Assistante ADV - intérim (H/F)

Legaltalents; Chassieu; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Legaltalents recherche pour son client un(e) Assistant ADV confirmé en intérim pour 4 mois, basé près de Genas et à pourvoir immédiatement. Horaires 8h30-17h30, vendredi 16h30.

Vous ouvrirez les comptes fournisseurs et clients, gérerez les contrats, les devis et les commandes, suivrez la facturation et le recouvrement, et collecterez les documents administratifs (Kbis, attestations fiscales). Maîtrise du Pack Office et d’un ERP requise; expérience 4–6 ans en assistanat ADV, sens du relationnel

Qualifications

• 4–6 ans d'expérience en assistanat ADV.
• Maîtrise du Pack Office.
• Maîtrise d'un ERP.
• Sens discret du relationnel et de la confidentialité.

Responsabilités

• Ouvrir et créer les comptes fournisseurs et clients et mettre à jour les documents.
• Gérer les contrats et assurer l’envoi des documents contractuels.
• Suivre les commandes fournisseurs et clients et générer les ordres de travaux.
• Suivre les devis et transformer les devis en commandes internes et les envoyer au service concerné.
• Contrôler les informations contractuelles et suivre la facturation et le recouvrement.
• Réaliser les avoirs et refacturer si nécessaire et assurer les relances jusqu’au règlement.
• Appliquer les exigences qualité, sécurité et environnement selon les procédures internes.

Connaissances

Pack Office

Expérience ADV

Relationnel

Autonomie

Outils

ERP

Description du poste

Les missions principales pour le poste Assistante ADV - intérim (H/F)

Mon client dans le secteur de la sécurité, recherche son Assistant ADV confirmée en intérim pour commencer.

Le poste est basé à proximité de Genas, et il est à pourvoir immédiatement. Il s'agira d'une mission de 4 mois.

Les missions seront:

Ouverture / Création clients/ fournisseurs :

• Ouverture des comptes fournisseurs.
• Mise à jour des documents règlementaires et des coordonnées (fournisseurs/clients).
• Création des sites clients (Grands comptes).

Gestion des contrats et formation :

• Basculer les propositions de contrats en contrats.
• Envoyer le contrat complété au client.
• Saisir les rapports de formation.

Gestion et suivi des commandes Fournisseurs :

• Envoyer les commandes aux fournisseurs.
• Création des contrats de sous-traitance et collecte des documents administratifs (assurances, Kbis, attestations fiscales...).

Gestion et suivi des devis et des commandes :

• Réceptionner les commandes clients.
• Passer les devis en commandes internes CC (génération de l’OT - Ordre de Travaux).
• Envoyer au service concerné (Dépannage, petits travaux, travaux…).
• Vérifier les informations contractuelles.

Gestion administrative des factures :

• Suivre les demandes de facturations.
• Vérifier l’exhaustivité des informations reçues (montant HT, TVA, conditions de règlement…).
• Gérer les périodicités de facturation (trimestrielle, semestrielle…).

Gestion administrative des avoirs :

• Réaliser les avoirs après vérification.
• Refacturer le cas échéant avec les nouvelles instructions reçues.

Gestion du recouvrement

• Créer les litiges le cas échéant.
• Suivre la résolution des litiges.
• Assurer un suivi de la relance jusqu’au règlement de la facture.
• Réceptionner les appels et traiter les demandes (renvoi de factures, de rapports, de contrats…).
• Qualité, Sécurité et Environnement
• Appliquer les exigences internes et les procédures en matière de qualité, sécurité et environnement.

Le profil recherché

Vous disposez d'une expérience de 4/6 ans minimum en assistanat ADV.

Vous êtes adaptable, flexible, autonome et vous possédez un très bon relationnel.

Votre sens du rédactionnel, votre adaptabilité et votre sens de la confidentialité sont des éléments nécessaires au poste.

Vous maîtrisez parfaitement le Pack office.

Vous maitrisez un ERP dans son périmètre d'action.

Vous avez des compétences rédactionnelle et une capacité d'analyse irréprochable.

salaire: 30/35k€

HORAIRES: 8h30/17h30, 16h30 le vendredi