Assistant.e du Maire

Mairie de Villeurbanne; Villeurbanne; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

La Mairie de Villeurbanne recrute un(e) assistant(e) du Maire pour assurer le secrétariat, la gestion d’agenda et l’interface avec les élus et services. Vous contribuerez à l’organisation des réunions, à la rédaction de courriers et à la coordination des dossiers du maire et du cabinet.

Vous assistrez le directeur.trice de cabinet et assurerez le suivi des dossiers; des déplacements et la logistique des réunions seront aussi à organiser.

Qualifications

• Secrétariat du maire et gestion efficace de l’agenda.
• Concevoir et organiser des réunions et des instances.
• Rédaction de courriers spécifiques sur demande du maire ou du cabinet.
• Maîtrise de l’anglais intermédiaire pour correspondances et échanges.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du maire et planifier les rendez-vous.
• Préparer et organiser les réunions du maire et du cabinet.
• Rédiger et trier les courriers et documents entrants/sortants.
• Suivre les demandes et parapheurs en lien avec le directeur de cabinet.
• Veiller à l’accueil et à la logistique des réunions.
• Coordonner les déplacements et les documents transférés au maire.

Connaissances

Secrétariat

Gestion agenda

Organisation réunions

Anglais intermédiaire

Rédaction courriers

Archivage

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 163 000 habitants, 16ème ville de France), recrute par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut par voie contractuelle, un.e assistant.e du Maire, sur le cadre d’emploi des attachés territoriaux.

• Secrétariat du maire
• Interface entre les élus, les services de la collectivité, les partenaires ou les administrés et cohésion d’équipes transversales
• Management des chauffeurs du maire

Secrétariatdu maire, en binôme avec l’assistante du directeur de cabinet:

• Gérer l’agenda du maire
• Concevoir et organiser des réunions
• Gérer et suivre les demandes, courriers et documentations entrants et sortants, les parapheurs
• Rédaction de courriers spécifiques à la demande du maire ou du directeur.trice de cabinet

Secrétariat du maire:

• Veiller à la qualité de l'accueil lors des réunions dans le bureau du maire ou en salle des audiences, y compris sur l'aspect logistique
• Coordonner la logistique : gestion des fournitures, du matériel et de la documentation pour le maire
• Veiller à la tenue du bureau du maire et de la salle des audiences
• Gérer et suivre les conventions pour les œuvres remises au maire
• Trier, dépouiller, classer et archiver des documents

Organisation des déplacements du maire:

• Organiser les déplacements hors agglomération du maire, en France et à l’étranger
• Gérer les frais du maire

Élaboration et suivi des dossiers:

• Élaborer les dossiers de travail pour les rendez-vous avec les institutionnels
• Piloter des actions ou des projets: séminaires, animation d’ateliers

Interface entre les élus, les services de la collectivité, les partenaires ou les administrés :

• Préparer les dossiers du maire pour le lendemain et lui remettre la veille, en lien avec l'agenda
• Transmettre au maire les parapheurs qui le concernent, après vérification de la qualité rédactionnelle des documents soumis à sa signature

Cohésion d’équipes transversales:

• Définir, mettre en œuvre, animer et suivre les séminaires pour les élu.e.s et/ou les assistant.e.s de direction, d’élus, de cabinet et du maire et/ou d’autres thématiques à la demande du maire ou du directeur de cabinet ou sur initiave propre
• Animer le collectif d’assistant.e.s de direction, d’élus, de cabinet et du maire

Management des chauffeurs du maire:

• Organiser le travail selon les compétences et la réglementation en vigueur ; définir les tâches à accomplir ;
• Évaluer, développer et valoriser les compétences
• Organiser les équipements du service

Remplacement de l’assistante du directeur de cabinet, en cas d’absence

Compétences

• Techniques de secrétariat et de bureautique
• Techniques de recherche documentaire
• Base en communication liée aux techniques d’accueil et d’écoute : accueil téléphonique et accueil physique
• Maîtrise de l’anglais intermédiaire
• Gestes et postures liés à la prévention des conflits
• Technique de management, de communication et de conduite de projet
• Savoir-faire
• Maîtriser l’outil bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Maîtriser les techniques de secrétariat et de classement
• Maîtriser les techniques d’accueil, d’écoute, d’analyse et de reformulation
• Posséder une maitrise rédactionnelle
• Appréhender le caractère d’urgence des activités et de l’information à transmettre
• Gérer des situations relationnelles complexes et/ou conflictuelles
• Élaborer des procédures, des tableaux de bord
• Définir les besoins en effectifs et les moyens associés
• Planifier et répartir les activités en fonction des contraintes du service
• Responsabiliser ses collaborateurs et favoriser la prise d'initiative
• Arbitrer et /ou décider entre différentes propositions
• Savoir être et attitudes requises
• Travailler de manière autonome, en transversalité et en équipe
• Être force de propositions
• S’adapter au changement et aux diverses situations
• Disposer de qualités relationnelles
• Avoir des qualités d’organisation
• Discrétion et prise de recul

Contraintes du poste

• Des dépassements d'horaire sont quelquefois nécessaires
• Horaires variables en fonction de la présence du maire (amplitude possible de 8h00 à 19h00)