Assistant.e du service formation

Saint‑Brieuc Armor Agglomération; Saint-Brieuc; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Saint-Brieuc Armor Agglomération recherche un/une assistant.e administratif.ve formation au sein de l’équipe Recrutement-Formation. Vous assurez l’accueil téléphonique des demandes, organisez les sessions, et assurez le premier niveau d’information auprès des agents et partenaires.

Vous gérez l’organisation administrative et logistique des formations, de la mise en œuvre des devis au suivi des attestations, et vous remplacez l’assistante de direction en cas d’absence.

Qualifications

• Première expérience dans l’assistanat administratif, idéalement RH ou formation.
• Organisation, rigueur et réactivité.
• Bonne maîtrise bureautique et gestion des outils.
• Bon relationnel et sens du service public.

Responsabilités

• Accueillir téléphoniquement les demandes relatives aux formations.
• Organiser les sessions de formations: devis, inscriptions et suivis.
• Rédiger les convocations et vérifier les présents.
• Gérer les inscriptions aux formations statutaires et relier au pôle recrutement.
• Remplacer l’assistante de direction et collaborer avec les RH.
• Organiser les repas des stagiaires en lien avec les restaurants du territoire.
• Transmettre les attestations et mettre à jour les dossiers individuels.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Réactivité

Autonomie

Relationnel

Outils

Suite LibreOffice

Description du poste

Vous êtes membre de l’équipe formation composé de trois conseillers formations, et d’une assistante (affectée à 40% de son temps dans le service).

Vos missions sont principalement exercées auprès du conseiller formation sécurité (permis, CACES, habilitations électriques…).

En tant qu’assistant.e, vous assurez l’accueil téléphonique pour toutes les demandes relatives aux formations et particulièrement aux formations sécurité.

Vous assurez un premier niveau de renseignement auprès des agents ou des partenaires de la formation.

Vous travaillez en lien étroit avec le conseiller formation sécurité sur l’organisation des formations depuis la consultation jusqu’au suivi des permis, habilitations et autorisations.

Vous assurez l’organisation administrative et logistique des sessions de formations, de la mise en œuvre des devis à la constitution des groupes de stagiaires.

Vous assurez également la mise en signature des conventions de formations, la rédaction des convocations, et la vérification des présents.

Vous assurez la réservation des repas pour les stagiaires en lien avec les restaurants du territoire.

Vous assurez en propre le suivi et la gestion des inscriptions aux formations statutaires obligatoires, en lien avec l’équipe du pôle recrutement.

Vous êtes garant.e de la transmission aux agents de leurs attestations individuelles et les incrémenter les dossiers individuels.

Vous assurez également le remplacement de l’assistante de direction en cas d’absence, aux côtés des deux autres assistantes RH.

Enfin, vous contribuez à la dynamique et la vie du service Recrutement-Formation, dans un esprit de collaboration et plus largement à la transversalité au sein de l’ensemble de la Direction Mutualisée des Ressources Humaines.

Vous disposez d’une première expérience dans l’assistanat administratif, idéalement dans le domaine des ressources humaines ou de la formation.

Vous êtes reconnu.e pour votre organisation, votre rigueur et votre réactivité. Vous savez gérer plusieurs demandes en parallèle, suivre des échéances et assurer un suivi administratif fiable.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Suite Libre Office: Writer, Calc) et les logiciels de gestion et savez rapidement prendre en main de nouveaux outils.

Doté.e d’un bon relationnel, vous appréciez le contact avec des interlocuteurs variés. Vous savez accueillir, renseigner et orienter les agents et les partenaires avec écoute, clarté et diplomatie.

Vous êtes capable de travailler en autonomie sur les tâches qui vous sont confiées, tout en sachant alerter et travailler en étroite collaboration avec les conseillers formation et les autres membres de l’équipe.

Votre capacité à être rapidement opérationnel.le et votre sens du service public seront particulièrement recherchés.

CONDITIONS DE RECRUTEMENT

• CDD de 2 mois renouvelable en fonction des besoins du service. Disponibilité immédiate attendue

• Poste à temps complet: cycle de travail de 37h30 permettant de bénéficier soit d’une demi journée libérée/semaine soit d’une journée libérée/15 jours.

• En cas d’utilisation des transports en commun pour vos déplacements domicile-travail, la collectivité prend en charge 75 % du coût de votre abonnement mensuel au train, quelle que soit la durée de votre contrat.

• Accès possible à un parking en centre-ville, pris en charge par la collectivité

• Lieu de travail: DMRH, 5 rue du 71ème RI à Saint-Brieuc

RENSEIGNEMENT

Pour recevoir des informations complémentaires, merci de contacter Jennifer LE MIGNON DRH adjointe au 02 96 (63 25 08) ou Benoit LE FOL, conseiller formation sécurité au 02 96 (77 20 72).