Assistant(e) particulier(ère) du préfet (H/F)

Préfecture du Jura; Lons-le-Saunier; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Préfecture du Jura recherche un(e) secrétaire polyvalent(e) pour l’appui administratif du préfet. Vous gérerez l’agenda, organiserez les audiences et assurerez le suivi des rendez-vous et déplacements.

Vous serez chargé(e) du filtrage des appels, de la gestion des courriers et de la préparation des réunions officielles. Poste à temps plein au sein d’un service exigeant avec des horaires décalés et une alternance des postes entre les deux secrétaires, y compris lors des congés.

Qualifications

• Discrétion professionnelle absolue exigée.
• Loyauté et réactivité attendues.
• Disponibilité et esprit d’équipe requis.

Responsabilités

• Gestion et filtrage des appels téléphoniques.
• Assister le Préfet dans l’organisation quotidienne (agenda, audiences, déplacements).
• Suivi et gestion des courriers et documents à signer.
• Mise à jour du fichier des personnalités du département.
• Organisation des réceptions et des invitations.
• Gestion du budget de fonctionnement et des dépenses de représentation.
• Soutien lors des périodes d’astreinte et remplacement du secrétariat.

Connaissances

Discrétion

Fiabilité

Réactivité

Disponibilité

Description du poste

Vos activités principales

• Appels téléphoniques et filtrage des appels
• Assister le Préfet dans l’organisation quotidienne de son travail (gestion de l’agenda, organisation des audiences, suivi des rendez-vous et de ses déplacements)
• Présentation de l’agenda en réunionGestion des flux de courriers et de documents à signer
• Gestion et mise à jour du fichier des personnalités du département
• Suivi du budget de fonctionnement de la résidence du préfet et de ses dépenses de représentation
• Organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d’invitation, plans de table, saisie des menus, suivi du livre de cave)
• Suivi et mise à jour des feuilles d’astreinte
• Cérémonies officielles annuelles (envoi du carton d’invitation, mailing et diffusion, commande de gerbes, pavoisement)
• Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
• Travail en brigade avec des horaires décalés (8h30-18h30) , disponibilité (pause déjeuner comprise entre 12h00 et 14h00)
• Permanence assurée à tour de rôle par les deux secrétaires de M. Le Préfet. Postes interchangeables. Assurer le remplacement du secrétariat général en cas d’absence.
• Présence systématique d’un des deux secrétaire durant les périodes de congés.
• Situation très particulière: (visites: présidentielle, ministérielle, crise…) disponibilité maximale Disponibilité demandée sur ce poste d’où classement

Profil recherché

Qualités requises indispensables:

• Discrétion professionnelle absolue, loyauté, réactivité, disponibilité

Présentation de Préfecture du Jura

Préfecture du Jura