Assistant·e de direction

Ville de Villejuif; Villejuif; Sur place; EUR 24 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Villejuif recherche un assistant de direction au sein de la Direction des affaires juridiques et de l’achat public (DAJAP). Vous assurez le secrétariat et l’appui administratif pour garantir le bon fonctionnement quotidien de la direction, notamment l’organisation de l’agenda et la gestion des dossiers.

Vous rédigez et mettez en forme des documents, assurez l’accueil téléphonique et physique, et participez à l’organisation des réunions.

Qualifications

• BAC+2 en secrétariat/assistanat de direction.
• Bonnes connaissances en techniques de secrétariat et en rédaction.
• Maîtrise des outils de planification et de suivi des dossiers.
• Connaissance du CIRIL Finances est un atout.
• Sens de l’organisation, rigueur et réactivité.
• Discrétion et sens du service public.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et l’appui administratif de la direction DAJAP.
• Gérer l’agenda et les déplacements de la directrice ou du directeur.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique, filtrer les messages.
• Rédiger et mettre en forme des documents et comptes rendus.
• Suivre les aspects budgétaires et gérer les archives et le classement.
• Préparer les réunions et les ordres du jour.

Connaissances

Gestion administrative

Planification et suivi

Rédaction professionnelle

Relationnel

Discrétion

Formation

BAC à BAC+2 secrétariat/assistanat de direction

Outils

CIRIL

CIRIL Finances

Description du poste

Dans le cadre des orientations portées par la municipalité en matière de transition écologique et d’achats responsables, la Ville de Villejuif fait de l’achat public un levier stratégique au service du développement durable, de l’innovation et de l’économie sociale et solidaire.

Avec près de 20 millions d’achats publics annuels, le service de l’achat public joue un rôle essentiel dans l’accompagnement des directions, la sécurisation des procédures et la mise en œuvre d’une politique d’achats durables, structurée notamment par la charte des achats durables adoptée en octobre 2024.

Au sein de la Direction des affaires juridiques et de l’achat public (DAJAP), en tant qu’assistant·e de direction, vous assurez un rôle central d’appui administratif et organisationnel auprès de la direction. Vous contribuez au bon fonctionnement de la direction à travers l’organisation de l’activité quotidienne, la rédaction et la mise en forme de documents administratifs, le suivi des projets et des dossiers, ainsi que la gestion de l’accueil téléphonique, physique et électronique. Vous participez également à l’organisation et à la planification des réunions.

En outre, la gestion financière des contentieux confiés à des avocats et/ou gérés en interne exige un suivi régulier et rigoureux, en lien avec les institutions judiciaires mais aussi les professionnels du droit (notaires, avocats, huissiers) amenés à travailler pour la collectivité.

C’est dans ce contexte que vous intégrerez une équipe expérimentée et engagée, contribuant au suivi administratif et organisationnel des activités de la direction, dans un environnement exigeant et dynamique.

Vos missions confiées

Au sein de la direction DAJAP, vous assurez le secrétariat et l’appui administratif de la direction et de ses services. Vous organisez l’agenda et les déplacements de la directrice ou du directeur, assurez le suivi des rendez-vous et transmettez les informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction. Vous contribuez à instaurer une relation de confiance avec la direction et l’ensemble de ses interlocuteurs.

Vous prenez en charge la rédaction, la mise en forme, la saisie, le classement et l’archivage des documents administratifs, dans le respect des procédures et des règles de confidentialité. Vous assurez également le suivi administratif et budgétaire des activités, renseignez les tableaux de suivi et êtes le relais des partenaires extérieurs, notamment pour la gestion et le paiement de leurs factures.

Une connaissance du logiciel CIRIL constitue un atout.

Vous assurez l’accueil téléphonique et physique, renseignez les interlocuteurs, filtrez et transmettez les messages en adaptant votre communication à chaque situation. Vous participez enfin à l’organisation et à la planification des réunions : préparation des ordres du jour et des documents, prise de notes, rédaction des comptes rendus, réservation des salles et préparation du matériel et des outils de visioconférence.

Votre profil

Vous êtes titulaire d’un BAC à BAC+2 en secrétariat/assistanat de direction ou agent titulaire du cadre d’emplois des adjoints administratifs. Vous disposez de bonnes connaissances en techniques de secrétariat, en rédaction d’écrits professionnels et en organisation administrative. Vous maîtrisez les outils de planification et de suivi, les tableaux de bord, ainsi que les procédures de classement et d’archivage des dossiers administratifs et financiers. Des notions en comptabilité, en droit public, en droit constitutionnel et en achat public sont appréciées. La connaissance du logiciel CIRIL, notamment CIRIL Finances, constitue un atout.

Vous êtes en capacité de préparer des dossiers de commissions d’appels d’offres et d’assemblées, de mettre à jour des échéanciers, tableaux de bord, statistiques et indicateurs de suivi, ainsi que d’établir, mettre en forme et transmettre des documents administratifs. Vous savez assurer le classement, l’archivage et le suivi des dossiers, préparer les notifications et participer à la recherche et à la diffusion d’informations, ainsi qu’à la veille documentaire et réglementaire.

Vous faites preuve d’un excellent sens de l’organisation, de rigueur et de réactivité. Vous savez gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément, faire preuve d’autonomie, d’initiative et d’anticipation. Vos qualités relationnelles, votre sens de l’accueil, votre diplomatie et votre capacité d’adaptation vous permettez de travailler efficacement avec des interlocuteurs variés. Vous êtes reconnu pour votre discrétion professionnelle, votre fiabilité, votre sens des responsabilités et votre respect de la confidentialité. À l’aise dans le travail en équipe et en transversalité, vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles, d’un esprit de synthèse et d’un véritable sens du service public. Vous savez enfin faire preuve de maîtrise de soi, notamment dans les situations nécessitant réactivité et gestion du stress, tout en respectant les procédures et les délais.