Assistante Administrative Polyvalente H/F

Actuel Veranda et Menuiserie; Annecy; Sur place; EUR 17 000 - 26 000; Temps partiel

Résumé du poste

Actuel Veranda et Menuiserie recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) administratif(tive) pour soutenir la gérance et assurer le fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Le poste interfère avec clients, fournisseurs, équipes internes et partenaires et peut évoluer selon les compétences.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel) et aisance avec les outils numériques.
• Capacité à prendre en main un logiciel métier et à structurer les données.
• Expérience bureautique et comptable appréciée.
• Connaissance de P8 ou expérience équivalente serait un plus.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique des clients et visiteurs au showroom et répondre aux appels.
• Gérer la boîte email et constituer les dossiers administratifs et comptables.
• Suivre les factures fournisseurs et relances, préparer les pièces pour le cabinet comptable.
• Saisir et suivre les tableaux Excel, classer les pièces et suivre les tableaux de rentabilité des chantiers.
• Assurer le suivi administratif du personnel et soutenir les missions RH.
• Participer à l'organisation d'événements internes et soutenir les tâches transversales.

Connaissances

Word

Excel

Numérique

Logiciel métier

Formation

Technicien

Outils

P8

Description du poste

Assurer un soutien administratif polyvalent à la gérance et contribuer au bon fonctionnement quotidiende l'entreprise. Le poste intervient à l'interface entre les clients, les fournisseurs, les équipes internes etles partenaires de l'entreprise. Les missions pourront évoluer en fonction des compétences ducollaborateur et de l'organisation de la société.1. Accueil et relation clients Assurer l'accueil physique des clients et visiteurs au showroom. Répondre aux appels téléphoniques des prospects, clients, fournisseurs et partenaires, qualifier lademande et transmettre les informations au bon interlocuteur. Enregistrer et tracer les informations utiles dans les outils internes, notamment P8. Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil et du showroom : documentation, présentoirs etfournitures mises à disposition des visiteurs.2. Gestion administrative et comptable Gérer la boîte e-mail dédiée aux missions administratives et comptables. Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers administratifs de l'entreprise. Suivre les factures fournisseurs : réception, contrôle, classement, relances et traitement deséventuels litiges. Contrôler les factures fournisseurs avec les bons de commande et les accusés de réception decommande (ARC), et vérifier la cohérence des prix. Contacter les fournisseurs lorsque nécessaire et assurer le suivi des retours marchandises et desavoirs. Préparer les pièces et factures en vue de leur transmission au cabinet comptable. Saisir et tenir à jour les tableaux Excel, échéanciers Classer et archiver les pièces administratives et comptables. Créer et mettre à jour des tableaux de suivi et documents administratifs.3. Préparation et suivi administratif des dossiers clients Préparer les remises de chèques, scanner les justificatifs et les classer dans les dossiers clients. Possibilité d'établir des facturations des chantiers, SAV et dépannages selon les procédures internes. Effectuer les relances des factures clients en lien avec la gérance. Alimenter les tableaux de suivi de rentabilité des chantiers : tarifs fournisseurs, heures de pose,fabrication et autres données nécessaires. Participer au suivi administratif des SAV dans P8 et les outils internes utilisés par l'entreprise.4. Gestion administrative du personnel Préparer les fiches d'heures du personnel et les saisir dans les tableaux de suivi. Assurer le suivi administratif des titres-restaurant, paniers repas et indemnités Kms Assister la gérance dans certaines missions RH et administratives, dans le respect de laconfidentialité.5. Missions transversales et vie de l'entreprise Contribuer ponctuellement à l'organisation d'événements internes ou commerciaux : invitations,documents et supports nécessaires. Participer, lorsque cela est nécessaire, aux journées portes ouvertes ou événements exceptionnels del'entreprise. Effectuer ponctuellement des déplacements de proximité : bureau de poste, achats courants,récupération de matériel ou documents chez les fournisseurs. Participer à l'amélioration des procédures administratives et à la fiabilisation des outils de suivi.Votre profil professionnel :Bonne maîtrise de Word, Excel et une aisance avec les outils numériques et capacité à prendre en main un logiciel métier. Rigueur dans le traitement de données administratives et comptables.Poste à 21h ou 28 sur soit 3 jours ou 4 jours

Experience: 2 An(s)Qualification: TechnicienSecteur d'activité: Travaux de menuiserie métallique et serrurerieListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).