ASSISTANT(E) ÉVÉNEMENTIEL(LE) - H/F

ESTP; Cachan; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

ESTP à Cachan recherche une Assistante événementielle pour soutenir l'organisation des forums, conférences et salons destinés aux étudiants et partenaires.

Vous contribuerez à la préparation et au suivi logistique, administratif et opérationnel, gérerez les inscriptions et préparerez les supports de communication.

Profil Bac+2/3 en Événementiel ou Communication, première expérience souhaitée, maîtrise du Pack Office, esprit d'équipe et sens du détail.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en Événementiel, Communication, Marketing ou domaine équivalent.
• Première expérience dans l'organisation d'événements appréciée.
• Intérêt pour l'enseignement supérieur et la formation.

Responsabilités

• Organiser et coordonner les événements: forums, conférences, salons, job datings, afterworks et cérémonies.
• Gérer les plannings, rétroplanning et coordination des étapes.
• Assurer l'accueil et l'inscription des participants et des intervenants.
• Préparer les supports et documents nécessaires au bon déroulement des événements.
• Suivre le budget, les commandes et les prestataires.

Connaissances

Pack Office

Organisation

Rédaction

Communication

Gestion prestataires

Esprit d'équipe

Discrétion

Formation

Bac+2 à Bac+3 Événementiel

Description du poste

Description :Rattachée au service Relations entreprises, l'Assistante événementielle accompagne l'organisation et le bon déroulement des événements destinés à favoriser les rencontres entre les étudiants, les entreprises partenaires et les différentes parties prenantes de l'ESTP. Elle intervient en appui de la responsable du service dans la préparation, la coordination et le suivi logistique, administratif et opérationnel des événements, en lien avec les équipes internes, les campus, les prestataires et les partenaires externes.

MISSIONS PRINCIPALES

• ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS- Participer à la préparation et à l'organisation des événements : forums, conférences, salons, job datings, afterworks, cérémonies, réunions et événements institutionnels.
• - Élaborer et suivre les plannings et rétroplannings.
• - Participer à la coordination des différentes étapes de l'événement.
• - Assurer la gestion des inscriptions et des participants.
• - Préparer les supports et documents nécessaires au bon déroulement des événements.
• - Coordonner les besoins logistiques : salles, mobilier, matériel, signalétique, restauration et accueil.
• - Participer à la recherche et au suivi des prestataires.
• - Assurer l'accueil des participants et des intervenants le jour de l'événement.
• - Participer à la gestion des imprévus et au bon déroulement de l'événement.

COMMUNICATION ÉVÉNEMENTIELLE

• - Participer à la création et à la diffusion des invitations et communications liées aux événements.
• - Assurer les relances auprès des participants.
• - Préparer les supports de communication : affiches, présentations, programmes, badges, signalétique, etc.
• - Contribuer à la communication des événements sur les différents supports et réseaux sociaux.
• - Participer à la valorisation des événements après leur réalisation.

SUIVI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE

• - Mettre à jour les tableaux de suivi et bases de données liés aux événements.
• - Assurer le suivi des inscriptions, présences et retours participants.
• - Participer au suivi des commandes, devis, factures et prestations.
• - VEILLER AU RESPECT DES DÉLAIS, DES PROCÉDURES ET DES BUDGETS DÉFINIS.

BILAN ET AMÉLIORATION DES ÉVÉNEMENTS

• - Recueillir les retours des participants et intervenants.
• - Participer à la réalisation des bilans événementiels.
• - Analyser les points positifs et les axes d'amélioration.
• - Proposer des idées pour améliorer l'organisation et l'expérience des participants.

Profil recherché :

• FORMATION :- Formation Bac+2 à Bac+3 en Événementiel, Communication, Marketing ou domaine équivalent.
• - Première expérience dans l'organisation d'événements appréciée
• - Intérêt pour le secteur de l'enseignement supérieur et de la formation

COMPÉTENCES

• - Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
• - Bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités.
• - Aisance dans la gestion de plusieurs tâches simultanément.
• - Bonnes qualités rédactionnelles et communicationnelles.
• - Capacité à travailler avec différents prestataires et interlocuteurs.
• - Capacité à anticiper les besoins.
• - Esprit d'équipe.
• - Discrétion et confidentialité.
• - Organisation et gestion des priorités

LOCALISATION : Site de Cachan (94) STATUT : Technicien - Horaire collective DISPONIBILITÉ : immédiate

Type de contrat CDD - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail Travail en journée

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur