Assistant Office manager - services généraux (H/F)

Brain Work Office; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Brain Work Office recherche un(e) Assistant(e) Office Manager pour piloter les Services Généraux et l’assistanat sur Paris 13e. Mission d’intérim de 3 mois à pourvoir dès que possible, avec prise en charge administrative et suivi opérationnel des activités.

Profil Bac+2 à Bac+3 en assistanat/Office Management, 5 ans d’expérience souhaités, sens du service, autonomie et maîtrise avancée d’Excel indispensable pour assurer les reportings et la gestion des dossiers.

Qualifications

• Bac+2 à Bac+3 en assistanat/Office Management ou Services Généraux.
• 5 ans d'expérience sur un poste administratif en Services Généraux ou Office Management.
• Organisation rigoureuse et capacité à coordonner les prestataires.
• Maîtrise excellente d'Excel et sens du service.

Responsabilités

• Suivre l'administration et les prestations des Services Généraux sur les sites.
• Coordonner les demandes d'intervention auprès des prestataires et assurer le suivi.
• Être l interlocuteur des prestataires (propreté, maintenance, machines à café, fontaines) et veiller au respect des prestations.
• Suivre les contrats fournisseurs, devis, commandes et factures.
• Participer au suivi administratif des budgets et à la mise à jour des tableaux de bord.
• Assurer le classement et le suivi des documents administratifs.
• Gérer les stocks de fournitures et assurer le réapprovisionnement.
• Centraliser les demandes des collaborateurs et suivre jusqu’à résolution.
• Veiller à la bonne tenue des espaces de travail et au confort des collaborateurs.
• Mettre à jour les reportings et les tableaux de suivi.

Connaissances

Excel

Organisation

Gestion administrative

Gestion des prestataires

Formation

Bac+2 à Bac+3 en assistanat/Office Management

Outils

MS Office

Description du poste

Offre n° 7113496
Assistant Office manager - services généraux (H/F)

RESPONSABILITÉS :Nous recherchons un(e) Assistant(e) Office Manager / Services Généraux pour rejoindre l'équipe de notre client, basé à Paris 13e, dans le cadre d'une mission d'intérim de 3 mois, à pourvoir dès que possible.Rattaché(e) aux Services Généraux, vous intervenez principalement sur la gestion administrative et le suivi opérationnel de l'activité, afin de contribuer au bon fonctionnement des différents sites et au confort des collaborateurs.Vos missions Votre rôle sera avant tout orienté vers l'assistanat, la coordination et le suivi administratif, en lien avec les différents prestataires et interlocuteurs internes.À ce titre, vous serez notamment amené(e) à :

• Assurer le suivi administratif des Services Généraux et des prestations réalisées sur les différents sites.
• Coordonner les demandes d'intervention auprès des prestataires et assurer le suivi des interventions, sans réaliser vous-même les opérations techniques.
• Être l'interlocuteur(trice) des prestataires de propreté, maintenance, machines à café, fontaines à eau, etc., et veiller au respect des prestations prévues.
• Suivre les contrats fournisseurs, devis, commandes et factures.
• Participer au suivi administratif des budgets et à la mise à jour des tableaux de bord.
• Assurer le classement, la mise à jour et le suivi des documents administratifs liés aux Services Généraux.
• Gérer les stocks de fournitures, suivre les besoins et assurer le réapprovisionnement.
• Centraliser les demandes des collaborateurs et assurer leur suivi jusqu'à leur résolution.
• Participer au suivi de la bonne tenue des espaces de travail, de la propreté et du confort des collaborateurs.
• Mettre à jour les différents reportings et tableaux de suivi nécessaires à l'activité.
• Assurer une bonne circulation de l'information entre les équipes internes, les fournisseurs et les prestataires.

Notre client dispose de 8 sites en France.salaire : 30/35k€ selon expériencehoraires : 9h30-18h30 - 17h30 le vendrediPROFIL RECHERCHÉ :Issu(e) d'une formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion, Office Management ou Services Généraux, vous justifiez idéalement de 5 ans d'expérience sur un poste administratif en Services Généraux, Office Management ou assistanat polyvalent.Nous recherchons avant tout une personne ayant une forte appétence pour la gestion administrative, le suivi de dossiers et la coordination de prestataires, plutôt qu'un profil technique.Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle et prioriser vos actions. Vous disposez d'un bon sens du service et d'un excellent relationnel, vous permettant d'échanger aussi bien avec les collaborateurs qu'avec les fournisseurs et prestataires.Vous êtes autonome, impliqué(e), à l'aise dans un environnement dynamique et savez assurer un suivi administratif précis des demandes jusqu'à leur résolution. Vous avez une très bonne maîtrise d'Excel (manipulation et gestion de fichiers Excel)La rémunération proposée se situe entre 30 K€ et 35 k€ brut annuel, selon profil et expérience.horaires : 9h30-18h30 - 17h30 le vendredi

Type de contrat Intérim - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail 39H/semaineTravail en journée

Expérience

• Expérience exigée Cette expérience est indispensable

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire

Employeur

Depuis 1968, BWO est une agence de recrutement, dédiée aux métiers tertiaires : Du back office aux fonctions managériales. Nous recrutons les fonctions supports qui font la différence: Finance & Paie / RH & Formation / Assistanat & ADV / QSE & Services généraux / Data, Marketing & ProjetsIdéalement située au cœur de Paris, BWO intervient auprès d'une clientèle d'entreprises variée: de la petite entreprise aux grands groupes sur Paris et sa petite couronne dans des secteurs diversifiés