Responsable administratif-ve d'institut interne

Panthéon-Sorbonne; Paris; On-site; EUR 52,000 - 75,000; Full time

Job summary

IDUP recherche un Responsable administratif-ve d'institut interne pour assurer le fonctionnement administratif et le pilotage stratégique et opérationnel du laboratoire, avec responsabilité sur les domaines financier, RH, scolarité et logistique. Vous encadrerez l'équipe BIATPSS et veillerez au respect des procédures et à la conformité.

Vous participerez à l’ingénierie de la formation, au dialogue social et au reporting, tout en soutenant la direction dans les décisions stratégiques et la

Qualifications

• Connaissances de l'enseignement supérieur et de la recherche (ESR).
• Réglementation juridique, droit public et des contrats.
• Règles de la comptabilité publique et de la gestion RH.
• Réglementation des cursus universitaires et des stages.

Responsibilities

• Assurer le bon fonctionnement administratif et piloter le laboratoire.
• Gérer les questions financières, RH, scolarité et logistique.
• Contribuer au conseil technique et stratégique et interlocuteur de proximité.
• Encadrement et gestion des carrières de l'équipe BIATPSS.
• Gestion RH des vacataires et des enseignants.
• Dialogue social et qualité de vie au travail.
• Préparation des campagnes d’emplois pour l’institut et l’unité de recherche.
• Veiller à l’entretien et l’aménagement des locaux.
• Élaboration du budget et suivi des dépenses/recettes.
• Établir et suivre les ordres de missions et états liquidatifs.
• Répondre aux audits et états budgétaires des projets de recherche.
• Suivre les dossiers et les contrats des projets pédagogiques et de recherche.
• Ingénierie de la formation et gestion du parcours étudiant.
• Inclusion des étudiants en situation de handicap et mobilité internationale.
• Appui à la gouvernance et vie institutionnelle.
• Stratégie de communication et représentation auprès des instances centrales.

Skills

Organisation et ESR

Réglementation juridique

Comptabilité publique & RH

Réglementation des cursus & stages

Gestion d'équipe administrative

Pilotage & reporting

Tableaux de bord

Gestion du changement

Gestion des conflits

Tools

Systèmes d'Information Métiers

Job description

Responsable administratif-ve d'institut interne

Offre d'emploi personnels

Descriptif de l'employeur

Fondé en 1957 sous l'impulsion d'Alfred Sauvy, l'IDUP est un institutau sens de l'article L713-1 du code de l'éducation. Il a pour missions l'enseignement, la professionnalisation et la recherche en démographie et à ce titre produit et analyse des données sur les populations humaines.

Pour répondre à ces missions, l'IDUP propose une offre de formation en Licence, en Master et en Doctorat. Cette dernière formation ainsi que la spécialité recherche du Master s'appuient sur notre équipe de recherche du Centre de Recherche de l'Institut de Démographie de Paris 1 (CRIDUP - UR 134).

Descriptif du poste

Assurer le bon fonctionnement administratif, participer au pilotage stratégique et opérationnel de la composante et du laboratoire, notamment pour les questions financières, RH, scolarité et logistique, en mobilisant l’ensemble des moyens humains, techniques et technologiques de l’IDUP et du CRIDUP.

Veiller au bon déroulement des activités d’enseignement et de recherche, à la conformité réglementaire des procédures et apporter à la direction un conseil technique et stratégique, en assurant un rôle d’interlocuteur de proximité.

Encadrement et gestion des carrières de l'équipe BIATPSS

Gestion RH des vacataires et des enseignants

Dialogue social (risques psychosociaux, conflits, qualité de vie au travail)

Préparation des campagnes d’emplois pour l’institut et l’unité de recherche

Veiller à l’entretien et l’aménagement des locaux

2. Pilotage budgétaire et financier :

Elaboration du budget

Suivi et contrôle (exécution des dépenses, suivi des recettes)

Engager les dépenses, saisir les services faits correspondants

Etablir et suivre les ordres de missions et les états liquidatifs

Répondre aux demandes d’audit et d’états budgétaires des différents projets de recherche et conventions du laboratoire

Suivre les dossiers et les contrats des nouveaux projets pédagogiques et de recherche

3. Pilotage de la scolarité et de l’offre de Formation

Ingénierie de la formation (soutenabilité des maquettes, campagnes d'évaluation et d'accréditation de l'offre de formation).

Gestion opérationnelle du parcours étudiant (campagnes de candidatures, plannings des formations, supervision du cycle complet de la scolarité).

Inclusion des étudiants en situation de handicap et accueil des étudiants en mobilité internationale.

4. Appui à la gouvernance et à la vie institutionnelle

Expertise réglementaire (conseil juridique et statutaire auprès de la directrice).

Préparation du dialogue de gestion annuel

Veiller à la bonne inscription des projets de l’institut et de l’unité de recherche dans la stratégie de l’université

Préparer, organiser et suivre les décisions du CA de l’IDUP. Coordonner l'organisation des élections de la composante

Conception d’outils de gestion et reporting statistique et d’indicateurs de pilotage

5. Communication et représentation :

Stratégie de communication et articulation avec celle de l’université

Représentation de la composante auprès des instances centrales

Participation aux réseaux internes

Profil recherché

1. Connaissances (savoirs) :

Organisation et enjeux de l’enseignement supérieur et de la recherche (ESR)

Réglementation juridique, droit public et des contrats

Règles de la comptabilité publique et de la gestion RH

Réglementation des cursus universitaires et des stages

2. Compétences (savoir-faire) :

Coordonner et encadrer les missions d’une équipe administrative resserrée tout en faisant preuve d’une forte polyvalence et d’une implication opérationnelle : avoir la capacité d’intervenir directement sur les différentes activités du périmètre, d’accompagner et, si nécessaire, de suppléer les agents afin de garantir la continuité et la qualité du service.

Manager, mobiliser et animer une équipe

Traduire une stratégie en plans d'actions

Concevoir des tableaux de bord et outils de pilotage

Mener un audit d'organisation et gérer le changement

Gérer les situations sensibles et les conflits

Savoir faire circuler l’information et rendre compte

Concevoir et piloter un projet

3. Qualités personnelles (savoir-être) :

Sens du service public et de l'intérêt général

Excellentes qualités relationnelles (écoute, diplomatie)

Rigueur, méthode, intégrité et discrétion

Capacité à décider, arbitrer et prendre des initiatives

Gestion de la pression, de la multiplicité des tâches et sollicitations, et grande réactivité

4. Maîtrise des outils et Systèmes d'Information Métiers :

Plus d'information

Niveau d'étude

Aucun

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels