Assistant médico-administratif (CMP-HDJ Pôle 20) - H/F

EPS Erasme; Châtenay-Malabry; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

L’EPS Erasme recherche un assistant administratif de pôle pour assurer le secrétariat, le suivi des indicateurs et les opérations médico-administratives liées à la prise en charge des patients.

Poste en CDD de 6 mois, renouvelable, 35h/semaine, situé à Châtenay-Malabry. Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière.

Qualifications

• Bac ou Bac+2 Secrétariat requis.
• Expérience dans le domaine médical souhaitée.
• Confidentialité et secret professionnel indispensables.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et à prioriser les tâches.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du chef de pôle et soutenir l’équipe.
• Planifier les rendez-vous et organiser l’agenda.
• Rédiger et mettre en forme des rapports et documents.
• Gérer les dossiers patients et le classement informatisé.
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs.

Connaissances

Rigueur

Précision

Confidentialité

Travail en équipe

Organisation

Communication

Informatique

Orthographe

Rédaction

Formation

Bac ou Bac+2 Secrétariat

Outils

MS Office

Excel

Description du poste

Créé en 1982, l’EPS Erasme est un établissement spécialisé dans la prise en charge des troubles psychiatriques à tout âge de la vie. Ses missions sont multiples : prévention, diagnostic, soins, enseignement et recherche. L’EPS Erasme emploie 615 professionnels dont 80 médecins : il s’agit d’un établissement à taille humaine, permettant une coordination fluide entre professionnels et invitant à la mise en œuvre de projets transversaux.

MISSIONS DU PÔLE

Le pôle de psychiatrie adulte assure la prise en charge des patients résidant dans les communes de Châtenay-Malabry, Fontenay-aux-Roses et Sceaux.

Il se compose d’une unité de psychiatrie générale de 19 lits, dont 2 lits sécurisés, ainsi que d’une unité intersectorielle de réinsertion comportant 26 lits. Il comprend également une maison thérapeutique de 7 places, dont l’objectif est de favoriser la réinsertion des usagers au cœur de la ville.

Par ailleurs, la plateforme Léonard de Vinci constitue un dispositif dédié à l’accompagnement des patients vers une réinsertion professionnelle.

Les structures extrahospitalières, situées sur la commune de Châtenay-Malabry, comprennent un centre médico-psychologique (CMP), un hôpital de jour (HDJ), ainsi qu’un centre d’accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP).

Le Poste

Poste ouvert en CDD de 6 mois, renouvelable.

• 11 rue des vallées, 92290 Châtenay-Malabry
• 35h/semaine, du lundi au vendredi
• Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière

Description Du Poste

L’assistant administratif de pôle a pour fonction principale de mettre en œuvre les actions nécessaires à la gestion de l’activité du pôle, du suivi des indicateurs, et d’assurer le secrétariat du chef de pôle ainsi que de traiter les opérations médico-administratives liées à la prise en charge des patients.

PRINCIPALES MISSIONS

• Soutien administratif au Chef de pôle et de l’Assistant de Pôle.
• Planification des rendez-vous – Organiser un agenda
• Rédaction et mise en forme des rapports d’activités
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu de réunion, CRH…).
• Gestion des tableaux de service et des présences des médecins du pôle.
• Accueil physique et renseigner les interlocuteurs
• Accueil téléphonique - Filtrer orienter et renseigner.
• Archivages des dossiers avec mise à jour du fichier de suivi.
• Tenue des dossiers patients papiers et informatisés
• Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles).

MISSIONS SPECIFIQUES

• Suivi des certificats légaux – loi du 5 juillet 2011.
• Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires.
• Gestion du registre des isolements et contention
• Organisation et suivi concernant le contrôle du JLD
• Contact avec les structures et établissements extérieurs
• Liens avec le Bureau des admissions et le DIM
• Remplacements des collègues pendant les congés.
• Assurer le suivi des stocks du secrétariat et la gestion des commandes en lien avec l’encadrement supérieur.
• Suivi de l’accès au dossier médical – loi du 4 mars 2002

Profil Recherché

Prérequis

• Bac / Bac + 2 Secrétariat
• Expérience dans le domaine médical souhaitée

Savoir-être

• Rigueur, précision,
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Capacité d’adaptation

Savoir-faire

• Coopération et organisation
• Maitrise des outils et logiciels informatiques
• Maitrise de l’orthographe
• Mettre à jour des bases de données
• Mettre en forme et corriger un document
• Sens de l’accueil de l’écoute et de l’empathie
• Hiérarchiser, planifier et réaliser les tâches confiées selon les priorités et objectifs
• Savoir transmettre, communiquer avec les différents publics
• Polyvalence
• Organiser un rétro planning

Contraintes

Risques

Obligations professionnelles

• Risques liés à l’utilisation d’outil informatique, fatigue visuelle
• Douleurs cervico-dorso-lombaires
• Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie
• Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement
• Port d’une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail.
• Respect des règles d’hygiène en vigueur
• Obligation de servir: exercice personnel et exclusif des fonctions
• Obligation à l’égard de l’administration: moralité, dignité, réserve et neutralité
• Obligation à l’égard des tiers: impartialité, probité.
• Emploi du temps susceptible de modifications (horaire, jours de présence, temps de présence)
• Charge de travail variable
• S’inscrire dans une démarche de formation continue