Assistante d’institut Théologie_CDD

Université Catholique de Lyon; Lyon; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

L’ Université Catholique de Lyon recherche un(e) Assistant(e) d’institut pour assurer l’accueil et la transmission d’informations, le paramétrage des formations sur Atlas et la gestion complète de la scolarité. Vous coordonnerez les activités et soutiendrez les responsables pédagogiques.

Vous travaillerez en lien étroit avec les directeurs pédagogiques et la direction, et gérerez les tâches administratives variées selon les périodes de l’année.

Qualifications

• Formation Bac+2/3 avec expérience exigée.
• Rigueur, organisation et discrétion professionnelles.
• Polyvalence et autonomie dans un environnement multi-formations.

Responsabilités

• Accueillir et transmettre les informations pour étudiants et partenaires.
• Paramétrer les formations sur Atlas.
• Gérer la scolarité sur Atlas: inscriptions, examens, notes, diplômes.
• Vérifier les données d’inscription et envoyer certificats.
• Planifier les cours dans ADE/Atlas et évaluer les enseignements via Sphinx.
• Organiser réunions et logistique, gérer les dossiers de bourses.
• Soutenir les équipes formation lors des périodes chargées.

Connaissances

Rigueur

Polyvalence

Accueil des publics

Esprit d’équipe

Rédaction

NTIC / env. numérique

Maîtrise des logiciels

Formation

Bac+2/3 avec expérience

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Messagerie électronique

ERP

Description du poste

Dans le cadre d’un surcroît d’activité, la Faculté de Théologie recrute un(e] Assistant(e] d’institut qui travaillera en collaboration étroite avec les directeurs pédagogiques et la direction.

Administration des formations – Diplômes d’Etat (Licence et Master)

• Assurer l’accueil et la transmission d’informations pour les étudiants, les enseignants et les partenaires en direct, par mail et par téléphone,
• Paramétrer la formation sur Atlas,
• Gérer la scolaritésur Atlas: inscription administrative, pédagogique et financière, examens, notes, diplômes
• Vérification des données d’inscription avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,

Activités diverses

• Assurer la planification des cours de l’ensemble des formations dans ADE/Atlas
• Gérer les évaluations des enseignements (S1 et S2) via Sphinx
• Prendre en charge l’organisation d’événement/réunions diverses (contact participants, prestataires, logistique…)
• Gérer les dossiers de bourses Fondation de France, en lien avec la commission de bourses et la RAU
• Soutenir les assistantes de la faculté dans la gestion des différentes formations, en particulier lors des périodes les plus chargées de l’année (inscriptions)

Tâches courantes de secrétariat

• Organiser le tri, le classement et l’archivage de documents et dossiers
• Créer et mettre à jour des listes et tableaux de suivi
• Affranchir, mettre sous enveloppes et suivre le courrier
• Etablir des ordres de mission et saisir des notes de frais dans emouv
• Gérer une partie des fournitures et matériel de bureau de la faculté

Profil et compétences

• Rigueur, efficacité, organisation, discrétion ;
• Grande polyvalence, agilité, autonomie, esprit d’initiative ;
• Sens de l’accueil, capacité d’adaptation aux différents publics ;
• Excellent relationnel, bonnes capacités de travail en équipe ;
• Excellentes capacités rédactionnelles,
• Bonne maîtrise de l’environnement numérique de travail [Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, ERP…) ;
• Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels

Formation : Bac+ 2 / Bac+3 avec expérience