Assistante administrative bureau des communes H/F

Gaillac Graulhet; Gaillac; Remote; EUR 17,000 - 21,000; Part time

Job summary

Gaillac-Graulhet recherche un assistant administratif pour le Bureau des communes, chargé du secrétariat et du suivi des projets municipaux. Vous assurerez l’accueil, la rédaction d’actes et le suivi des procédures administratives.

Le poste, non permanent (CDD d’1 an) et à temps partiel 17,5h, peut évoluer vers 35h et implique une mobilité multisites. Diplôme niveau 4 et maîtrise des outils bureautiques exigés.

Qualifications

• Titulaire d’un diplôme de niveau 4, expérience similaire dans l’assistanat administratif, idéalement en collectivité ou secrétariat de mairie.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).
• Connaissance de CIRIL et/ou Berger-Levrault et/ou AGEDI appréciée.
• Rigueur, discrétion et sens du service; autonomie et fiabilité dans les missions.
• Polyvalent.e, capacité d’adaptation et aisance rédactionnelle.
• Permis B requis.
• Horaires: 17,5h par semaine, poste non complet évoluant vers 35h.

Responsibilities

• Accueil et renseignement de la population.
• Rédaction et gestion des actes et documents administratifs.
• Suivi des démarches électorales et civiles et gestion des services municipaux.
• Préparation et suivi des commissions et dossiers – élaboration de cahiers des charges et suivi budgétaire.
• Archivage et organisation des dossiers (papier et numérique).
• Relationnel avec les associations et partenaires.
• Appui administratif du maire et des élus.

Skills

Accueil et renseignement

Rigueur et discrétion

Aisance rédactionnelle

Autonomie

Polyvalence

Permis B

Education

Bac pro ou équivalent

Tools

CIRIL

Berger-Levrault

AGEDI

Job description

Assitant.e adminitratif.ve Bureau des communes H/F

Emploi non permanent (ouvert au contractuel: CDD de 1 ans) | Multisites| Catégorie C | Temps non-complet : 17.5h

La Communauté d’Agglomération Gaillac-Graulhet (entre vignoble et bastides) est l’une des 3 agglomérations du département du Tarn, en cœur d’Occitanie.

Depuis 2017, elle intègre de nombreux domaines de compétences qui touchent à la vie quotidienne de ses habitants. Regroupant 56 communes et 850 agents, la collectivité se distingue par son attractivité économique, son offre touristique et sa qualité de vie.

La Direction Pilotage et Animation territoriale (DPAT) réunit au sein d’une même direction des équipes collaborant de façon étroite autour d’enjeux communs tels que le lien aux usagers et habitants, le lien aux communes, l’appui transversal au pilotage des politiques publiques et du fonctionnement des directions et services de la collectivité.

La DPAT est organisée autour de trois services : qualité et relation à l’usager, financements extérieurs et concertation citoyenne, Bureau des communes et appui aux projets.

Le bureau des communes a pour objectif de proposer un service mutualisé pour les communes de notre territoire en matière de secrétariat et de suivi de projet.

Les missions principales pour ce poste sont:

Secrétariat de mairie

• Accueil et renseignement de la population.
• Etat civil : Rédaction des actes d’État civil, gestion des registres, préparation des mariages et pacs, copie des actes d’État Civil.
• Élection : gestion des listes électorales, préparation des élections, transmission des données à l’Etat.
• Recensement : recensement des jeunes – gestion des opérations de recensement.
• Cimetière : gestion du cimetière.
• Urbanisme : réception des demandes d’urbanisme des administrés, contrôle de la complétude du dossier. Envoi du dossier au service instructeur. Gestion du registre. Pré-instruction.
• Conseil municipal : préparation des réunions du conseil municipal – rédaction, mise en œuvre et suivi des délibérations, décisions et arrêtés du maire.
• Assistance administrative du maire et des élus.
• Rédaction et suivi des actes administratifs, dossiers de marchés publics, assurances, subventions.
• Budget : Elaboration et exécution budgétaire.
• Comptabilité-gestion : Traitement de recettes, titres, mandats.
• Ressources humaines : Paie, formation, absences, carrières, dossiers des agents.
• Gestion des équipements municipaux : Gestion des salles municipales.
• Suivi des contrôles périodiques des bâtiments et des EPI.
• Archivage : Classement et archivage papier et numérique.
• Relationnel avec les associations.

Appui au projet

• Appui du Maire et des élus dans la définition des besoins de la commune et le cadrage des projets.
• Elaboration du cahier des charges (contexte, objectifs, résultats attendus, parties prenantes, méthodologie, ressources humaines et budget, calendrier, modalités d’évaluation).
• Préparation et animation de comités de pilotage, comités techniques, comités de suivi.
• Mobilisation du partenariat : en particulier les services de la communauté d’agglomération en appui des communes et l’ensemble des acteurs opérant en matière d’ingénierie territoriale.
• Mobilisation des retours d’expérience d’autres communes ayant mené des projets similaires.
• Formalisation des contrats, demandes de subvention, marchés publics associés au projet.
• Rédaction des actes administratifs.
• Suivi financier : exécution du budget, suivi des demandes de subventions et des dossiers de Marchés Publics
• Information régulière des élus sur l’état d’avancement du projet et les arbitrage à opérer.
• Production de livrables : fiche projet – tableaux de suivi – bilan – documents de présentation …
• Evaluation du projet

De manière occasionnelle, vous pourrez être sollicité.e pour des réunions en soirées (conseils municipaux, réunions partenariales etc.).

• Titulaire d’un diplôme de niveau 4 (de type Bac pro etc.) vous avez une expérience similaire dans l’assistanat administratif, avec idéalement de la gestion budgétaire. Une expérience en collectivité ou en secrétariat de mairie est un atout.
• Vous maitrisez les outils informatiques bureautique (word, excel etc.). La connaissance de CIRIL et/ou Berger-Levrault et/ou AGEDI est appréciée.
• Vous avez une appétence pour l’accueil et avez le sens du service.
• Rigoureux.se, vous êtes autonome et fiable dans la réalisation de vos missions; vous faites preuve de discrétion également quant aux données que vous avez en gestion.
• Vous possédez des qualités humaines ; vous êtes à l’écoute, collaboratif.ve, adaptable et disponible pour vos collègues en cas de besoin.
• Vous avez de l’aisance rédactionnelle.
• Polyvalent.e, vous avez la capacité de vous adapter aux demandes.
• De part la nature itinérante du poste, le permis B est requis.
• Date de début: 02/11/2026
• Nombres d’heures hebdomadaires: 17.5h Temps non-complet, pouvant évoluer vers un 35h
• Lieu d’affectation: Multisites
• Cadre d’emploi: Catégorie C – Adjoint administratif
• Rémunération: Statutaire + IFSE(+ RIFSEEP, CET, CNAS, CIA, mutuelle et prévoyance sous condition).