Alternance - Assistant de site H/F

Gepsa SA; Bobigny; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

GEPSA recherche un(e) Responsable administratif et RH pour son site de Bobigny. Vous assurez le secrétariat du Responsable de site, les reportings et la liaison avec le siège, tout en veillant au suivi des budgets et des prestations.

Vous coordonnez les activités RH, la formation, le recrutement et la sécurité, et vous assurez l’interface entre les services et les partenaires externes. Poste en présentiel, statut cadre.

Qualifications

• Expérience secrétariat et gestion de site.
• Maîtrise des outils de reporting et suivi budgétaire.
• Capacité à interfacer le siège et le site et à coordonner les services.

Responsibilities

• Gérer le secrétariat du Responsable de site: courrier, appels, rendez-vous, documents.
• Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus.
• Servir d’interface entre le siège et le site.
• Établir des reportings mensuels et annuels et des supports de présentation.
• Suivre les commandes d’investissement et le budget pour l’accueil et le transport.
• Négocier les tarifs avec les fournisseurs et suivre la facturation.
• Établir les devis et les factures et suivre les paiements.
• Référent RH du site: paie, intégration, formalités, recrutement.
• Ambassadrice Santé Sécurité du site.

Skills

Gestion administrative

Interface siège-site

Négociation fournisseurs

Communication

Tools

Chorus

Job description

GEPSArépond aux appels d’offres lancés par le Ministère de la Justice,Ministère de l’Intérieur et autres Administration Publiques GEPSAparticipe aufonctionnement d’établissements publics dans le cadre de marchésmulti-techniques et multiservices. Experts en facility management, nousproposons à nos clients des prestations de services à l’immeuble (maintenance,nettoyage…), services à la personne (restauration, hôtellerie, cantine) etservices à l’insertion (Ateliers de production, orientation et formation professionnelle).

Chiffres clés: CA 200 M€ / 900 salariés / 74 établissements répartis sur toute la France

Vos Missions seront les suivantes:

Gestion administrative du site et des services :

• Être encharge du secrétariat du Responsable de site (gestion du courrier, réception etfiltrage des communications téléphoniques, gestion des rendez-vous, frappe etprésentation de document)
• Organiserles réunions et rédige les comptes rendus
• Jouerle rôle d’interface entre le siège et le site
• Etablirdes reportings mensuels (RMA), annuels (RAA) et des supports de présentation(Revue Annuelle par exemple) nécessaires auprès de l’Administration ainsi quele suivi de l’historique des interventions
• Suivreles commandes d’investissement, les commandes de l’Accueil Famille et duTransport dans le respect du budget
• Négocierles tarifs avec les fournisseurs
• Suivrela facturation et les relances fournisseurs
• Etablirdes devis et des factures pour l’AP et les déposer sur Chorus. Suivre lepaiement des factures.

Suivi des Ressources Humaines :

• Êtrele/la Référent(e) RH sur le site (transmission des éléments variables de paie,suivi du parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs, gestion desformalités administratives pour les nouveaux collaborateurs, gestion desprocess de recrutement)
• AmbassadriceSanté Sécurité du site
• Assurerla mise en œuvre du plan de formation pour les salariés du site
• Participerau recrutement des intérimaires et au suivi des candidatures
• Reportingdes données intérim sur Sharepoint et suivi de la facturation
• Jouer le rôle d’interface entre les services