ASSISTANT.E GESTION H/F

Asile & Intégration; Bernay; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Ysos, au sein du dispositif CHUD, recrute un assistant(e) de gestion pour exercer des tâches administratives et du reporting en interaction avec les professionnels du territoire. Vous contribuerez au suivi des dossiers, à la rédaction des comptes rendus et à la centralisation des informations.

Vous assurerez la gestion du temps de travail, les archives et le lien avec le service comptabilité, dans un cadre multidisciplinaire et sous la responsabilité de l’équipe de cadres.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans l’assistance administrative et la gestion courante.
• Capacité à gérer le standard téléphonique et les tâches administratives.
• Maîtrise des outils bureautiques et du classement/rangement des documents.

Responsabilités

• Standard téléphonique et gestion du courrier.
• Tâches administratives (outils informatiques, classeurs RH, affichage).
• Rédaction des comptes rendus de réunions d'équipe.
• Établissement et suivi des statistiques liées à l’activité et aux financeurs.

Connaissances

Standard téléphonique

Gestion administrative

Rédaction comptes rendus

Gestion du temps de travail

Statistiques

Archivage

Relationnel

PROGET

Outils

PROGET

Description du poste

Au sein d'un dispositif Centre d'Hébergement d'Urgence Départementale (CHUD) de l'association Ysos, vous intégrerez un service en interaction permanente avec l'ensemble des professionnels du territoire, sous la responsabilité de l'équipe de cadres (Chef de Service et Direction). Vous serez amené(e) à collaborer avec des travailleurs sociaux intervenant au sein de différents dispositifs d'hébergement et de logement, qu'ils soient collectifs ou individuels.

Votre rôle

Être assistant.e de gestion chez Ysos c'est rejoindre celles et ceux qui agissent chaque jour pour plus de solidarité. Vous avez le coeur à l'écoute et l'envie d'agir, nous avons cette mission pour vous :

• Standard téléphonique
• Travaux administratifs :
  • Gestion du courrier entrant et sortant
  • Tâches administratives (outils informatiques, classeurs RH, affichage ...)
  • Rédaction des comptes rendus de réunion d'équipe
  • Statistiques en lien avec le rapport d'activité de l'Association
  • Statistiques et enquêtes demandées par les financeurs (DDETS, CD etc...)
  • Autres tâches administratives (Ex : relation médecine du travail/convocation, réalisations d'outils...)
  • Gestion du temps de travail : centralise les demandes de congés et modifications signées, renseignement du logiciel PROGET en lien avec la direction, gestion et suivi des feuilles d'heures, Élaboration des plannings et organisation du temps de travail des équipes.
  • Préparation des documents en vue de réunions
  • Archivage papier et informatique
  • Suivi factures : vérifie le montant des factures reçues, faire le lien avec le service comptabilité.
  • Suivi des divers mouvements de caisse (espèces, chèques services, contrôles)
• Logistique :
  • Gestion des fournitures de bureau
  • Interlocuteur avec : le siège, les partenaires extérieurs, fournisseurs, les bailleurs...
• Gestion des entrées et sorties : En lien avec les logiciels SIAO, DN[a], etc..., registre des admissions et des sorties, renseignement des tableaux statistiques en lien avec l'équipe.
• Gestion locative :
  • Gestion des clés,
  • Gestion des prestataires extérieurs avec le service de maintenance
  • Ouverture des compteurs + assurance

Permis B exigé.