Coordinatrice des secrétariats médicaux

CHU de Clermont-Ferrand; Clermont-Ferrand; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CHU de Clermont-Ferrand recrute un Attaché d'Administration Hospitalière catégorie A pour planifier, organiser et piloter les activités du secrétariat médical sur les sites Gabriel Montpied et le Pôle Psychiatrie, en collaboration avec les 7 Assistantes Médico Administratives référentes.

Vous assurerez l’encadrement des équipes, les plannings, le recrutement et l’intégration des agents, la coordination des processus, la qualité et l’efficience des secrétariats médicaux, et votre participation

Qualifications

• Maîtrise des techniques et des missions du secrétariat médical
• Évaluation de la charge de travail et gestion des ressources
• Compétences managériales et pédagogiques pour encadrer une équipe
• Bonne connaissance de l’institution hospitalière et de son évolution
• Capacités de conduite du changement et d’organisation
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, messagerie, Dossier Patient)
• Rigueur, discrétion et sens du service

Responsabilités

• Conseil aux directeurs dans le cadre de projets et amélioration des organisations
• Contrôle et suivi de la qualité et de l’efficience des secrétariats médicaux
• Pilotage et coordination des activités des secrétariats médicaux
• Encadrement et formation des nouvelles agentes et du personnel
• Gestion des plannings, remplacements et absences au sein des secrétariats médicaux
• Participation à des formations et groupes de travail institutionnels

Connaissances

Secrétariat médical

Management d'équipe

Analyse des charges de travail

Rigueur et organisation

Description du poste

Chargée de planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies sur le site Gabriel Montpied et le Pôle Psychiatrie en collaboration avec les 7 Assistantes Médico Administratives (AMA) référentes de pôle (exerçant des missions d’encadrement de proximité).

Responsabilités (grade Attaché d'Administration Hospitalière catégorie A)

• Conseil aux directeurs dans le cadre de futurs projets, anticipation et bilan des organisations, analyse des charges de travail, suivi, descriptions de nouveaux processus spécifiques dans le domaine du secrétariat médical
• Contrôle et suivi de la qualité et de l’efficience des secrétariats médicaux.
• Coordination de l’activité des secrétariats médicaux et son pilotage.
• Accueil, encadrement des nouveaux agents en collaboration étroite avec les secrétaires référentes de pôle
• Gestion des équipes au sein des secrétariats médicaux : planning de roulement, absentéisme, remplacement, polyvalence dans les pôles, …
• Analyse les besoins en recrutements sur les différents pôles.
• Sélection et recrutements des candidats.
• Coordonne l’apprentissage au sein des secrétariats.
• Gestion de la circulation des informations dans les secrétariats médicaux en lien avec les secrétaires référentes des pôles
• Elaboration et mise en place de procédures, protocoles, …
• Suivi de l’activité et de la facturation des bureaux des entrées décentralisées en lien avec la responsable des bureaux des entées du site
• Recensement des besoins en formation
• Organisation et animation de réunions avec les secrétaires référentes de pôle
• Membre de la commission du dossier patient
• Membre de l’AGI (Autorité de Gestion des Identités)
• Membre de la CDU
• Participation à divers groupes de travail institutionnels

Compétences requises

• Maîtrise des techniques et des missions du secrétariat médical
• Evaluation de la charge de travail
• Management et capacités pédagogiques
• Bonne connaissance de l’Institution Hospitalière et de son évolution
• Stratégie et organisation
• Conduite du changement
• Maîtrise des outils bureautiques

Compétences préférées

• Rigueur
• Disponibilité
• Discrétion, diplomatie, courtoisie dans les relations professionnelles
• Gestion des conflits
• Ouverture aux changements, force de propositions et d’organisation
• Réactivité
• Aptitude à appréhender rapidement l’organisation et le fonctionnement interne de l’établissement