Assistant(e) Property Management H/F

Building Manager Recrutement; Paris; Sur place; EUR 38 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Building Manager Recrutement recherche un Assistant(e) de Gestion confirmé(e) pour accompagner une équipe de gestionnaires au quotidien. Vous intervenez en appui direct des gestionnaires et prenez en charge, avec une réelle autonomie, le suivi administratif, locatif, technique et comptable des immeubles.

Formation et expérience demandées: Bac+2/3 en immobilier, 4 à 5 ans d’expérience en gestion locative et/ou technique, idéalement dans l’immobilier d’entreprise (bureaux).

Qualifications

• Formation Bac +2 / Bac +3 : BTS Professions Immobilières, Licence professionnelle Métiers de l'immobilier / MIPI, ou équivalent
• Expérience confirmée de 4 à 5 ans minimum sur un poste d’assistant(e) de gestion, assistant(e) Property Manager ou assistant(e) de gestion locative et/ou technique, idéalement en immobilier d’entreprise (bureaux)
• Une expérience au sein d’un Property Manager, d’un administrateur de biens ou d’une foncière sera fortement appréciée

Responsabilités

• Préparation et suivi des baux, avenants, renouvellements, révisions et indexations de loyers
• Gestion des entrées et sorties des locataires : constitution des dossiers, organisation des états des lieux, suivi des dépôts de garantie
• Suivi du quittancement et des encaissements, relances et premier niveau de recouvrement des impayés
• Interlocuteur(trice) privilégié(e) des locataires : traitement des demandes, courriers et réclamations
• Suivi des pièces contractuelles, des attestations d’assurance et des annexes environnementales
• Gestion technique (en appui des gestionnaires) : réception et traitement des demandes d’intervention, suivi des contrats
• Suivi du planning des contrôles réglementaires, collecte des rapports et suivi de la levée des réserves
• Collecte et suivi des consommations énergétiques, contribution aux déclarations OPERAT
• Participation à la préparation des consultations (cahiers des charges, tableaux comparatifs)
• Déclaration et suivi administratif des sinistres auprès des assureurs et des experts
• Contribution au suivi des certifications environnementales et ESG avec les locataires
• Mise à jour des outils d’exploitation et de la base documentaire des immeubles (GED)

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Aisance relationnelle

Autonomie

Polyvalence

Formation

Bac+2 / Bac+3 : BTS Professions Immobilières, Licence professionnelle Métiers de l'immobilier / MIPI, ou équivalent

Outils

Alta afix

Sextant

Emeraude

Description du poste

Notre client, acteur du Property Management spécialisé en immobilier de a9 entreprise e0 dominante bureaux, assure pour le compte de ses mandants (propriétaires, fonds d’investissement, fonci e8res) l’int e9gralit e9 du mandat de gestion. Ses gestionnaires interviennent e0 la fois sur les volets locatif et technique de leur portefeuille.

Dans ce cadre, il recherche un(e) Assistant(e) de Gestion confirm e9(e) pour accompagner l’équipe de gestionnaires au quotidien.

Rattach e9(e) au responsable de portefeuille d’actifs, vous intervenez en appui direct des gestionnaires et prenez en charge, avec une r e9elle autonomie, le suivi administratif, locatif, technique et comptable des immeubles.

• Préparation et suivi des baux, avenants, renouvellements, r e9visions et indexations de loyers
• Gestion des entr e9es et sorties des locataires : constitution des dossiers, organisation des etats des lieux, suivi des d e9pots de garantie
• Suivi du quittancement et des encaissements, relances et premier niveau de recouvrement des impay e9s
• Interlocuteur(trice) privil e9gi e9(e) des locataires : traitement des demandes, courriers et r e9clamations
• Suivi des pi e8ces contractuelles, des attestations d’assurance et des annexes environnementales

Gestion technique (en appui des gestionnaires)

• R e9ception et traitement des demandes d’intervention, emission des bons de commande et suivi jusqu b4 e0 cl f4ture
• Suivi administratif des contrats de maintenance et des prestataires ( e9chances, renouvellements, attestations)
• Suivi du planning des contrôles r e9glementaires, collecte des rapports et suivi de la lev e9e des r e9serves
• Collecte et suivi des consommations e9nerg e9tiques, contribution aux d e9clarations OPERAT
• Participation e0 la pr e9paration des consultations (cahiers des charges, tableaux comparatifs) et au suivi administratif des travaux
• D e9claration et suivi administratif des sinistres auprès des assureurs et des experts
• Contribution au suivi des certifications environnementales et e0 l’organisation des comit e9s verts / ESG avec les locataires
• Mise e0 jour des outils d’exploitation et de la base documentaire des immeubles (GED)

Gestion comptable et administrative

• Participation e0 l e9laboration et au suivi des budgets pr e9visionnels de fonctionnement et de travaux
• Pr e9paration de la reddition annuelle des charges, taxes et imp f4ts (r e9partitions, pi e8ces justificatives)
• Contr f4le et imputation des factures fournisseurs, suivi des engagements de d e9penses
• Pr e9paration des reportings p e9riodiques e0 destination des mandants
• Organisation et pr e9paration des assembl e9es de copropri e9t e9 / ASL et des conseils syndicaux, redaction des comptes rendus

Commercialisation

• Assistance e0 la commercialisation des surfaces vacantes : constitution des dossiers techniques et juridiques (diagnostics, plans, surfaces), organisation des visites, interface avec les commercialisateurs

LE PROFIL RECHERCH E9

Formation et exp e9rience

• Formation Bac +2 / Bac +3 : BTS Professions Immobili e8res, Licence professionnelle M e9tiers de l e9immobilier / MIPI, ou e9quivalent
• Exp e9rience confirm e9e de 4 e0 5 ans minimum sur un poste d’assistant(e) de gestion, assistant(e) Property Manager ou assistant(e) de gestion locative et/ou technique, id e9alement en immobilier d e9sentre (bureaux)
• Une exp e9rience au sein d e9un Property Manager, d e9un administrateur de biens ou d e9une fonci e8re sera fortement appr e9ci e9e

Comp e9tences et qualit e9s

• Bonne connaissance du bail commercial et des m e9canismes de refacturation des charges
• Ma eetreise d b4un logiciel de gestion immobili e8re (Alta afix, Sextant, Emeraude ou quivalent) et du Pack Office, notamment Excel
• Sensibilit e9 aux sujets technique s et environnementaux (maintenance, contr f4les r e9glementaires, d e9cret tertiaire)
• Rigueur, sens de l e9organisation et capacit e9 e0 g e9rer les priorit e9s sur un portefeuil le multi-actifs
• Aisance relationnelle et sens du service vis- e0-vis des locataires, prestataires et mandants
• Autonomie, polyvalence, discr e9tion et esprit d e9quipe