Assistant de Gestion - Mairie de Tarbes H/F

Communes; Tarbes; On-site; EUR 20,000 - 26,000; Full time

Job summary

La ville de Tarbes recrute un Assistant de gestion (F/H), catégorie C, à temps complet, au service Vie Associative (VA). Sous l'autorité du Chef de service, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.

Vous suivez les dossiers. Vous assurez le traitement des dossiers, la saisie et la gestion des bases de données, ainsi que l'accueil physique et téléphonique du public, avec des missions ponctuelles et le respect des procédures et des outils

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction de courriers et actes administratifs divers.
• Maîtrise des procédures administratives et des logiciels bureautiques.
• Savoir classer des documents et travailler en version dématérialisée.
• Bon relationnel et capacité à accueillir le public avec professionalisme.

Responsibilities

• Saisie et mise en forme de documents
• Création, gestion et actualisation de bases de données
• Échanges réguliers avec les utilisateurs des salles (associations, organismes et particuliers)
• Élaborer et assurer le suivi et la validité des conventions
• Vérifier la validité des assurances
• Élaborer et mettre à jour le planning des structures, suivre le taux d'occupation et la tarification via les logiciels du service VA
• Éditer les titres de recettes et assurer le suivi de la facturation des salles
• Assurer l'archivage des dossiers du service
• Participer aux événements du service (Forum des associations...)
• Assurer le suivi des interventions sur les bâtiments en lien avec le service Architecture
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public: orienter et conseiller le public, remettre les clés, faire signer les consignes de sécurité, gérer les accès et les badges via un logiciel
• Savoir filtrer les appels et réorienter si nécessaire
• Connaître les structures associatives municipales et le tissu associatif local pertinent pour le service et la collectivité.

Skills

Polyvalence

Organisation

Diplomatie

Discrétion

Relationnelles

Job description

La ville de Tarbes recrute un Assistant de gestion (F/H), catégorie C, à temps complet, au service Vie Associative (VA).Sous l'autorité du Chef de service, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Vous suivez les dossiers administratifs et gérez les dossiers.

Traiter les dossiers du service :-

• Saisie et mise en forme de documents
• Création, gestion et actualisation de bases de données
• Échanges réguliers avec les utilisateurs des salles (associations, organismes et particuliers)
• Élaborer et assurer le suivi et la validité des conventions
• Vérifier la validité des assurances
• Élaborer et mettre à jour le planning des structures, suivre le taux d'occupation et la tarification à l'aide des logiciels à disposition et selon la procédure définie par le service VA
• Éditer les titres de recettes et assurer le suivi de la facturation des salles
• Assurer l'archivage des dossiers du service selon la procédure
• Participer aux événements du service (Forum des associations...)
• Assurer le suivi conjoint avec l'ensemble des agents administratifs VA des interventions sur les bâtiments, en lien avec le service Architecture

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public :-

• Orienter, conseiller le public
• Remettre les clés
• Faire l'état des lieux, faire signer les consignes de sécurité
• Gérer les accès des bâtiments associatifs
• Gérer les badges d'accès aux bâtiments via un logiciel

Spécificités du poste :

• Travail occasionnel en soirée, les week-ends et jours fériés
• Utilisation d'un véhicule de service : permis B obligatoire

Conditions du poste :-

• Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. À défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées
• Catégorie C, filière administrative
• Cadre d'emploi : Adjoints administratifs
• Rémunération afférente au cadre d'emploi des Adjoints administratifs territoriaux + régime indemnitaire + prime de fin d'année et avantages sociaux
• Durée hebdomadaire du poste : 35 heures
• Horaires de travail : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h15

• Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de note, rédaction de courriers et actes administratifs divers)
• Maîtrise des procédures administratives
• Maîtrise des logiciels de bureautique
• Techniques de classement de documents papier et en version dématérialisé
• Techniques de communication orale et écrite
• Assurer un accueil du public de qualité
• Savoir filtrer les appels et réorienter si nécessaire
• Connaitre les différentes structures associatives municipales
• Connaître le tissu associatif local entrant dans le champ relationnel du service et de la collectivité.

Vos qualités :-

• Polyvalence, adaptabilité
• Diplomatie, patience et pédagogie
• Réactivité, dynamisme, rigueur et sens de l'organisation
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Sens des relations humaines
• Sens du service public.