Assistant Formation H/F

ADIAJ Formation; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de formation à Paris cherche un(e) Assistant(e) Formation pour intégrer son équipe. La personne sera responsable de la gestion des inscriptions des stagiaires, de la préparation logistique des formations et du suivi administratif. Une première expérience dans un poste similaire est appréciée. Des compétences en organisation, rigueur et relation client sont requises. Ce rôle permet d'interagir avec divers acteurs éducatifs et administratifs.

Qualifications

• Première expérience sur un poste similaire appréciée (formation, RH, administratif).
• Capacité à gérer les aspects administratifs et logistiques.
• Compétences en communication et pour le service client.

Responsabilités

• Gestion des inscriptions et relances des stagiaires.
• Préparation logistique et administrative des sessions de formation.
• Contrôle et suivi des présences et facturations.
• Contribution à la vie administrative de l’association.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Aisance relationnelle

Sens du service client

Description du poste

Responsabilités

Dans le cadre d’un remplacement, nous recrutons un(e) Assistant(e) Formation pour renforcer notre équipe. Sous la responsabilité du Directeur, vous jouez un rôle clé dans le bon déroulement de nos actions.

• Accueil téléphonique: Inscriptions des stagiaires (avec informations liées aux stagiaires : coordonnées, fonctions, services et nature de la formation); Relance des stagiaires non confirmés et résa; Convocations ou annulation des stages (intervenants et stagiaires); Réalisation de devis INTER; Création de classe virtuelle et convocations spécifiques
• Préparation des actions de formation en INTRA: Envoi des informations utiles au formateur lorsque le stage est confirmé (sous contrôle d’un responsable formation) et préparation de la lettre de mission; Mise à jour et préparation des supports (inter et intra) sur un outil numérique (Padlet…); Organisation du stage avec la structure sur le plan administratif et logistique puis comptable; Création de classe virtuelle et convocations spécifiques; Réservation des transports pour les formateurs le cas échéant
• Préparation facturation Inter et Intra: Mises à jour de toutes les informations liées aux stagiaires : coordonnées, fonctions, services et absences…; Contrôle émargement numérique et saisie présence, sortie des attestations, contrôle frais des formateurs pour faire la préfacturation intra; En intra : édition des certificats de réalisation avant envoi aux contacts clients avec facture
• Contribution à la vie administrative de l’association: Gestion des adhérents, suivi et facturation directe en lien avec la RAF; Gestion administrative des instances (Conseil d’administration et Assemblées générales) : convocation, organisation…; Préparer et animer des actions de formations en classe virtuelle ou en présentiel à destination d’agents publics (plusieurs sessions/an) pour un groupe de 3 à 14 personnes; Assurer le suivi pédagogique et administratif des formations, en lien avec l’équipe formation de l’ADIAJ; Assurer une veille pédagogique dans son domaine et actualiser ses connaissances afin d’améliorer et enrichir les outils pédagogiques de cette formation, en lien avec l’équipe formation de l’ADIAJ

La liste de ces missions n’est pas exhaustive.

Profil recherché

• Première expérience sur un poste similaire appréciée (formation, RH, administratif)
• Rigueur, organisation et sens du détail
• Aisance relationnelle et sens du service client