ASSISTANT.E GESTION H/F

Groupe SOS; France; Hybride; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe SOS, Ysos au sein du Pôle Orne, recherche un.e assistant.e de gestion pour accompagner les équipes dans leurs activités quotidiennes. Vous assurez le standard, les tâches administratives et le suivi des documents liés à l’activité sociale et locative.

Vous collaborerez avec les professionnels du territoire, les services internes et les partenaires, en veillant à la qualité du reporting et au respect des procédures internes.

Responsabilités

• Gestion du standard téléphonique.
• Gestion du courrier entrant et sortant.
• Rédaction des comptes rendus de réunion d’équipe.
• Réalisation des statistiques liées au rapport d’activité.
• Réalisation d’enquêtes demandées par les financeurs.
• Gestion du temps de travail et des congés via PROGET.
• Préparation des documents pour les réunions.
• Archivage papier et informatique.
• Suivi des factures et liaison avec le service comptabilité.
• Suivi des mouvements de caisse (espèces, chèques services).
• Gestion des fournitures de bureau.
• Interlocuteur avec le siège, partenaires extérieurs, fournisseurs, bailleurs.
• Gestion des admissions et sorties en lien avec SIAO et DN@, et tableaux statistiques.
• Gestion des clés et des prestataires extérieurs, maintenance.
• Ouverture des compteurs et assurances.

Description du poste

L’association Groupe SOS Solidarités agit contre toutes les formes d’exclusions et accompagne inconditionnellement les publics dans leur autonomie, selon le principe fondateur « une société pour tou.te.s, une place pour chacun.e ».

Au sein du Pôle Orne de l'association Ysos, vous intégrerez un service en interaction permanente avec l'ensemble des professionnels du territoire, sous la responsabilité de l’équipe de cadres (Chefs de Services et Direction). Vous serez amené(e) à collaborer avec des travailleurs sociaux ainsi qu'avec des professionnels du secteur médical intervenant au sein de différents dispositifs d'hébergement et de logement, qu'ils soient collectifs ou individuels.

Votre rôle

Être assistant.e de gestion chez Ysos c’est rejoindre celles et ceux qui agissent chaque jour pour plus de solidarité. Vous avez le cœur à l’écoute et l’envie d’agir, nous avons cette mission pour vous :

• Standard téléphonique
• Travaux administratifs:
  • Gestion du courrier entrant et sortant
  • Tâches administratives (outils informatiques, classeurs RH, affichage …)
  • Rédaction des comptes rendus de réunion d’équipe
  • Statistiques en lien avec le rapport d’activité de l’Association
  • Statistiques et enquêtes demandées par les financeurs (DDETS, CD etc…)
  • Autres tâches administratives (Ex : relation médecine du travail/convocation, réalisations d’outils…)
  • Gestion du temps de travail : centralise les demandes de congés et modifications signées, renseignement du logiciel PROGET en lien avec la direction, gestion et suivi des feuilles d’heures.
  • Préparation des documents en vue de réunions
  • Archivage papier et informatique
  • Suivi factures : vérifie le montant des factures reçues, faire le lien avec le service comptabilité.
  • Suivi des divers mouvements de caisse (espèces, chèques services, contrôles)
• Logistique:
  • Gestion des fournitures de bureau
  • Interlocuteur avec : le siège, les partenaires extérieurs, fournisseurs, les bailleurs…
• Gestion des entrées et sorties:
  • En lien avec les logiciels SIAO, DN@, etc…, registre des admissions et des sorties, renseignement des tableaux statistiques en lien avec l’équipe.
• Gestion locative:
  • Gestion des clés,
  • Gestion des prestataires extérieurs avec le service de maintenance
  • Ouverture des compteurs + assurance