Assistante / assistant de direction H/F

ARS; Orpierre; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail après 3 mois d’ancienneté

Congés généreux (50 jours la première,

pa'se? 58 jours après 1 an)

Job summary

ARS PACA recherche une Assistante/Assistant de direction pour assurer l’organisation des réunions, la gestion du courrier et l’accueil physique et téléphonique de la Direction. Le poste inclut la gestion des agendas, la rédaction de documents et le suivi des fournitures et budgets.

Le candidat doit maîtriser le Pack Office 365 et posséder des compétences en organisation et communication. Télétravail partiel possible après 3 mois selon service, avec congés et autres avantages.

Qualifications

• Discrétion et confidentialité requises.
• Capacité à organiser réunions et évènements.
• Maîtrise des outils de communication et de gestion de courrier.

Responsibilities

• Organiser réunions et événements; gérer le courrier et l’agenda.
• Assurer l’intérim de l’Assistante des Services et gérer l’accueil et les communications.
• Suivre les achats, contrats et le parc automobile; participer au schéma immobilier.

Skills

Discrétion

Organisation

Gestion des appels et accueil

Rédaction et traitement de texte

Tools

Pack Office Microsoft 365

Job description

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Accueil - Assistante / assistant de direction

Intitulé du poste

Assistante / assistant de direction H/F

Nature de l'emploi

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Description de la mission

• Organisation des réunions, évènements
• Gestion du courrier

2) Référent(e) logistique:

• Suivi des achats de la carte achats
• Suivi des différents contrats
• Suivi du parc automobile (à confirmer)
• Participe au schéma immobilier

3) Assure l’intérim de l’Assistante des Services

• Accueil physique et téléphonique, filtrage et orientation des communications téléphoniques de la Direction
• Gestion des agendas de la Directrice et de la Directrice Adjointe (planification collective, déplacements et organisation des réunions)
• constitution de fonds de dossiers, rédaction de projets de courrier, traitement de texte
• suivi des parapheurs
• traitement de l’information et réponses de 1er niveau
• organisation logistique des réunions
• Tenue de la base documentaire de la Directrice et Directrice Adjointe
• Classement et archivage de documents, informatiques et physiques
• Gestion du courrier: arrivée avec enregistrement (scan dans elise, distribution et chrono)
• de la BAL «Direction» avec la gestion des informations et la transmission aux agents/service le cas échéant
• veille et alerte de la Direction sur les dossiers prioritaires et/ou sensibles
• Fournitures:

• réceptionner les achats, certifier le « Service Fait » et transmettre les bons de livraison et les factures de la DD 05
• suivre l’état des stocks de fournitures (inventaire), la préparation et la saisie des commandes, le rangement des livraisons
• faire remonter les besoins spécifiques (matériel de bureau, fauteuil, etc…)
• assister aux réunions avec le siège (visio ou présentiel)
• faire remonter à la Direction les demandes et les besoins des agents en termes de dépenses urgentes compatibles avec la carte achat
• expédier les factures et assurer la remontée du service fait auprès de l’ARS siège
• assurer le suivi des dépenses et du budget disponible

Gestion des contrats en lien avec les moyens généraux

Parc automobile (à confirmer, sera plus limité que précisé)

• assurer le bon état de fonctionnement des véhicules, en lien avec l’ARS siège
• suivi de l’entretien des véhicules de service
• suivi des cartes carburant + attestation d’assurance
• remontées des kilométrages des véhicules et des différents entretiens
• gestion des sinistres avec le siège (SMG)

Immobilier:

• participer au suivi en lien avec la Direction
• faire les demandes de devis localement, les demandes de bons de commande au SMG et suivi des interventions des artisans sélectionnés sur site

Connaissances

• Pack Office Microsoft 365
• Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services selon les domaines d’activité – administratif, communication
• Techniques administratives et capacité rédactionnelle
• Protocole administratif

Savoir faire

• Discrétion - confidentialité
• Utiliser les techniques de communication
• Mettre en œuvre les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Recueillir et traiter de l’information
• Gérer des situations conflictuelles

Savoir être

• Faire preuve d’adaptation professionnelle
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Rester maître de soi, être accueillante
• Faire preuve de concentration et rigueur
• Faire preuve de travail collectif / transverse

Localisation du poste

Localisation du poste

Rejoindre l'ARS Paca, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:

• Une flexibilité du travail: la possibilité de télétravailler après 3 mois d'ancienneté selon le service concerné
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
• Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social

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• 26-28 Parc club du Millénaire -1025, rue Henri Becquerel 34067 Montpellier