Assistante de Direction & Office Manager (H/F)

Porsche Consulting; Paris; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Porsche Consulting France recherche un(e) Assistant(e) de Direction & Office Manager pour son bureau de Paris. Vous reportez au Président et assurez le bon fonctionnement quotidien du bureau tout en coordonnant les activités.

Vous interviendrez sur la gestion de l’agenda, l’organisation des déplacements, les relations avec les interlocuteurs internes et externes, la gestion des commandes et des services généraux, et l’accueil des collaborateurs.

Qualifications

• Expérience solide en assistanat de direction et office management, idéalement dans un environnement international.
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Bonne capacité rédactionnelle et excellent relationnel.
• Maîtrise du Pack Office (Excel inclus).
• Discrétion, confidentialité et diplomatie au quotidien.

Responsibilities

• Gestion proactive de l’agenda du Président et coordination des rendez-vous.
• Organisation des déplacements professionnels en France et à l’international.
• Gestion des échanges et de la relation avec les interlocuteurs internes et externes.
• Préparation et suivi de dossiers confiés par le Président.
• Gestion des commandes, des approvisionnements et des services généraux.
• Coordination de la vie du bureau et accompagnement des collaborateurs.
• Gestion et suivi des notes de frais et du parc informatique.

Skills

Organisation

Communication

Confidentialité

Anglais courant

Rédaction

Relationnel

Tools

Pack Office (Excel)

Gestion IT équipements

Job description

Porsche Consulting, cabinet de conseil en opérations et stratégie, filiale du groupe Porsche AG, accompagne les entreprises de tous secteurs (automobile, aéronautique, défense, transport, biens industriels, grande consommation, sciences de la vie) dans leurs enjeux de transformation, d’innovation et de performance durable.

Avec plus de 900 collaborateurs répartis dans 12 bureaux à travers 6 pays, nous combinons l’excellence industrielle de Porsche et une approche humaine du conseil pour générer des résultats concrets chez nos clients.

Notre bureau de Paris, ouvert en 2020, connaît une forte croissance et réunit aujourd’hui une trentaine de consultants dans un environnement à la fois entrepreneurial, exigeant et stimulant.

Nous recherchons pour notre bureau parisien un.e Assistant.e de Direction & Office Manager.

Description du poste :

Rattaché(e) au Président, vous assurez un rôle clé d’Assistant(e) de Directionauprès du Président et contribuez au bon fonctionnement quotidien du bureau en tant qu’Office Manager.

Véritable pivot organisationnel, vous intervenez à la fois sur l’assistanat du Président, la coordination et la gestion des activités du bureau.

Assistanat du Président

• Gestion proactive de l’agenda du Président : planification, coordination et optimisation des rendez-vous, en tenant compte de ses priorités stratégiques et opérationnelles.
• Organisation des déplacements professionnels en France et à l’international : réservation des transports et hébergements, coordination des transferts, gestion des formalités administratives et saisie des notes de frais.
• Gestion des échanges et de la relation avec les interlocuteurs du Président, en assurant une interface privilégiée avec les interlocuteurs internes du Groupe ainsi qu’avec les clients, partenaires et prestataires externes.
• Préparation et suivi de certains dossiers et sujets confiés par le Président, avec un rôle d’alerte sur les échéances et les points nécessitant une attention particulière.
• Gestion des commandes et des approvisionnements : fournitures, consommables, snacks…
• Gestion des services généraux : coordination et suivi des différents prestataires intervenant au sein du bureau.
• Coordination de la vie du bureau et des actions contribuant au bien-être des équipes : organisation d’événements internes, accueil et accompagnement des collaborateurs.
• Gestion et suivi des notes de frais de toute l’équipe du bureau de Paris : contrôle de la conformité des justificatifs et coordination avec le service financier.
• Gestion du parc informatique, en coordination étroite avec le service IT groupe : suivi du matériel, des équipements et des besoins des collaborateurs.
• Gestion des véhicules mis à disposition des collaborateurs : suivi administratif, entretien et coordination des interventions nécessaires.

Profil recherché

• Expérience minimum de 10 ans sur un poste d’assistanat de direction avec idéalement un volet relatif à l’office management dans un environnement exigeant et international.
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Bonne capacité à rédiger.
• Très bonne maîtrise du pack Office (y compris Excel).
• Excellent relationnel.
• Sens de la confidentialité, de la discrétion et de la diplomatie.