Assistant (h/f) des Responsables du pôle Urgence Médecine Réanimation

CH Le Mans; Le Mans; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Restaurant du personnel

CGOS

Abonnement transport 75%

Parkings et locaux vélos

Job summary

CH Le Mans recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et médico-administratif(ve) pour soutenir le Directeur délégué de pôle et les coordonnateurs. Vous gèrerez les agendas, les dossiers et les déplacements, assurerez les interfaces entre pôles et partenaires et préparerez les instances institutionnelles.

Poste à temps plein (36h40/semaine) à Le Mans, accessible en transport en commun. Rémunération indexée sur la grille des adjoint administratif selon l'expérience; contrat jusqu'au

Qualifications

• Titulaire d'un BTS assistante de direction.
• Expérience significative dans l'assistanat de direction.
• Autonomie, dynamisme et esprit d'initiative.
• Bon relationnel, écoute et diplomatie.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Responsibilities

• Assurer l'assistanat du Directeur délégué de pôle et de filière.
• Préparer et suivre les dossiers présentés en instances institutionnelles.
• Assurer l'interface entre le trio de pôle, les directions, les autres pôles et filières et les partenaires extérieurs.
• Assister les coordonnateurs de filière territoriale dans l'organisation des instances et réunions.
• Organiser les réunions de pôle et institutionnelles : convocations, ordres du jour, supports, comptes rendus et relevés de décisions.
• Élaborer les documents administratifs et supports de communication.
• Organiser les réunions du COPIL qualité et assurer le suivi documentaire.
• Gérer l'archivage, les droits d'accès, la GED et le suivi des protocoles.
• Gérer les salles de réunion, actualiser l'intranet et l'organigramme du pôle.
• Coordonner les réponses aux enquêtes, assurer l'accueil physique et téléphonique et encadrer les stagiaires.

Skills

Autonomie

Dynamisme

Esprit d'initiative

Bon relationnel

Discrétion

Education

BTS Assistante de direction

Job description

Vos missions administratives

• Assurer l'assitanat du Directeur délégué de pôle et de filière, du chef de pôle et du cadre supérieur : gestion des agendas, dossiers, rendez-vous, réunions et déplacements.


• Préparer et suivre les dossiers présentés en instances institutionnelles (CSE, F3SCT, directoire, COMEX, COPIL…).


• Assurer l'interface entre le trio de pôle, les directions, les autres pôles et filières et les partenaires extérieurs.


• Assister les coordonnateurs de filière territoriale dans l'organisation des instances et réunions.


• Organiser les réunions de pôle et institutionnelles : convocations, ordres du jour, supports, comptes rendus et relevés de décisions.


• Élaborer les documents administratifs et supports de communication.


• Organiser les réunions du COPIL qualité et assurer le suivi documentaire.


• Gérer l'archivage, les droits d'accès, la GED et le suivi des protocoles.


• Gérer les salles de réunion, actualiser l'intranet et l'organigramme du pôle.


• Coordonner les réponses aux enquêtes, assurer l'accueil physique et téléphonique et encadrer les stagiaires.

Vos missions médico-administratives

• Gérer l'arrivée et le départ des praticiens, internes, médecins intérimaires et nouveaux managers (accueil, équipements, accès et informations).


• Actualiser les listes des représentants du pôle dans les instances et des responsables de structures.


• Recenser et synthétiser les demandes de fermeture de lits, places et salles.


• Centraliser les documents nécessaires aux audits, certifications et inspections, et en assurer la préparation et le suivi.


• Contribuer au suivi de l'activité du pôle : dialogue de gestion, SAE, rapports d'activité, indicateurs et statistiques.

Vos missions logistiques

• Participer au suivi des locaux, des attributions et des déménagements.


• Gérer les commandes de fournitures et contribuer au suivi budgétaire.


• Assurer le suivi des équipements informatiques, logistiques et matériels.


• Recenser les besoins en équipements médicaux et coordonner leur suivi avec le référent biomédical.


• Assurer le suivi du plan d'équipement général et biomédical.

Missions institutionnelles

• Participer aux groupes de travail et réunions institutionnels, notamment celles des assistants de responsables de pôle et de filière.


• Contribuer aux manifestations institutionnelles en lien avec le métier et le pôle.


• Vous êtes titulaire d'un BTS assistante de direction.


• Vous disposez d'une expérience significative dans l'assistanat de direction.


• Vous faites preuve d'autonomie, de dynamisme et d'esprit d'initiative. Doté(e) d'un bon relationnel, vous avez le sens de l'écoute et de la diplomatie. Vous êtes disponible, réactif(ve) et savez faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité. Vous êtes également capable de vous investir pleinement dans les missions qui vous sont confiées, en veillant au respect des délais.

Ce que nous offrons

• Poste à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/12/2026.


• Poste à temps complet, 36h40 par semaine.


• 7 h 20/jour - Adaptation des horaires au regard de l'organisation du pôle.


• La rémunération sera indexée sur la grille des \"adjoint administratif\", selon l'expérience professionnelle acquise.


• Un établissement accessible en transport en commun (halte ferroviaire et arrêt de tramway au pied de l'hôpital sur le site du Mans).


• Prise en charge à 75% de l'abonnement SETRAM ou SNCF.


• Parkings voitures et locaux pour les vélos à proximité immédiate.


• Accès au restaurant du personnel.


• Accès au CGOS (comité de gestion des œuvres sociales) dès le recrutement.