• Echanger avec le cabinet comptable et leurs demandes, en leur transmettant notamment divers documents utiles

RH

• Faire la DPAE
• Saisir les contrats de travail en se référant aux trames existantes et aux procédures
• Gérer les notes de frais, affichages obligatoires et notes d'information
• Transmettre les éléments variables de paie au cabinet via MySilaé
• Piloter les procédures disciplinaires, une trame existante

Le poste

• CDI à temps plein
• Temps de travail : 35 heures par semaine
• Lieu de travail : Poitiers
• Rémunération : 13.50€ + mutuelle + prime de vacances

Experience: 2 An(s)Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documentsQualification: TechnicienSecteur d'activité: Autre mise à disposition de ressources humainesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.