Secrétaire -Assistante du Corps préfectoral

Ministère de l'Intérieur; Nouvelle-Aquitaine; Hybrid; EUR 22,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Actions sociales du ministère de l’Int

Remboursement abonnement transports

Forfait mobilité durable

Couverture complémentaire santé

Job summary

Ministère de l'Intérieur recherche un(e) secrétaire-assistant(e) du corps préfectoral pour assurer l'agenda, l’accueil et la gestion documentaire. Vous travaillerez au sein du secrétariat du corps préfectoral et coordonnerez les déplacements et événements.

Vous assurez l’accueil, la rédaction de courriers et le traitement du courrier réservé, avec discrétion et travail en équipe, dans un cadre public et réglementé.

Qualifications

• Connaissances en informatique et bureautique requises.
• Capacité à organiser réunions et déplacements.
• Bon relationnel et sens de l’accueil.
• Discrétion et fiabilité indispensables.

Responsibilities

• Organiser et suivre les réunions et déplacements du corps préfectoral.
• Gérer l’accueil physique et téléphonique du corps préfectoral.
• Rédiger et mettre en forme les documents et le courrier.
• Gérer le courrier réservé et les mouvements de parapheurs.

Skills

Organisation

Discrétion

Savoir-être

Travail en équipe

Tools

Bureautique

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Secrétaire -Assistante du Corps préfectoral

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Secrétaire -Assistante du Corps préfectoral

Description du poste

1- Agenda et événementiel

• Organiser et suivre les réunions et les déplacements du corps préfectoral
• Organiser les événements (ateliers, conférences, séminaires, événements de cohésion, repas…) à l’initiative du corps préfectoral, à la préfecture, en sous-préfecture ou à l’extérieur, en lien notamment avec l’équipe des résidences préfectorales, le service achat, immobilier et logistique et le service budget et comptabilité
• Prise en compte des contraintes personnelles du corps préfectoral
• Gérer toutes les réservations nécessaires

2- Accueil

• Assurer l’accueil physique à l’étage du corps préfectoral
• Assurer l’accueil téléphonique pour le corps préfectoral
• Contact avec les partenaires extérieurs du corps préfectoral (élus, fonctionnaires territoriaux, associations, entreprises, etc.)
• Gérer les boîtes fonctionnelles du corps préfectoral
• Fournir des informations aux interlocuteurs internes et externes

3- Gestion documentaire

• Rédiger des projets de courrier pour le corps préfectoral
• Remettre en forme les documents adressés par les services
• Gérer le courrier réservé du corps préfectoral, en lien avec l’huissier lorsqu’il est présent ou à sa place en son absence
• Gérer les mouvements de parapheurs, en lien avec l’huissier lorsqu’il est présent ou à sa place en son absence
• Préparer et éditer les invitations

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Le secrétariat du corps préfectoralsoutient le préfet, le secrétaire général et le directeur de cabinet pour la tenue de leurs agendas, l’organisation de leurs événements et déplacements, l’accueil de leurs invités et de leurs partenaires ainsi que la gestion du courrier, des notes et autres documents qui leur sont adressés.

Composition et effectifs du service

3 agents (1 B et 2 C).

Liaisons hiérarchiques

En direct le directeur de cabinet, puis le préfet et le secrétaire général de la préfecture

Liaisons fonctionnelles

Cabinet du préfet, secrétariat général de la préfecture, sous-préfectures, secrétariat général commun départemental, directions départementales interministérielles, ensemble des autres services de l’État présents dans la Haute-Vienne, collectivités locales (Conseil départemental, communes, intercommunalités), administrations régionales et nationales

Conditions particulières d'exercice

Contraintes horaires – Grande disponibilité – Discrétion absolue – Travail en trinôme

Vous exercerez vos fonctions dans un cadre privilégié, desservi par les transports en commun, et se trouvant à proximité immédiate du centre ville et de ses commerces (boutiques, bars, restaurants).

Vous pourrez bénéficier sous conditions, des actions sociales du ministère de l’Intérieur, du remboursement de votre abonnement aux transports en commun, du forfait de mobilité durable et d’une subvention pour prendre vos repas au restaurant interadministratif situé à deux pas de la préfecture. Vous bénéficierez également d’une couverture collective en complémentaire santé.

Rejoindre nos équipes, c'est aussi choisir Limoges, un territoire attractif qui conjugue dynamisme, innovation, convivialité et qualité de vie. Venez y faire rayonner vos talents et construire votre avenir professionnel ! Pour découvrir la ville cliquez sur ce lien https://limogeslefeucreatif.fr

Par ailleurs, nos services se sont associés à la communauté conjoint booster lancée par Limoges métropole en partenariat avec l'APEC.

Cette démarche vise à accompagner les conjoints des agents publics dans leur recherche d'emploi.

Un accompagnement pourra vous être proposé dans vos démarches personnelles (logement, scolarisation, ...) afin de faciliter votre arrivée et découverte de la ville.

Les missions sont assurées dans le respect des engagements pris dans le cadre de la démarche QUALI-ATE.

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau maîtrise

Connaître l'environnement professionnel

niveau pratique

A acquérir

Techniques de secrétariat

niveau pratique

Savoir-faire

Diffuser une information, une publication

niveau maîtrise

Savoir organiser une réunion

niveau maîtrise

Prioriser

niveau maîtrise

Savoir travailler en équipe

niveau maîtrise

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines

niveau pratique

Faire preuve de discrétion

niveau pratique

Réactivité

niveau pratique

Sens de l’organisation

niveau pratique

Informations complémentaires

Préfecture de la Haute-Vienne

1 rue de la Préfecture

- FPUSA019 – ERDIR022 - Assistante / Assistant de direction

Qui contacter pour obtenir des informations sur le poste à pourvoir ?

[e-mail]

Qui contacter pour obtenir des informations sur la procédure de recrutement ?

Madame Virginie PAULET, Chargée de recrutements:

05.55.44.16.20 - [e-mail]

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code Général de la Fonction Publique :

- 2° de l’article L 332-2

Localisation du poste

Europe, France, Nouvelle-Aquitaine, Haute Vienne (87)

Préfecture de la Haute-vienne

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Préfecture de la Haute-Garonne - 1, place Saint-Etienne - 31038 Toulouse cedex 9