Assistante / assistant H/F

CANDIDAT ARS AUVERGNE RHONE ALPES; Rhône; Hybrid; EUR 20,000 - 26,000; Full time

Job summary

Agence Régionale de Santé Auvergne-Rhône-Alpes recherche un/une assistant(e) (H/F) et assure le secrétariat général. Sous la responsabilité du médiateur et du Secrétariat Général, vous gérez les tâches administratives, l'accueil et la coordination des agendas et des déplacements.

Vous exercerez au sein d'une structure régionale, avec des missions de rédaction de documents, de suivi de dossiers et d'organisation des réunions, tout en garantissant confidentialité et réactivité.

Qualifications

• Expérience/formation en secrétariat et administration publique appréciée
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administraives
• Bonne capacité rédactionnelle et esprit de synthèse

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique du médiateur et du secrétariat
• Gestion de l’agenda et de la boîte mail fonctionnelle
• Soutien administratif et secrétariat
• Planification et logistique des réunions et déplacements
• Suivi de projets et dossiers de médiation avec contrôle des échéances
• Rédaction de documents de synthèse et de rapports d’activité
• Organisation et coordination logistique des réunions et instances (régionales et nationales)
• Tenue du tableau de médiation et lien avec les directions déléguées
• Appui RH et logistique au secrétariat général
• Organisation des déplacements du Secrétaire général et des directeurs délégués

Skills

Gestion des agendas

Accueil physique et téléphonique

Rédaction et synthèse

Organisation et logistique

Travail en équipe

Confidentialité et discrétion

Tools

Suite bureautique

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Accueil - Assistante / assistant de direction

Intitulé du poste

Assistante / assistant H/F

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Description de la mission

Au sein de l'Agence Régionale de Santé Auvergne-Rhône-Alpes, le Secrétariat général coordonne les moyens de l’ARS Auvergne-Rhône-Alpes, en assurant la gestion des ressources humaines et la mise en œuvre d'une politique d’achats et de gestion financière rigoureuse. Il pilote et met en œuvre les marchés publics Le Secrétariat général garantit un environnement de travail adapté et performant pour l'ensemble des agents, aussi bien en termes de ressources informatiques que logistiques et immobilières.

Dans le cadre d'un CDD de 2 ans, nous recrutons un assistant dont les missions sont réparties de la façon suivante :

COUTY Médiation régionale (0,7 ETP)

• Accueil physique et téléphonique,
• Gestion de l’agenda du médiateur et de la boîte mail fonctionnelle,
• Soutien administratif et activités de secrétariat,
• Planification et logistique des réunions et des déplacements,
• Suivi de projets et des dossiers de médiation avec contrôle des échéances,
• Rédaction de documents de synthèse, de comptes rendus, de rapport d'activité ARA et de la page nationale dédiée,
• Organisation et coordination logistique des réunions et instances (au niveau régional et national),
• Tenue du tableau de médiation,
• Présence aux instances et réunions régionales de la Médiation,
• Lien avec les directions déléguées, les directions départementales, et les interlocuteurs externes de la Médiation.

Appui au Secrétariat Général (0,3 ETP)

• Appui RH sur certains dossiers spécifiques + préparation et lancement des communications,
• Appui logistique (Cf. accueil des nouveaux arrivants en lien avec les conseillères Emplois & Compétences),
• Appui organisation des déplacements du Secrétaire général et de ses directeurs délégués,
• Appuis et soutiens ponctuels aux autres directions.

Ces attributions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités du service.

Le poste nécessite une bonne connaissance de l’environnement professionnel, des procédures administratives ainsi que des instances et processus décisionnels de la structure. Une compréhension des secteurs d’activité de l’ARS et des affaires générales constitue également un atout essentiel pour accompagner efficacement les missions confiées.

Le candidat devra disposer de solides capacités rédactionnelles, d’une excellente maîtrise des outils bureautiques et d’un réel esprit de synthèse afin d’assurer un suivi rigoureux des dossiers et la production de documents de qualité. Une forte capacité d’organisation, de gestion des priorités et d’anticipation est attendue pour répondre efficacement aux enjeux et aux délais du service.

Le poste requiert également de très bonnes qualités relationnelles et de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, ainsi qu’une aptitude confirmée au travail en équipe. Réactivité, autonomie, sens de l’initiative et capacité d’adaptation seront indispensables pour évoluer dans un environnement exigeant et transversal. Enfin, la confidentialité, la discrétion professionnelle et le sens du service constituent des qualités essentielles pour exercer ces missions avec fiabilité et professionnalisme.

Informations complémentaires

Spécificités du poste / Contraintes:

• Gestion des tâches urgentes non programmées
• Contraintes horaires liées aux permanences du secrétariat : 8H30 - 12H00 / 13H30 - 17H30 du lundi au jeudi et 8H30 - 12H00 / 13H30 - 16H00 le vendredi
• Disponibilité requise en fonction des pics d’activité du service