Assistant(e) Médico-Administratif(ve)

Ght Gpne; France; Hybrid; EUR 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

Ght Gpne à Bobigny recherche un(e) secrétaire médical(e) pour accueillir les patients, gérer les rendez-vous et assurer le bon fonctionnement du secrétariat. Vous serez responsable de l'organisation des dossiers médicaux, de la numérisation de documents, et du suivi administratif des patients. Nous recherchons une personne autonome, réactive, capable de travailler en équipe et ayant un bon relationnel, avec une expérience en secrétariat médical souhaitée.

Qualifications

• Expérience en secrétariat médical est un plus.
• Capacité à gérer le stress et à travailler en équipe.
• Capacité à encadrer des stagiaires.

Responsibilities

• Accueillir les patients et les intervenants.
• Organiser le secrétariat et assurer son bon fonctionnement.
• Gérer les rendez-vous et les dossiers médicaux.
• Participer aux réunions de service.

Skills

Gestion administrative

Relationnel

Adaptabilité

Autonomie

Organisation

Tools

Mo-archives

GMAO

GLPI

Job description

• Accueillir physiquement et par téléphone les patients, les familles et autres intervenants (médecin de ville, laboratoire) en fournissant des informations pertinentes dans son domaine de compétence.
• Assurer le bon fonctionnement et l'organisation d'un secrétariat, incluant la dactylographie, les tâches de bureautique et les tâches administratives courantes.
• Vérifier les mouvements quotidiens : assurer le suivi des entrées et sorties journalières et signaler toute anomalie si nécessaire.
• Prendre les rendez-vous.
• Numériser et classer les documents conformément à la procédure de l'établissement.
• Programmer les interventions chirurgicales dans sa spécialité.
• Préparer et participer aux réunions de staff si nécessaire.
• Transmettre les éléments en lien avec les AMA RCP (Réunion de Concertation Pluridisciplinaire).
• Gérer administrativement les transferts intra et extra hospitaliers des patients : préparer et vérifier la complétude des dossiers de transfert (CRH, lettre de liaison, PTAH si nécessaire, ordonnance).
• Gérer les tableaux de suivi des activités du service.
• Saisir, optimiser, et vérifier l'exhaustivité du codage.
• Assurer le secrétariat de chefferie de service, incluant la gestion des listes de garde et des tableaux de service.
• Assurer le lien avec l’AMA pour la réclamation des dossiers des usagers et prendre en charge cette tâche en cas d'absence de l'AMA.
• Gérer les dossiers médicaux : numériser et classer les examens complémentaires et courriers extérieurs, organiser le contenu du dossier, et gérer le mouvement des dossiers d'archives via le logiciel Mo-archives.
• Effectuer les différentes demandes logistiques, informatiques et techniques (GMAO, GLPI, MAGH2).
• Encadrer les stagiaires en secrétariat médical : assurer le tutorat, évaluer et valider les stages sous la supervision de la coordinatrice des AMA.
• Participer à l'activité des autres secrétariats de l'établissement, en apportant une aide à la frappe ou en remplaçant en cas d'absence.
• Participer aux réunions de service et/ou aux groupes de travail au sein de l'unité et de l'établissement.

Savoir- être

• Respecter le secret professionnel
• Savoir travailler en équipe
• Etre réactif et avoir une grande adaptabilité
• Savoir gérer le stress, maîtrise de soi
• Etre autonome, rigoureux organisé
• Avoir un très bon relationnel

Savoir-faire

• Savoir renseigner et diriger
• Prendre des initiatives
• Avoir le sens des responsabilités
• Savoir orienter et filtrer les appels internes et externes
• Savoir renseigner ses interlocuteurs
• Savoir gérer l’urgence