Assistant opérationnel (h/f)

ALTEMED; Occitanie; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

13ème mois

Prime d’intéressement

Congés payés 30 jours

RTT

Chèques CESU

Forfait mobilité durable

Télétravail 2 jours/semaine

Complémentaire santé

Résumé du poste

Altémed recherche un Assistant(e) opérationnel(le) en CDD pour la Direction de la construction (D3C) en Occitanie. Vous assurerez le secrétariat, l’accompagnement de l’équipe, la gestion des agendas, des courriers et des comptes rendus, et contribuerez à l’organisation des réunions et au suivi administratif.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et disposez d’une expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire, idéalement dans le secteur public ou BTP.

Qualifications

• Formation Bac+2 minimum (BTS ou équivalent) et 5+ ans d’expérience en poste similaire.
• Maîtrise Word, Excel, PowerPoint et Outlook; ou équivalent bureautique.
• Connaissances marchés publics et procédures administratives de la construction.

Responsabilités

• Assurer secrétariat et accompagnement de l’équipe projet.
• Gérer agenda, rendez-vous, courriers et comptes rendus.
• Enregistrer et diffuser le courrier entrant.
• Traiter le courrier sortant et contrôler signatures.
• Organiser réunions internes et externes.
• Coordonner les demandes de l’équipe projet.
• Suivre les dossiers et assurer l’archivage.
• Assurer l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants et stagiaires.

Connaissances

Secrétariat

Gestion administrative

Bureautique

Marchés publics

Formation

BTS ou équivalent

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

QUI SOMMES NOUS

Altémed est un groupe public réunissant ACM HABITAT, la SERM, la SA3M et leurs filiales, au service de la Métropole de Montpellier et de ses 31 communes.

Nous rassemblons les métiers de l’aménagement urbain, du logement, de l’énergie et de la construction pour concevoir et réaliser des projets durables au service de la ville de demain.

Groupe de 550 collaborateurtrices, Altémed intervient sur le grand territoire de Montpellier, incluant Montpellier Méditerranée Métropole et les intercommunalités voisines, l’un des territoires les plus attractifs de France.

Outil des collectivités, nous les accompagnons dans le développement et la mise en œuvre de leurs projets en matière d’aménagement, de construction, d’habitat et de transition énergétique.

Nos métiers

Aménagement urbain

Premier aménageur d’Occitanie, Altémed conçoit des projets urbains durables : (ré-aménagement de quartiers anciens et en difficulté, de nouveaux quartiers, création d’espaces et équipements publics à destination de programmes d’habitation (tout public) et de développement économique diversifiés (activité, bureaux, commerces – cessions et locations).

Logement social

Avec près de 23 000 logements, ACM HABITAT loge environ 55 000 personnes, soit plus de 10 % de la population métropolitaine, en proposant un habitat accessible, de qualité et durable.

Énergie

Fort de plus de 30 ans d’expertise, Altémed développe et exploite des solutions de chaleur, froid et électricité à partir d’énergies renouvelables. Le groupe est premier producteur d’énergie renouvelable de la métropole de Montpellier.

Construction

Altémed assure la maîtrise d’opérations de construction et de réhabilitation de logements, de bureaux et d’équipements publics et privés, en garantissant qualité, performance environnementale, délais et coûts sur l’ensemble de ses projets.

Notre ambition

Porté par son Plan stratégique A30, Altémed affirme une ambition claire : être un acteur public de référence sur ses métiers, innovant et engagé, au service du territoire, ses communes et leurs habitants.

Description de la mission

MISSIONS

Nous recherchons notre Assistant e opérationnel le en CDD au sein de la Direction de la construction (D3C). Vos principales missions seront les suivantes :

• Assurer les tâches de secrétariat et d’accompagnement de l’équipe projet


• Assurer les missions de secrétariat : tenue de l’agenda, prises de rendez‑vous, rédaction et traitement des courriers, établissement des comptes‑rendus de réunions, gestion des relations téléphoniques, organisation et traitement du classement et de l’archivage, etc .


