Assistant(e) FM (H/F)

Elior Group; Dunkerque; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

Derichebourg FM et Elior FM recherchent une assistante administrative et coordonnatrice pour soutenir le Pilote Régional FM. Vous mettrez en œuvre et suivrez les actions, coordonnerez les échanges et contribuerez à la qualité de service délivrée au client.

Le poste requiert au moins 2 ans d'expérience en coordination multi-sites, une maîtrise avancée de MS 365 et des outils FM (MyBox, eCollab), ainsi que des connaissances de Power BI pour alimenter les tableaux de bord.

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience sur un poste administratif ou de coordination dans un environnement multi-sites.
• Maîtrise de Microsoft 365, Outlook, Excel, PowerPoint.
• Utilisation des outils FM (MyBox, eCollab...) pour le suivi et la mise à jour des demandes.
• Connaissance des bases de Power BI pour alimenter et lire les tableaux de bord.

Responsibilities

• Coordination opérationnelle: mettre en œuvre les actions décidées, suivre les plans, garantir les échéances, centraliser les informations.
• Coordination des agences: relancer les agences d'exploitation, suivre les retours et les délais, coordonner les échanges entre les acteurs, consolider les données.
• Amélioration continue: identifier les dérives, proposer des optimisations et standardiser les méthodes.

Skills

MS 365

Outlook

Excel

PowerPoint

Tools

MyBox

eCollab

Power BI

Job description

Derichebourg FM et Elior FM font partie de la branche Services d'Elior Group, constituée de 45 000 collaborateurs et générant un CA de 1,1 Mds€.

Derichebourg FM et Elior FM sont les partenaires au carrefour des ressources humaines et des ressources foncières, qui aide à accroître la performance et à améliorer l’expérience utilisateur vis-à-vis des collaborateurs et visiteurs avec une offre servicielle sur-mesure et adaptable composée de :

• Hard Facilities : prestations multitechniques pour la gestion des bâtiments
• Soft Facilities : prestations multiservices pour le bien-être des occupant s

Mission générale

En support du Pilote Régional FM, l'assistante met en œuvre, suit et relance les actions, coordonne les échanges et contribue à la qualité de service délivrée au client.

Les missions :

1. Coordination opérationnelle

• Mettre en œuvre les actions décidées
• Suivre les plans d'actions
• Garantir le respect des échéances
• Centraliser et préparer les informations

2. Coordination des agences

• Relancer les agences d'exploitation
• Suivre les retours attendus
• Contrôler les délais
• Coordonner les échanges entre les acteurs
• Consolider les données
• Alimenter les tableaux de bord
• Mettre à jour les KPI
• Suivre les plans d'actions
• Préparer les supports COPIL / COTECH
• Préparer les comptes rendus
• Mettre à jour les outils FM
• Gérer et archiver la documentation
• Préparer les réunions client
• Suivre les demandes Orange
• Assurer la traçabilité des échanges

6. Amélioration continue

• Identifier les dérives
• Proposer des optimisations
• Standardiser les méthodes
• Améliorer les outils

Profil, Expérience, Formation

• Minimum 2 ans d'expérience sur un poste administratif ou de coordination dans un environnement multi-sites.
• Maîtrise de Microsoft 365, Outlook, Excel, PowerPoint
• Utilisation des outils FM (MyBox, eCollab...) pour le suivi et la mise à jour des demandes
• Connaissance des bases de Power BI pour alimenter et lire les tableaux de bord