Assistant gestion d'activite retail f/h - grand palais

Réunion des musées nationaux et du Grand Palais des Champs-Élysées; Paris; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

La Réunion des musées nationaux et du Grand Palais des Champs-Élysées recrute un assistant de gestion polyvalent. Vous assurerez le secrétariat et l’accueil, organiserez les appels et agenda, et préparerez les dossiers en amont des rendez‑vous.

Vous gérerez les devis et les factures, suivrez les prestataires et coordonnerez les équipes commerciales. Une expérience en assistanat et coordination d’équipes, idéalement en retail, et une maîtrise des outils bureautiques sont demandées.

Qualifications

• Expérience min 3 ans en assistanat de gestion ou coordination d’équipes.
• Idéalement expérience dans un environnement commercial.
• Compétences en gestion des plannings et de ressources humaines.
• Maîtrise de la relation client et accueil.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat et assister le chef de service (courriers, appels, accueil).
• Rédiger et mettre en forme documents (comptes rendus, courriers, rapports).
• Gérer les devis et factures; suivre prestations des prestataires.
• Planifier les équipes commerciales et gérer les effectifs.
• Suivre le personnel (arrêts maladie, visites de reprise, parcours d’intégration).
• Assurer la vente et l’accueil des clients, encaissements, gestion de caisse.

Skills

Organisation et rigueur

Accueil client et communication

Coordination d’équipes

Gestion du secrétariat et planning

Education

Bac+2 gestion/assistnat

Job description

ASSURER LE SECRETARIAT ET ASSISTER LE CHEF DE SERVICE

• Organiser et prendre en charge l’envoi et l’arrivée des courriers

• Prendre en charge les appels téléphoniques, la prise de messages, le premier accueil des correspondants en traitant la demande ou en renvoyant vers l’interlocuteur approprié

• Gérer des agendas et organiser les rendez‑vous et les réunions

• Préparer les dossiers avant les rendez‑vous ou les réunions en récoltant les informations nécessaires

• Rédiger et mettre en forme différents types de documents (comptes rendus, courriers, rapports…)

• Veiller à la bonne circulation des informations (AVP, compte rendus DP…)

• Maintenir un classement fiable de l’ensemble des documents

PARTICIPER A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE

• Etablir des devis et des factures

• Mettre en œuvre et suivre les interventions des prestataires internes et externes pour les problèmes de maintenance

PLANIFICATION DES EQUIPES COMMERCIALES ET GESTION DES EFFECTIFS

• Élaborer et actualiser les plannings des équipes de vente en lien avec les managers

• Anticiper les besoins en renfort et organiser la répartition des vendeurs et caissiers en CDD entre les différents espaces de vente

• Adapter les plannings aux absences et aux besoins quotidiens des boutiques.

• Informer les salariés des changements d’horaires et d’affectation

• Assurer la coordination avec les responsables de secteur, le responsable de site et les ressources humaines pour garantir la bonne organisation des équipes.

• Vérifier les demandes de remboursement des salariés et en assurer le suivi jusqu’à leur validation

EFFECTUER UNE PARTIE DU SUIVI ADMINISTRATIF DU PERSONNEL

• Réceptionner et traiter les arrêts maladie dans le respect des procédures établies : inscription au planning général, envoi à la DRH, alerte si procédures non suivies,

• Suivre et mettre en œuvre les visites de reprise après arrêt maladie en relation avec le service de santé au travail,

• Accueillir les personnels CDD en coordination avec les responsables de secteur : organisation du parcours d’intégration (formations, badge, vestiaire…)

• Distribuer et collecter les documents administratifs concernant les salariés.

• Transmission à la DRH des variables de paye concernant les dimanches et les jours fériés.

ASSURER LA VENTE ET L'ACCUEIL DES CLIENTS

• Accueillir, conseiller et accompagner les visiteurs et les clients tout au long de leur parcours d’achat.

• Présenter les produits, proposer des ventes complémentaires et faire connaître les services et offres commerciales.

• Réaliser les encaissements, assurer la clôture de caisse et respecter les procédures en vigueur.

• Veiller à la bonne présentation des produits et à l’approvisionnement des espaces situés près des caisses.

• Répondre aux réclamations courantes et orienter les clients si nécessaire.

• Participer à la prévention des pertes, aux inventaires et aux opérations commerciales ponctuelle

De formation Bac+2 en gestion, assistanat ou domaine équivalent, vous justifiez d’une expérience de 3 ans minimum en assistanat de gestion ou en coordination d’équipes, idéalement dans un environnement commercial. Vous disposez également d’une expérience en vente et en accueil client, qui vous permet de bien comprendre les enjeux opérationnels d’un point de vente et les exigences de la relation client.

Vous maîtrisez la gestion des plannings, la prise en compte des absences et le suivi des temps de travail. Vous savez organiser les ressources en fonction de l’activité commerciale, anticiper les besoins en personnel et adapter les plannings aux imprévus et aux contraintes du terrain.

Doté(e) d’un bon sens du service et d’une aisance relationnelle, vous communiquez avec professionnalisme auprès des équipes de vente, des managers, des clients et des services supports. Vous savez analyser les demandes, identifier les besoins de vos interlocuteurs et apporter des réponses adaptées avec réactivité et diplomatie.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et savez assurer un suivi administratif fiable et rigoureux.

Votre organisation, votre autonomie, votre polyvalence, votre sens du service et de la confidentialité, ainsi que votre capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités, seront des atouts essentiels pour réussir dans cette fonction.