• Enregistrer et diffuser le courrier entrant (affectation, …).


• Traiter le courrier sortant : contrôle du courrier mis à la signature (respect de la charte graphique et des règles de délégations de signature) .


• Monter les réunions internes et externes demandées par l’équipe opérationnelle


• Coordonner et relayer les demandes des membres de l’équipe projet


• Participer à la création et au démarrage des nouvelles opérations


• Commander les fournitures du service, gérer le suivi et veiller à la juste consommation


• Assurer l’accueil, l’intégration et l’accompagnement des nouveaux arrivants et des stagiaires

Assurer le suivi administratif des opérations, depuis l’appel d’offres jusqu’à la réception

• Constituer les dossiers de lancement et de gestion des consultations et appels d’offre engagés pour la désignation des prestataires extérieurs (architectes, urbanistes, géomètres, bureaux d’études, entreprises, promoteurs...).


• Gérer administrativement les procédures d’attribution (élaboration des reçus, réception des offres, bordereau d’enregistrement, courriers de réponses aux entreprises, classement et archivage des offres non retenues…).


• Organiser le suivi de l’état d’avancement des travaux (PV de réception, levée de réserve, OS de notification, OS divers…).


• Organiser la préparation des CRAC et PRD


• Assurer à la demande du Directeur les contacts avec les tiers ainsi que l’organisation des réunions

Assurer une fonction d’alerte et d’interface

• S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations, actualiser et suivre les tableaux de bords nécessaires au pilotage de l’activité,


• Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers : revues de projets, synthèses..


• Assurer le recueil des éléments nécessaires à la rédaction des compromis de vente, suivi des levées des conditions suspensives et avenants éventuels,

Profil souhaité

• Vous êtes issu d’une formation Bac +2 minimum (BTS ou équivalent) et justifiez d’une expérience significative de minimum 5 ans dans un poste similaire, idéalement au sein d’une entreprise publique locale ou bien d’un environnement BTP, immobilier, ou cabinet d’architecture.


• Vous maîtrisez impérativement les outils informatiques et bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook, et êtes à l’aise avec les logiciels de gestion.


• Vous disposez de connaissances solides des marchés publics et de leurs procédures, ainsi que du fonctionnement administratif des opérations de construction et d’aménagement.


• Vous faites preuve de discrétion, de diplomatie et d’un excellent sens du contact, et appréciez le travail en équipe tout en sachant faire preuve d’autonomie et d’initiative.


• Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles, faites preuve de méthode et de polyvalence, et savez agir avec rapidité et efficacité dans un environnement opérationnel.

Autres informations

LES (NOMBREUX) AVANTAGES À NOUS REJOINDRE

Rémunération & Primes

• 13ème mois (versé en 2 temps en juin et en novembre)


• Prime d’intéressement (année N versée en N+1)

jours de repos

• 30 jours de congés payés


• RTT selon le choix du temps de travail contractuel : 35h = 0 RTT / 37h = 11.5 RTT / 39h = 23 RTT


• Congés exceptionnels et jours de fractionnement (selon critères)


• Compte Épargne Temps (monétisable)

Vie quotidienne

• Titres-restaurants à 10€ (prise en charge à 50%)


• Environ 650€/an en chèques cadeaux, vacances, culture, etc.


• Chèques CESU : jusqu’à 700€/an pris en charge à 50%


• Forfait mobilité durable


• Télétravail jusqu’à 2 jours/semaine (à l’issue de la période d’essai et selon les besoins du service)

Santé & Vie de famille

• Complémentaire santé et régime prévoyance prise en charge à 100% par l’entreprise sur la formule de base (Niveau 1 : collaborateurtrice + enfant(s))


• Indemnité garde d’enfant : 100€/mois par enfant (de la naissance jusqu’à son entrée à l’école : au maximum jusqu’à l’âge de 3 ans et 6 mois)

Épargne & Retraite

• PEE (avec abondement) & PERCOL


• Surcomplémentaire retraite