Assistant Office Manager — Coordination Admin & Services

Brain Work Office; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Brain Work Office recherche un(e) Assistant(e) Office Manager pour piloter les Services Généraux et l’assistanat sur Paris 13e. Mission d’intérim de 3 mois à pourvoir dès que possible, avec prise en charge administrative et suivi opérationnel des activités.

Profil Bac+2 à Bac+3 en assistanat/Office Management, 5 ans d’expérience souhaités, sens du service, autonomie et maîtrise avancée d’Excel indispensable pour assurer les reportings et la gestion des dossiers.

Qualifications

• Bac+2 à Bac+3 en assistanat/Office Management ou Services Généraux.
• 5 ans d'expérience sur un poste administratif en Services Généraux ou Office Management.
• Organisation rigoureuse et capacité à coordonner les prestataires.
• Maîtrise excellente d'Excel et sens du service.

Responsabilités

• Suivre l'administration et les prestations des Services Généraux sur les sites.
• Coordonner les demandes d'intervention auprès des prestataires et assurer le suivi.
• Être l interlocuteur des prestataires (propreté, maintenance, machines à café, fontaines) et veiller au respect des prestations.
• Suivre les contrats fournisseurs, devis, commandes et factures.
• Participer au suivi administratif des budgets et à la mise à jour des tableaux de bord.
• Assurer le classement et le suivi des documents administratifs.
• Gérer les stocks de fournitures et assurer le réapprovisionnement.
• Centraliser les demandes des collaborateurs et suivre jusqu’à résolution.
• Veiller à la bonne tenue des espaces de travail et au confort des collaborateurs.
• Mettre à jour les reportings et les tableaux de suivi.

Connaissances

Excel

Organisation

Gestion administrative

Gestion des prestataires

Formation

Bac+2 à Bac+3 en assistanat/Office Management

Outils

MS Office

Description du poste

Brain Work Office recherche un(e) Assistant(e) Office Manager pour piloter les Services Généraux et l’assistanat sur Paris 13e. Mission d’intérim de 3 mois à pourvoir dès que possible, avec prise en charge administrative et suivi opérationnel des activités.

Profil Bac+2 à Bac+3 en assistanat/Office Management, 5 ans d’expérience souhaités, sens du service, autonomie et maîtrise avancée d’Excel indispensable pour assurer les reportings et la gestion des dossiers.