Assistant Administratif et Pédagogique H/F

Groupe EDH; Cesson-Sévigné; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe EDH recherche un(e) chargé(e) de gestion administrative pédagogique au sein du Département Pédagogique. Vous assurerez le contact avec les étudiants, la gestion des inscriptions, les bulletins et le suivi des absences, ainsi que l’organisation des cours et des examens.

Vous gérerez les dossiers des intervenants, les contrats et avenants, et diffuserez les offres de stage et d’alternance. Vous participerez aussi à l’accueil et à la vie du campus et au rayonnement des écoles.

Qualifications

• Expérience dans l’enseignement supérieur, les ressources humaines, l’assistanat et/ou le recrutement.
• Aisance relationnelle et sens du service.
• Rigoureux(se), organisé(e), avec un bon sens des priorités.
• Expérience en suivi d'étudiants ou en gestion administrative pédagogique appréciée.
• Connaissance de Pronote (anciennement Hyperplanning), Edusign et Excel appréciée.

Responsabilités

• Assurer un contact permanent avec les étudiants
• Encadrer administrativement les étudiants (gestion des dossiers d’inscriptions, de réinscription, attestations diverses…)
• Suivre la comptabilité « étudiants » (interface entre les répondants financiers et la comptabilité siège)
• Mettre à disposition des étudiants et des intervenants les cours et informations sur la plateforme dédiée
• Assurer le traitement, le suivi et la saisie des absences, transmettre le bilan des absences aux Directeurs concernés
• Assurer et optimiser la planification des cours dans les outils à disposition
• Gérer les changements et réaffectations des cours supprimés en lien direct avec les intervenants
• Planifier, le cas échéant, la mise en œuvre des cours en distanciel
• Mettre en œuvre les sessions d’examens (Réception, validation et mise en forme des sujets et les corrigés, organisation logistique des salles, assurer la surveillance…)
• Gérer le traitement des copies (réception, comptabilisation, envoi pour correction aux intervenants, suivi, archivage ou remise des copies)
• Etablir les bulletins de notes
• Participer aux conseils de classe et jurys (selon les campus)
• Collecter les informations administratives des intervenants et les enregistrer
• Etablir les contrats, avenants et conventions d’honoraires des intervenants
• Mettre à jour les tableaux de bord, réceptionner les factures, effectuer les vérifications nécessaires avant mise en paiement
• Diffuser les offres de stage et d’alternance aux étudiants
• Suivre le bon déroulement des stages et des alternances (mi-parcours, visites entreprises)
• Edition des conventions de stage
• Collecte des évaluations de stage
• Tenue de tableaux de placement et de suivi, mise à jour des documents et outils ressources
• Promouvoir les écoles
• Contribuer à l’organisation des interventions et actions menées avec les entreprises dans le cadre des cursus
• Consolider les liens avec les entreprises et les partenaires
• Traiter les offres de stage et d’alternance reçues
• Prendre contact avec les entreprises d’accueil potentielles
• Veille des offres de stage, d’alternance, d’emploi, des actualités du secteur
• Participer à l’organisation et au développement des projets pédagogiques internes et/ou externes
• Participer aux Salons et Journées Portes Ouvertes
• Participer aux évènements organisés par les étudiants
• Accueil téléphonique et/ou physique, prise en charge des visiteurs
• Gestion du petit matériel (prêt, commandes …)
• Assurer l’accueil et la tenue du campus et l’accompagnement des intervenants

Connaissances

Enseignement supérieur

Ressources humaines

Assistanat

Recrutement

Aisance relationnelle

Organisation

Pronote

Edusign

Excel

Outils

Pronote

Edusign

Excel

Description du poste

Le Groupe EDH est un groupe d'enseignement supérieur français de référence, leader depuis plus de 75 ans dans les métiers des industries créatives, regroupe 15 écoles de référence, implantées sur 37 campus en France et à l'international.
Ces écoles couvrent l'ensemble des grands champs de la création et de l'innovation, de la communication au journalisme, du cinéma et de l'audiovisuel au design graphique et digital, de l'animation 3D, des VFX et du jeu vidéo à la création publicitaire, de l'architecture, du design global et de la mode au développement web et mobile, ainsi qu'à la prévision des tendances, au stylisme et à la direction artistique.
Au sein du Département Pédagogique, vos principales responsabilités sont :

Gestion administrative des étudiants

• Assurer un contact permanent avec les étudiants
• Encadrer administrativement les étudiants (gestion des dossiers d’inscriptions, de réinscription, attestations diverses…)
• Suivre la comptabilité « étudiants » (interface entre les répondants financiers et la comptabilité siège)
• Mettre à disposition des étudiants et des intervenants les cours et informations sur la plateforme dédiée
• Assurer le traitement, le suivi et la saisie des absences, transmettre le bilan des absences aux Directeurs concernés

Mise en place des cours et des examens

• Assurer et optimiser la planification des cours dans les outils à disposition
• Gérer les changements et réaffectations des cours supprimés en lien direct avec les intervenants
• Planifier, le cas échéant, la mise en œuvre des cours en distanciel
• Mettre en œuvre les sessions d’examens (Réception, validation et mise en forme des sujets et les corrigés, organisation logistique des salles, assurer la surveillance…)
• Gérer le traitement des copies (réception, comptabilisation, envoi pour correction aux intervenants, suivi, archivage ou remise des copies)
• Etablir les bulletins de notes
• Participer aux conseils de classe et jurys (selon les campus)

Gestion administrative des intervenants

• Collecter les informations administratives des intervenants et les enregistrer
• Etablir les contrats, avenants et conventions d’honoraires des intervenants
• Mettre à jour les tableaux de bord, réceptionner les factures, effectuer les vérifications nécessaires avant mise en paiement

Relations entreprises

Gestion administrative

• Diffuser les offres de stage et d’alternance aux étudiants
• Suivre le bon déroulement des stages et des alternances (point à mi-parcours avec le stagiaire, l’apprenti et le maitre de stage, visite entreprises)
• Edition des conventions de stage
• Collecte des évaluations de stage
• Tenue de tableaux de placement et de suivi, mise à jour des documents et outils ressources

Développement et rayonnement des écoles

• Promouvoir les écoles
• Contribuer à l’organisation des interventions et actions menées avec les entreprises dans le cadre des cursus (battles, parcours de professionnalisation, rencontres professionnelles, etc.), en coordination avec le Directeur de Campus ou le Responsable pédagogique de l’école concernée
• Consolider les liens établis avec les entreprises et les partenaires déjà existants
• Traiter les offres de stage et d’alternance reçues, au besoin les redéfinir avec les entreprises
• Prendre contact avec les entreprises d’accueil potentielles
• Veille des offres de stage, d’alternance, d’emploi, des actualités du secteur

Divers

• Participer à l'organisation et au développement des projets pédagogiques internes et/ou externes
• Participer selon les besoins aux Salons et aux Journées Portes Ouvertes : promotion et présentation des Écoles, contribution à la bonne logistique de l’organisation des événements
• Participer aux évènements organisés par les étudiants

Accueil & Logistique

• Assurer l’accueil téléphonique et/ou physique, prise en charge des visiteurs
• Participer à la bonne tenue du campus, accompagnement des intervenants dans leur mise en place opérationnelle, gestion du petit matériel (prêt, commandes ...)

PROFIL :

• Expérience dans l’enseignement supérieur, les ressources humaines, l’assistanat et/ou le recrutement
• Aisance relationnelle et sens du service
• Rigoureux(se), organisé(e), avec un bon sens des priorités
• Expérience en suivi d'étudiants ou en gestion administrative pédagogique appréciée
• Connaissance de Pronote (anciennement Hyperplanning), Edusign et Excel appréciée