Assistant (h/f) des Responsables du pôle Urgence Médecine Réanimation H/F

CH Le Mans; Le Mans; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

CH Le Mans recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le Directeur délégué, les chefs de pôle et les cadres supérieurs. Vous gérerez les agendas, préparer les dossiers et assurerez l’accueil, l’interface avec les partenaires et la coordination des réunions.

Vous contribuerez à l’élaboration de documents, au suivi des procédures et à l’archivage, avec une forte dimension organisation et communication, en mode présence sur site au Mans.

Qualifications

• Expérience confirmée en assistanat administratif et coordination.
• Maîtrise de l’organisation de réunions et de la gestion documentaire.
• Bonne capacité à coordonner les échanges entre pôles et partenaires.
• Connaissance des procédures d’audit et de certification.
• Capacité à encadrer des stagiaires.

Responsibilities

• Assurer l’assistanat du Directeur délégué et du chef de pôle : gestion des agendas, dossiers, rendez-vous, réunions et déplacements.
• Préparer et suivre les dossiers présentés en instances institutionnelles (CSE, F3SCT, directoire, COMEX, COPIL…).
• Assurer l’interface entre le trio de pôle, les directions, les autres pôles et filières et partenaires extérieurs.
• Assister les coordonnateurs de filière territoriale dans l’organisation des instances et réunions.
• Organiser les réunions de pôle et institutionnelles : convocations, ordres du jour, supports, comptes rendus et relevés de décisions.
• Élaborer les documents administratifs et supports de communication.
• Organiser les réunions du COPIL qualité et assurer le suivi documentaire.
• Gérer l’archivage, les droits d’accès, la GED et le suivi des protocoles.
• Gérer les salles de réunion, actualiser l’intranet et l’organigramme du pôle.
• Coordonner les réponses aux enquêtes, assurer l’accueil physique et téléphonique et encadrer les stagiaires.
• Gérer l’arrivée et le départ des praticiens, internes, médecins intérimaires et nouveaux managers.
• Actualiser les listes des représentants du pôle et des responsables de structures.
• Recenser et synthétiser les demandes de fermeture de lits, places et salles.
• Centraliser les documents nécessaires aux audits et inspections.

Skills

Assistanat direction

Gestion des agendas

Organisation réunions

Communication interne

Archivage GED

Suivi budgétaire

Gestion des salles

Relation partenaires

Encadrement stagiaires

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

MS Office

GED / DMS

Job description

Vos missions administratives

• Assurer l’assistanat du Directeur délégué de pôle et de filière, du chef de pôle et du cadre supérieur : gestion des agendas, dossiers, rendez-vous, réunions et déplacements.
• Préparer et suivre les dossiers présentés en instances institutionnelles (CSE, F3SCT, directoire, COMEX, COPIL…).
• Assurer l’interface entre le trio de pôle, les directions, les autres pôles et filières et les partenaires extérieurs.
• Assister les coordonnateurs de filière territoriale dans l’organisation des instances et réunions.
• Organiser les réunions de pôle et institutionnelles : convocations, ordres du jour, supports, comptes rendus et relevés de décisions.
• Élaborer les documents administratifs et supports de communication.
• Organiser les réunions du COPIL qualité et assurer le suivi documentaire.
• Gérer l’archivage, les droits d’accès, la GED et le suivi des protocoles.
• Gérer les salles de réunion, actualiser l’intranet et l’organigramme du pôle.
• Coordonner les réponses aux enquêtes, assurer l’accueil physique et téléphonique et encadrer les stagiaires.

Vos missions médico-administratives

• Gérer l’arrivée et le départ des praticiens, internes, médecins intérimaires et nouveaux managers (accueil, équipements, accès et informations).
• Actualiser les listes des représentants du pôle dans les instances et des responsables de structures.
• Recenser et synthétiser les demandes de fermeture de lits, places et salles.
• Centraliser les documents nécessaires aux audits, certifications et inspections, et en assurer la préparation et le suivi.
• Contribuer au suivi de l’activité du pôle : dialogue de gestion, SAE, rapports d’activité, indicateurs et statistiques.

Vos missions logistiques

• Participer au suivi des locaux, des attributions et des déménagements.
• Gérer les commandes de fournitures et contribuer au suivi budgétaire.
• Assurer le suivi des équipements informatiques, logistiques et matériels.
• Recenser les besoins en équipements médicaux et coordonner leur suivi avec le référent biomédical.
• Assurer le suivi du plan d’équipement général et biomédical.

Missions institutionnelles

• Participer aux groupes de travail et réunions institutionnels, notamment celles des assistants de responsables de pôle et de filière.
• Contribuer aux manifestations institutionnelles en lien avec le métier et le pôle.