Assistant pédagogique et administratif F/H

IONIS Group; Paris; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

IONIS Group recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pédagogique pour soutenir la gestion quotidienne des tâches administratives et logistiques au sein du service pédagogique.

Vous assurez l’interface entre les étudiants et les enseignants, gérez les dossiers et les absences, suivez les notes et bulletins, et organisez les cours et examens tout en accueillant et conseillant les parties prenantes.

Qualifications

• Gestion administrative des enseignants et des étudiants, maîtrise des dossiers et des flux d information.
• Capacité à organiser et planifier des activités pédagogiques et logistiques.
• Excellentes compétences relationnelles et travail en équipe.

Responsibilities

• Gestion administrative des enseignants: affecter l emploi du temps, valider les feuilles d émargement, contrôler les heures et les cours.
• Gestion administrative des étudiants: dossiers, absences, justificatifs, notes et bulletins, enquêtes et réinscriptions.
• Logistique: organisation des cours, salles, matériel et organisation des évènements pédagogiques.
• Relationnel: accueil et information des étudiants, enseignants et parents; esprit d équipe et initiative.

Skills

Gestion administrative

Relation étudiants/enseignants

Organisation et planification

Travail en équipe

Prise d'initiative

Job description

De manière générale vos missions principales consisteront à :

>Assister la responsable pédagogique dans la gestion des tâches administratives et logistiques quotidiennes.

>Assurer l’interface entre les étudiants en formation initiale Bachelor (1ère, 2e, et 3e année) les enseignants et le service pédagogique.

Vos missions seront les suivantes :

1. Gestion administrative des enseignants

• Affecter l’intervenant à l’emploi du temps dans le calendrier
• Valider quotidiennement les feuilles d’émargement
• Contrôler les cours et heures effectuées

2. Gestion administrative des étudiants

• Compléter et suivre les dossiers administratifs des étudiants (tout au long de l’année scolaire, réinscriptions des étudiants dans les cycles supérieurs, …)
• Assurer la gestion des absences des étudiants
• Recueillir les justificatifs d’absences et informer les parties prenantes dans les délais impartis
• Centraliser la remontée des notes attribuées par les enseignants
• Saisir les notes et éditer les bulletins de notes pour les remettre au responsable pédagogique
• Administrer les enquêtes de satisfaction
• Assurer le traitement des réinscriptions internes en lien avec les services comptables

3. Logistique

• Assurer l’organisation logistique des cours, partiels, examens et rattrapages (salles, jurys, édition des sujets, etc.)
• Assurer la réservation du matériel et des outils pédagogiques nécessaires au déroulement des cours
• Assister les services communication pour l’organisation des évènements pédagogiques et des sorties étudiantes.

4. Sur le plan relationnel

• Accueillir, informer les étudiants, les enseignants, les parents
• Aisance relationnelle, cordiale avec les étudiants et les professeurs
• Sens de l'organisation,
• Travail en équipe,
• Prise d'initiative