Assistant(e) technique aux Responsables de programmes F/H

SA HLM de l'Oise; Beauvais; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

La SA de l’Oise recherche un(e) assistant(e) technique pour piloter la coordination des Responsables de programmes et sécuriser la gestion technique, administrative et financière des opérations, de l’étude jusqu’à la réception.

Vous assurez l’interface avec les locataires, les équipes techniques et les partenaires externes, organisez les réunions, suivez les documents et veillez au respect des délais et des garanties.

Responsibilities

• Un appui à chaque étape de l’opération, des études à la réception et clôture budgétaire.
• En phase études, vous contribuez aux diagnostics, traitez les dossiers concessionnaires et suivez les comptes rendus.
• En phase chantier, vous préparez et diffusez les ordres de service et suivez les interventions des entreprises.
• En phase réception, vous participez aux OPR, compilez les DOE et suivez les levées des réserves.

Job description

De la première étude à la remise des clés, donnez vie à nos projets de construction et de réhabilitation

La SA de l’Oise, organisme HLM engagé, construit, réhabilite et acquiert des logements sur son territoire. Rejoindre le service Maîtrise d’Ouvrage, c’est participer à des opérations concrètes, de la phase d’études jusqu’à la réception, avec un impact direct sur le cadre de vie de nos locataires.

En qualité d’assistant(e) technique, vous êtes le pivot de coordination des Responsables de programmes (RP), dont vous sécurisez la gestion technique, administrative et financière des opérations.

Vos missions

Un appui à chaque étape de l’opération. En phase études, vous contribuez aux diagnostics, traitez les dossiers concessionnaires, participez à l’analyse des offres et assurez le suivi des études et de leurs comptes rendus. En phase chantier, vous préparez et diffusez les ordres de service, gérez les assurances Dommages-Ouvrage et les affichages réglementaires, et suivez les interventions des entreprises. En phase réception, vous participez aux OPR, compilez les DOE, rédigez les procès-verbaux, suivez la levée des réserves et la garantie de parfait achèvement, puis contribuez à la clôture budgétaire et administrative de l’opération.

Une interface de qualité avec les locataires. Vous assurez le lien entre les locataires, les équipes techniques et les agences de proximité pendant les travaux. Vous participez à la communication de chantier (courriers, réunions d’information, affichage) et suivez chaque demande ou réclamation jusqu’à sa résolution, en lien avec le service qualité.

Une coordination fluide des intervenants. Vous êtes l’interlocuteur administratif des architectes, bureaux d’études, entreprises, collectivités et prestataires, et vous garantissez la bonne circulation de l’information entre tous les acteurs du projet. Vous organisez les réunions, vérifiez la complétude des pièces transmises et répondez aux demandes de renseignements internes et externes.

Un suivi administratif et financier rigoureux. Vous constituez et suivez les dossiers administratifs des opérations, assurez le suivi des marchés (notification, ordres de service, avenants) et leur archivage en GED. En appui financier, vous intégrez sous QUALIOS ( logiciel) les pièces de facturation et suivez les engagements et paiements avec les services internes. Vous alertez les Responsables de Programmes dès qu’un risque de dérive des délais est identifié.

Vos objectifs : garantir le suivi administratif des opérations, apporter un appui technique et organisationnel aux Responsables de Programmes, anticiper les risques de dérive des délais et devenir l’interlocuteur de référence des prestataires sur les questions administratives.

Votre environnement : vous êtes rattaché(e) au Responsable Maîtrise d’Ouvrage et travaillez en transversal avec la Direction Juridique, les Agences et la Direction Pilotage de la Performance, ainsi qu’avec de nombreux partenaires externes. Vous vous appuyez sur l’ERP et des outils de fichiers partagés, dans une démarche proactive et collaborative.