Assistant du corps préfectoral (H/F)

Préfecture de Haute-Savoie; Annecy; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Repas au restaurant administratif

Tickets restaurant

Mutuelle collective

Forfait mobilité durable

Résumé du poste

Préfecture de Haute-Savoie recherche un Assistant en chef du corps préfectoral pour assurer le secrétariat du préfet et du directeur de cabinet. Le poste implique la gestion d’un agenda chargé, l’accueil des interlocuteurs et la préparation de dossiers quotidiens, ainsi que la coordination avec les sous-préfets et partenaires.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Aptitude à gérer des budgets et la comptabilité courante.
• Capacité à travailler en équipe et à s’organiser.
• Esprit de synthèse et bonnes qualités relationnelles.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du préfet et du directeur de cabinet; suivre demandes et invitations.
• Accueil physique et téléphonique des rendez-vous; préparation des dossiers.
• Commande des fournitures et organisation des obligations liées à la résidence.
• Suivi des budgets, frais de représentation et ordres de mission; planifier les déplacements.
• Tenue à jour des tableaux de permanence et d’astreinte; réaliser les courriers simples.

Connaissances

Travail en équipe

Organisation

Esprit de synthèse

Informatique/Bureautique

Budget et comptabilité

Relationnel

Outils

MS Office

Description du poste

GROUPE RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Le pôle Secrétariat assure conjointement le secrétariat du préfet et du directeur de cabinet. Ainsi, l’assistant en chef est en lien quotidien avec le préfet, le directeur de cabinet mais aussi l’ensemble des sous-préfets et de nombreux partenaires extérieurs de haut niveau (élus, chefs d’entreprises, présidents d’associations, personnalités…) .

Les tâches sont partagées entre les agents du pôle via la fonction de coordination de l’assistant en chef du corps préfectoral. Les deux assistants sont fonctionnellement rattachés au préfet pour l’assistant en chef et au directeur de cabinet pour l’assistant du corps préfectoral.

Sous l’autorité de l’assistant en chef du corps préfectoral, l’assistant du corps préfectoral:

• Gère l’agenda du préfet et du directeur de cabinet, suit les demandes et invitations.
• Assure l'accueil physique et téléphonique des rendez-vous du corps préfectoral.
• Prépare les dossiers quotidiens.
• Commande les fournitures.
• Gère l’organisation des obligations de la résidence (repas, invitations, menus, plans de table…) .
• Suit les budgets de la résidence, les frais de représentation et les ordres de mission.
• Gère les déplacements (réservations trains, hôtels…) .
• Tient à jour les tableaux de permanence et d’astreinte.
• Réalise des missions d'assistance administrative (rédaction de courriers simples et d'invitations, suivi des dossiers réservés comme les évaluations ou les validations de congés…) .

Spécificités du poste/ Contraintes / sujétions:

Le poste implique un roulement entre les membres du pôle Secrétariat sur la présence horaire et la prise de congés.

Polyvalence.

Discrétion.

Réactivité.

Rigueur.

Disponibilité.

Vos perspectives:

Les missions confiées permettent d’occuper des postes d’assistant de direction ou de traitement de dossiers dans des domaines similaires. Il permet également de connaître l'environnement professionnel, de manière transversale, compétence qui peut être valorisée lors d'un concours administratif

Conditions particulières d'exercice

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Votre environnement professionnel:

Le bureau de la Représentation et de la Communication de l’État est composé de 12 agents et divisé en une chefferie de cabinet et quatre pôles.

Pôle Représentation

Pôle Communication

Pôle Garage

Pôle Secrétariat

Composition et effectifs du service

12 agents (2 A, 4 B, 2 C administratifs, 3 C techniques, 1 apprenti) .

Liaisons hiérarchiques

Assistant en chef du corps préfectoral

Liaisons fonctionnelles

Préfet, Directeur de cabinet, Chef de cabinet

Conditions de travail:

Cycle hebdomadaire de 38h30 par semaine, 7h42 par jour

27 jours de congés annuels + 2 jours de fractionnement éventuellement

18 jours d’ARTT par an

Un restaurant administratif est situé à proximité immédiate du lieu de travail à Annecy. A défaut, des tickets restaurants sont remis.

Une participation financière est accordée à hauteur de 75% du remboursement d'un abonnement de transport domicile-travail.

Le candidat retenu sera éligible au versement du forfait mobilité durable.

Une mutuelle collective est proposée avec participation financière de l'employeur.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques

• connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise requis
• avoir des compétences en informatique/bureautique: niveau maîtrise requis
• avoir des compétences budgétaires et comptables: niveau pratique requis

Savoir-faire

• savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
• savoir s'organiser: niveau maîtrise requis
• avoir l'esprit de synthèse: niveau pratique requis

Savoir être

• avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
• savoir s'adapter: niveau maîtrise requis
• savoir s'exprimer oralement: niveau maîtrise requis
• savoir accueillir: niveau maîtrise requis

Presentation de Préfecture de Haute-Savoie

Préfecture de Haute-Savoie