Assistant(e) des Ventes - Rochefort

Taleez; Rochefort; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Taleez à Rochefort recherche une Assistante Administration des Ventes pour assurer le suivi administratif et commercial des dossiers clients, de la signature à la livraison et à la pose.

Vous veillez à la conformité des dossiers et à la circulation des informations entre les clients, les vendeurs, les fournisseurs et les services internes.

Ce poste exige rigueur, sens du service client et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, en respectant les procédures internes.

Qualifications

• Sens de l’organisation et rigueur administrative.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Bon relationnel et sens du service client.
• Réactivité et gestion des priorités.

Responsabilités

• Réaliser le secrétariat et la gestion administrative de l’établissement.
• Contrôler les dossiers de vente et les documents contractuels.
• Transmettre les commandes aux fournisseurs selon les procédures.
• Suivi administratif des dossiers jusqu’à livraison et pose.
• Veiller à la traçabilité et à la confidentialité des informations.

Connaissances

Organisation

Rigueur administrative

Gestion multi-dossiers

Contrôle qualité

Relation client

Réactivité

Aisance téléphonique

Rédaction

Travail en équipe

Discrétion

Outils

Bureautique

Description du poste

L’Assistante Administration des Ventes assure le suivi administratif et commercial des dossiers clients, depuis la signature de la commande, jusqu’à la livraison et à la pose.

Elle veille à la conformité des dossiers, au respect des procédures internes et à la bonne circulation des informations entre les clients, les vendeurs, les fournisseurs, le dépôt, le service planning et le SAV.

Dans le cadre de ses fonctions, elle est notamment chargée :

• D’assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques, des télécopies, des courriels et du courrier postal ;
• D’assurer les travaux de secrétariat et de gestion administrative de l’établissement ;
• De contrôler les dossiers de vente transmis par les vendeurs et notamment la régularité formelle des documents contractuels (bon de commande, devis descriptif, etc.) en ce qui concerne les dates, les identités et adresses, les signatures et paraphes, ainsi que les acomptes et les échéanciers ;
• De contrôler la conformité des commandes de mobilier et d’électroménager (quantités, références, coloris, descriptifs, options, accessoires, etc.) avec la commande validée par le client ;
• De vérifier la présence et la conformité de l’ensemble des documents annexes nécessaires au traitement du dossier (attestation de TVA, plans acceptés et signés, fiche tarif de pose, documents techniques, etc.) ;
• D’assurer le suivi administratif des dossiers clients jusqu’à leur livraison et leur pose si besoin ;
• De vérifier la cohérence des informations entre les différents documents composant le dossier client et de signaler toute anomalie au vendeur ou au responsable du magasin ;
• De transmettre les commandes aux fournisseurs conformément aux procédures internes et dans les délais impartis ;
• De contrôler les accusés de réception de commandes fournisseurs et de signaler toute différence ou anomalie constatée par rapport à la commande client ;
• De constituer et transmettre le dossier complet de livraison et de pose destiné au dépôt ;
• De suivre les délais de fabrication, de livraison et de mise à disposition des marchandises et d’alerter les personnes concernées en cas de retard ou de difficulté ;
• De participer à la coordination entre le magasin, les vendeurs, les fournisseurs, le dépôt, le service planning et le service SAV afin de garantir le bon déroulement des dossiers ;
• D’assurer le suivi administratif des réclamations clients et des interventions SAV et de transmettre les informations nécessaires aux différents interlocuteurs ;
• De transmettre au service du personnel du siège social toutes les informations relatives au personnel du magasin (congés, absences, arrêts maladie, etc.) dans le respect des procédures internes ;
• D’assurer le classement, l’archivage et la conservation des dossiers clients et des documents administratifs du magasin ;
• De veiller à la mise à jour des fichiers, tableaux de bord et outils de suivi nécessaires au bon fonctionnement administratif et commercial du magasin ;
• D’accueillir et renseigner les clients dans le magasin lorsque l’ensemble des vendeurs est occupé, et de prendre leurs coordonnées ou leur demande afin d’assurer un suivi adapté ;
• De réceptionner les appels entrants, d’identifier la demande du client ou de l’interlocuteur et de transmettre les informations au collaborateur concerné lorsque cela est nécessaire ;
• De contribuer à la qualité de l’accueil et à l’image du magasin par un comportement professionnel, courtois et orienté vers la satisfaction du client ;
• De rendre compte sans délai au responsable du magasin des difficultés de toute nature rencontrées avec les clients, les fournisseurs, les vendeurs, le service planning, le SAV ou de toute difficulté d’ordre administratif, commercial ou strictement technique ;
• D’alerter sa hiérarchie sur toute anomalie susceptible d’avoir une incidence sur les délais, la rentabilité, la satisfaction client ou le bon déroulement d’une commande ;
• De respecter les procédures internes, les délais de traitement et les consignes de la direction ;
• De participer, plus généralement, à toute mission administrative nécessaire au bon fonctionnement du magasin et relevant de ses compétences.

L’Assistante Administration des Ventes travaille en relation permanente avec :

• Le responsable du magasin ;
• La secrétaire de Direction;
• Les vendeurs/concepteurs ;
• Les clients ;
• Les fournisseurs et fabricants ;
• Le dépôt ;
• Les poseurs et, plus généralement, les différents intervenants liés aux commandes clients.

Responsabilités :

L’Assistante Administration des Ventes est responsable de la fiabilité et du suivi administratif des dossiers qui lui sont confiés. Elle doit notamment veiller à :

• La complétude et la conformité des dossiers ;
• La fiabilité des informations transmises aux différents interlocuteurs ;
• Le respect des délais et procédures internes ;
• La traçabilité des échanges et des actions réalisées ;
• La bonne circulation des informations entre les différents services ;
• La confidentialité des informations auxquelles elle a accès ;
• La remontée rapide de toute anomalie ou difficulté à son responsable.

Qualités et compétences attendues

• Sens de l’organisation et rigueur administrative ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Esprit de contrôle et attention aux détails ;
• Bon relationnel et sens du service client ;
• Réactivité et capacité à gérer les priorités ;
• Aisance téléphonique et rédactionnelle ;
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques ;
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec différents interlocuteurs ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Autonomie dans l’organisation quotidienne du travail ;
• Capacité à identifier une anomalie et à la faire remonter rapidement.