Assistant(e) Institut UR_80% F/H

Ucly; Lyon; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Ucly recherche un Assistant d’Institut au sein de son Unité de Recherche à Lyon. Vous travaillerez sous la supervision de la R.A.U. et de la Directrice de l’UR, avec un emploi du temps lié au rythme universitaire et des missions transverses au personnel d’appui.

Vos missions couvrent l’organisation logistique, le suivi des factures, l’accueil des chercheurs et la rédaction de comptes rendus et synthèses. Formation bac +2/+3 exigée et intérêt pour l’environnement universitaire.

Qualifications

• Titulaire d’un bac ou d’un bac+2/+3 avec expérience sur un poste similaire.
• Bonne maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Capacité à gérer les priorités et à relayer l’information.

Responsibilities

• Réserver des salles pour les séminaires et réunions de recherche.
• Assister les déplacements des enseignants-chercheurs et des GR.
• Organiser logistique des événements scientifiques des GR.
• Suivre factures et dépenses liées aux activités des GR.
• Gérer l’accueil des chercheurs invités et le volet administratif.
• Maintenir bases de données, classer et archiver les dossiers.
• Rédiger comptes rendus et notes, et renseigner des tableaux de bord.

Skills

Loyauté & confidentialité

Esprit d'équipe

Planification & priorities

Rigueur & autonomie

Organisation & planification

Gestion réunions & événements

Accueil physique & téléphonique

Intérêt pour université

Maîtrise outils bureautiques

Education

Bac +2/+3 avec expérience

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Dans le cadre d’une création de poste de l’Unité de Recherche, en collaboration avec les responsables de groupes de recherche et rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. et à la Directrice de l’UR, l’Assistant(e) d’Institut est un(e) collaborateur(trice) de confiance, son emploi du temps est étroitement lié à la composante et doit s’adapter en fonction de la période de l’année universitaire. Il/Elle collabore également avec tout le personnel d’appui à la Recherche de l’Unité.

Les fonctions de l’Assistant(e) d’Institut peuvent évoluer en fonction des axes stratégiques de l’UCLy.

Missions et activités

Elle/il apporte une assistance administrativeaux groupes de recherche (GR) de l’UR et aux événements de recherche en propres à l’UR

• Réserver des salles pour les séminaires de groupe ou des réunions de recherche,
• Assister les déplacements des enseignant(e)s-chercheur(e)s des GR,
• Prendre en charge l’organisation logistique des évènements scientifiques des GR,
• Suivre les factures et des dépenses liées aux activités des GR,
• Suivre le volet administratif de l’accueil des chercheur(e)s invité(e)s des GR,
• Gérer des bases de données, collecter et mettre à jour des informations, organiser le classement et l’archivage des dossiers,
• Rédiger des comptes rendus, des synthèses, des notes,
• Renseigner des tableaux de bord et élaborer des indicateurs d’activités du service à partir des données collectées.

Profil et compétences

• Loyauté, confidentialité et aptitude à porter les valeurs de l’institution,
• Esprit d’équipe (qualité de la relation, flexibilité des missions),
• Capacité à gérer les priorités, à relayer l’information,
• Rigueur, efficacité, autonomie,
• Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative,
• Coordonner et organiser des réunions et événements,
• Sens de l’accueil physique et téléphonique et capacité d’adaptation aux différents publics,
• Intérêt pour l’environnement universitaire,
• Bonne maîtrise de l’environnement numérique et outils interne (Word, Excel, Powerpoint…),

Formation: Titulaire d’un bac, ou d’un bac+2/+3 avec expérience sur un poste similaire

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