Assistant(e) du service Maîtrise d'Ouvrage F/H H/F

Responsable de Secteur; Luisant; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Habitat Drouais recherche un(e) Assistant(e) du service Maîtrise d’Ouvrage. Vous assurez un secrétariat et une assistance administrative et technique au SMO, et travaillez en lien avec les chefs de projets pour centraliser les informations et suivre les opérations.

Vous interviendrez sur l’enregistrement des documents, les agendas, les réunions et le reporting, avec possibilité de déplacements ponctuels et travail en équipe dans le cadre de projets immobiliers.

Qualifications

• Idéalement diplômé·e d’un BTS (assistant·e de manager, professions immobilières…)
• Expérience similaire en maîtrise d'ouvrage dans le secteur immobilier (promoteur, bailleur…)
• Maîtrise du Pack Office et connaissance des logiciels Tegia et Salvia seraient un plus

Responsabilités

• Secrétariat de Direction: Enregistrement du courrier de la direction et organisation des activités.
• Secrétariat du Service Maîtrise d’Ouvrage: gestion du courrier, des visas et signatures, tenue des agendas et comptes rendus.
• Assistance aux chefs de projets: centralisation et mise à jour des tableaux de bord et rapports.
• Suivi des marchés et des coûts: analyse des candidatures, rapports et suivis des marchés.
• Mise à jour et suivi des opérations dans l’ERP (Salvia, Tegia).
• Reporting régulier aux chefs de projets et travail en équipe.

Connaissances

Pack Office

Tegia

Salvia

Rigueur

Organisation

Priorités

Analyse

Synthèse

Reporting

Formation

BTS Assistant de Manager

BTS Professions immobilières

Outils

Tegia

Salvia

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Domaine d'activités et famille de métier

Assistant(e) du service Maîtrise d'Ouvrage F/H H/F

Description du poste

Domaine d'activités et famille de métier

Intitulé de poste (modifiable)

Assistant(e) du service Maîtrise d'Ouvrage F/H H/F

Nature du contrat

Temps de travail

Description de l'entreprise

Situé dans le département de l'Eure-et-Loir, à 74 km de Paris, l'Office Public de l'Habitat « Habitat Drouais » gère un parc locatif de plus de 5 600 logements (collectifs et individuels), des locaux commerciaux, des garages et des foyers répartis sur l'ensemble de l'agglomération drouaise (111 000 habitants).

Description de la mission

L’assistant(e) du service Maîtrise d’ouvrage est rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur du Patrimoine et de la Maîtrise d’Ouvrage (DPMO).
Il/elle est rattaché(e) fonctionnellement aux Chefs de Projets, avec qui il/elle travaille en lien direct et étroit.

Il/elle assure une mission de secrétariat et d’assistance administrative et technique au SMO.
Il/elle travaille en lien permanent avec l’ensemble des directions de l’office, et peut être amené(e) ponctuellement à intervenir sur le terrain, auprès des chefs de projets (notamment chantiers).

Principales activités du poste

Secrétariat de Direction :

• Assure l’enregistrement de l’ensemble du courrier de la direction périodiquement

Secrétariat du Service Maîtrise d’ouvrage, dont :

• Gestion du courrier du service
• Gestion des parapheurs et circuits de visas et signatures (marchés, bons à payer, ordres de service, etc.)
• Tenue des agendas, organisation de réunions connexes au SMO
• Prises de notes et compte-rendu de réunions

Assistance aux chefs de projets, dont :

• Centralisation et mise à jour des tableaux de bords, revues d’activités (ou revues de projets), fiches d’opérations, etc, sous le contrôle des chefs de projets
• Dans le cadre des marchés, en lien avec les chefs de projets : Assistance à l’analyse de candidatures et d’offres, préparation des rapports et des commissions des marchés
• Assistance à l’engagement et au suivi des marchés, des OS
• Assistance au suivi financier et comptable des opérations, et au suivi des financements (subventions, emprunts, agréments de l’Etat, etc.)
• Notamment via l’ERP de pilotage et de suivi des opérations (Salvia)
• Assistance au suivi et à la réalisation des travaux notamment en terme d’informations des locataires
• Assistance à la clôture des opérations : réception et suivi des levées de réserves, suivi des garanties de parfait achèvement, clôture des marchés, etc.
• Participation aux réunions de chantier à la demande et aux côtés de chefs de projets
• Met à jour le patrimoine sur l’ERP Tégia

Ces activités sont accompagnées d’un reporting régulier aux chefs de projets.

NB : cette liste n’est pas exhaustive et d’autres missions spécifiques ou transversales d’assistance et d’appui relatives au Patrimoine de l’Office peuvent lui être confiées.

• Parfaite maîtrise du Pack Office
• Connaissance des logiciels Tegia et Salvia serait un plus,
• Bon niveau d’implication et de réactivité dans les missions confiées.
• Rigueur, organisation
• Gestion des priorités et prise d’initiative
• Sens du reporting régulier, oral et écrit
• Devoir de réserve

Idéalement diplômé·e d’un BTS (assistant·e de manager, professions immobilières…),

Vous disposez d’une expérience similaire en maîtrise d'ouvrage dans le secteur de l’immobilier (promoteur, bailleur,…)

Vous aimez le travail en équipe, vous avez un esprit d’analyse et de synthèse et êtes force de proposition.

Fourchette de salaire

Localisation du poste

France, Centre - Val-de-Loire, Eure et Loir (28)