Assistant(e) de gestion - Lyon

Nepsen; Lyon; Vor Ort; EUR 20.000 - 27.000; Teilzeit

Zusammenfassung

NEPSEN recherche un assistant.e de gestion administrative en CDD de 6 mois, à Lyon, temps partiel 24 h/semaine, près de Gerland. Vous travaillerez sous la responsabilité du Responsable d’opération de NEPSEN EnR et de la Direction Administrative et Financière du Groupe NEPSEN.

Vous intervenez sur l’ensemble des activités administratives et de gestion de l’équipe opérationnelle, au sein d’une équipe de 13 personnes, et assurez le secrétariat, la gestion des dossiers clients et la facturation.

Qualifikationen

• Expérience en secrétariat et gestion administrative souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire.
• Bonne organisation et rigueur requises pour le suivi des tâches.

Aufgaben

• Accueil téléphonique et physique, gestion boite mail et courrier.
• Gestion documentaire sur serveur et plateformes (OneDrive, SharePoint, Teams).
• Gestion des factures, relances et suivi des achats et notes de frais.
• Assistanat projet: suivi des certificats, échanges avec ingénieurs et maîtises d’ouvrage.
• Réunions d’équipe et suivi administratif courant.

Kenntnisse

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Gestion des dossiers

Suivi administratif

Tools

OneDrive

SharePoint

Teams

Jobbeschreibung

Emploi d’assistant. e de gestion administrative, emploi en CDD DE 6 mois à temps partiel (24 h/ semaine), basé à Lyon près de Gerland, sous la responsabilité à la fois du Responsable d’opération de NEPSEN EnR et de la Direction Administrative et Financière du Groupe NEPSEN.

L’assistant.e de gestion est susceptible d’intervenir sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de l’équipe opérationnelle et ce, sur les aspects administratifs et de gestion.

Elle / Il détient un poste clé dans le fonctionnement d’une équipe de 13 personnes

SECRETARIAT / ADMINISTRATION

• Accueil téléphonique et physique, suivi et gestion boite mail standard
• Opérations classiques de secrétariat (courrier, classement, gestion courante des bureaux)
• Gestion documentaire sur serveur, OneDrive, Teams SharePoint, Archivage numérique

GESTION

• Mise à jour du suivi commercial, RAO marchés publics, préparation de candidatures, pièces administratives et références
• Administration des ventes
• Création des nouvelles affaires sur notre logiciel de gestion en adéquation avec les contrats clients et de sous-traitance et/ou co-traitance
• Tenue des dossiers clients sur les serveurs et dans notre logiciel de gestion
• Facturation
• Relances client
• Gestion des en-cours
• Vérification et gestion des notes de frais de l’équipe, congés, RTT
• Support local à la comptabilité centrale (collecte factures,) suivi et gestion des achats, frais généraux agence
• Assistanat projet: Gestion et suivi des certificats de paiement, échanges avec les ingénieurs, les entreprises de travaux ainsi que les maîtrises d’ouvrage
• Réunion d’équipe hebdomadaire et réunion de gestion