Assistante de Direction Générale (H/F)

Mercato Sante; Paris; On-site; EUR 31,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Carte restaurant

Mutuelle et avantages CSE

Job summary

Mercato Sante recherche un Assistant(e) de Direction Générale pour être le bras droit administratif de la Directrice Générale. Vous organisez l’agenda, coordonnez les échanges avec les médecins et partenaires, et assurez la préparation des réunions et des instances.

Basé à Paris, vous bénéficierez d’une réelle autonomie et d’un rôle clé dans le fonctionnement quotidien de l’organisation, avec une expected collaboration étroite avec la DG.

Qualifications

• Bac+2 minimum avec expérience en assistanat de Direction dans le secteur de la santé.
• Expérience en secrétariat médical appréciée.

Responsibilities

• Gestion des rendez-vous, appels et courriers; organisation de l’agenda et des priorités; préparation et suivi des dossiers.
• Rédaction de comptes rendus et circulation des informations entre la Directrice Générale et les interlocuteurs.
• Conduite de projets transversaux et coordination avec les instances (CA, AG, Commissions).
• Suivi administratif des internes, médecins assistants et médecins juniors; coordination avec partenaires institutionnels.

Skills

Organisation

Gestion des priorités

Rigueur discrétion

Education

Bac+2 minimum (BTS Support à l’Action Managériale ou équivalent)

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Vous aimez être au cœur de l’action, anticiper, organiser et faire en sorte que tout fonctionne ?

Vous recherchez un poste où vous ne serez pas simplement chargé(e) de gérer un agenda, mais où vous occuperez une place centrale auprès de la Direction Générale ?

Notre client, acteur associatif majeur du secteur de la santé, recherche son/sa futur(e) Assistant(e) de Direction Générale H/F.

Au quotidien, vous travaillerez directement aux côtés de la Directrice Générale et serez en relation avec de nombreux interlocuteurs : membres de la Direction, médecins, responsables de services, partenaires institutionnels et acteurs du territoire.

Un environnement riche, exigeant et stimulant, qui nécessite de savoir anticiper, prioriser, coordonner… et parfois gérer plusieurs sujets à la fois sans perdre le fil !

Les missions du poste

Votre rôle ?

Faciliter le quotidien de la Direction Générale et contribuer à son bon fonctionnement.

Vous bénéficierez d’une réelle autonomie dans l’organisation de votre activité et dans le suivi des dossiers qui vous seront confiés.

Être le véritable bras droit administratif de la Directrice Générale

Vous prenez en charge son secrétariat au quotidien :

• gestion des rendez-vous, appels et courriers ;
• organisation de l’agenda et des priorités ;
• préparation et suivi des dossiers ;
• prise de notes ;
• accueil et orientation des interlocuteurs ;
• circulation des informations auprès des personnes concernées.

Mais le poste va bien au-delà d’un assistanat classique.

Faire vivre les grandes instances de l’organisation

Conseils d’Administration, Assemblées Générales, Commissions Médicales d’Établissement, Comités de Direction, collèges médicaux…

Vous êtes au cœur de leur organisation.

• la planification des réunions ;
• la préparation des ordres du jour ;
• l’organisation logistique ;
• la participation à certaines instances ;
• la rédaction des comptes rendus ;
• le suivi des actions décidées.

Les différentes instances et réunions constituent une dimension importante du poste.

Coordonner des dossiers médicaux et institutionnels

Vous serez également impliqué(e) dans différents sujets nécessitant rigueur et coordination :

• organisation des astreintes et gardes médicales ;
• suivi administratif des internes, médecins assistants et docteurs juniors ;
• relations avec différents partenaires et organismes institutionnels ;
• suivi des demandes d’agrément ;
• coordination de certains recrutements médicaux ;
• suivi de dossiers administratifs spécifiques.

Vous serez ainsi au carrefour de nombreux échanges entre la Direction Générale, les équipes médicales et les partenaires extérieurs.

Participer aux projets transversaux

Parce qu’une Direction Générale ne connaît jamais vraiment la routine, vous contribuerez également à différents projets :

• coordination du rapport annuel d’activité ;
• collecte et mise en forme des informations provenant des services ;
• organisation de différents événements ;
• suivi de demandes administratives spécifiques ;
• coordination avec les autres assistantes de Direction.

Votre périmètre pourra naturellement évoluer en fonction des projets et des besoins de l’organisation.

Le profil recherché

Pour réussir sur ce poste, vous disposez d’un Bac +2 minimum, idéalement un BTS Support à l’Action Managériale ou équivalent, ainsi que d’une expérience réussie en assistanat de Direction dans le secteur de la santé. Une expérience en secrétariat médical sera appréciée.

Au-delà de votre parcours, nous recherchons une personne fiable, organisée et réactive, capable de gérer plusieurs priorités avec discernement.

• anticiper les besoins de la Direction ;
• prioriser les urgences ;
• vous adapter à des interlocuteurs variés ;
• transmettre les bonnes informations au bon moment ;
• gérer des données sensibles avec une grande discrétion ;
• prendre des initiatives avec autonomie.

Vous possédez une excellente expression écrite et orale et maîtrisez les outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

Pourquoi rejoindre cette structure ?

Un poste central auprès de la Direction Générale

Vous êtes directement rattaché(e) à la Directrice Générale et au cœur des échanges institutionnels.

Des missions variées

Direction, médecins, instances, projets, événements, partenaires : aucune journée ne se ressemble.

Une vraie autonomie

Vous organisez votre activité, gérez vos priorités et prenez pleinement en charge vos dossiers.

Un environnement porteur de sens

Vous rejoignez une organisation engagée dans le secteur de la santé.

Ce que nous vous proposons

• Statut cadre administratif
• Rémunération de 31 000 à 41 000 € brut/an selon expérience
• Reprise d’ancienneté à 100 % selon dispositions applicables
• Carte restaurant de 9,50 €
• Pause déjeuner incluse dans le temps de travail
• Prise en charge à 50 % du titre de transport
• Mutuelle et avantages CSE
• Poste basé à Paris 13e – Place d’Italie, métro 5, 6 et 7

Ce poste pourrait être le vôtre si…

Vous aimez être la personne sur qui l’on peut compter, celle qui anticipe, organise et garde le cap même lorsque les sollicitations s’enchaînent.

Vous recherchez un poste d’assistanat de Direction avec de l’autonomie, des responsabilités et du contenu ?