Assistant de gestion des ressources humaines H/F

GIP Compétences; Guyancourt; Hybride; EUR 22 000 - 29 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Transport et remboursement partiel des

Restaurant d’entreprise

Parking sécurisé

Activités culturelles et sportives à优惠

Résumé du poste

GIP-FCIP, situé au site de Guyancourt (78), recherche un Assistant / Gestionnaire des Ressources Humaines et du recrutement pour soutenir les activités RH du DRAFPIC-GIP.

Le poste relève du droit public et implique la gestion administrative du personnel, le recrutement et le développement des compétences, avec des conditions de travail 100% sur site et possibilité de télétravail après 3 mois.

Qualifications

• Formation en Gestion Administrative, en Ressources Humaines ou en Droit serait appréciée.
• Diplôme: Bac à Bac+2 souhaité.
• Expérience d’au moins 5 ans dans une fonction similaire RH/administration.
• Connaissances RH: recrutement, gestion et administration du personnel, formation.
• Connaissance de la fonction publique d’État serait un plus.
• Qualités rédactionnelles et de communication attestées.

Responsabilités

• Gérer le suivi administratif des personnels du DRAFPIC et du GIP.
• Publier les offres d’emploi et gérer les candidatures.
• Préparer l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants.
• Contribuer au plan de développement des compétences et à des enquêtes réglementaires.
• Organiser logistique des réunions et entretiens.

Connaissances

Maîtrise des processus RH

Recrutement

Gestion administrative RH

Rapport et tableaux de bord RH

Rigueur et organisation

Communication écrite et orale

Formation

Bac à Bac+2

Formation en Gestion Administrative, RH ou Droit

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Canva

Description du poste

DESCRIPTION DE L’EMPLOYEUR :

L'académie de Versailles, la première de France par l’importance de ses effectifs, regroupe quatre départements :

les Yvelines (78), l’Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val-d’Oise (95).

Première académie de France par l’importance de ses effectifs avec près de 1 200 000 élèves dans le premier et le second degré, soit près de 10% des effectifs scolarisés de la France, l’académie de Versailles accueille et gère plus

de 100 000 agents (enseignants, personnels d’encadrement, d’éducation, administratifs, techniciens, ouvriers, de service et de santé).

Le Groupement d’intérêt public-formation continue et insertion professionnelle (GIP-FCIP) de l’Académie de Versailles a pour objet le développement d’une coopération concertée au niveau de l’académie dans les domaines de la formation tout au long de la vie et de l’insertion professionnelle.

En appui de la politique de développement et de l’accompagnement de la formation professionnelle portée par la Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue - Site Versailles (DRAFPICSV), le GIP-FCIP gère, pour l’académie de Versailles, les activités des structures et dispositifs suivants :

• le Centre Académique de Formation Continue (CAFOC)
• le Centre de Formation des Apprentis (CFA académique)
• le Dispositif Académique Bilan et Mobilités (DABM)
• le Dispositif Académique de Validation des Acquis d’Expérience (DAVA)
• les Fonds Européens Structurels et d’Investissement (FESI)
• les Instituts de Formation des Aides-Soignants et Auxiliaires de Puériculture (IFAS/IFAP)
• le service Développement et Appel d’Offres (DEV/AO)

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :

Le service de la formation continue des adultes de l’académie de Versailles assure le suivi et l’accompagnement de structures de formation (GRETA) et de gestion (GIP-FCIP) organisées en un réseau intervenant sur l’ensemble du territoire de l’académie, afin de répondre aux besoins de formation et de qualification de tous les publics.

Le service Ressources Humaines DRAFPIC-GIP :

Effectifs du service : 5 ETP, dont le chef du service RH, 1 adjoint, 1 chargé de mission et 2 gestionnaires (3 A et 2 B)

Le poste est situé au sein du service des ressources humaines commun à la DRAFPIC (délégation académique à la formation professionnelle initiale et continue) et au GIP-FCIP (Groupement d’Intérêt Public-Formation Professionnelle et Insertion Professionnelle) sur le site de Guyancourt (78).

Le service de Ressources Humaines décline et met en œuvre la politique RH en matière de recrutement et intégration, d’administration du personnel et de gestion des carrières, de la formation, des relations sociales, etc. dans le respect des obligations légales et réglementaires. Il est en relation quotidienne avec les autres services supports (service administratif et financier, service paie) et les services marchands, la Direction, les services des personnels du rectorat et les agents de la structure.

Le pôle d’assistanat en ressources humaines (2 agents de catégorie B) assure la gestion administrative et opérationnelle des activités RH, en appui aux RRH et chargés de mission.

Polyvalent et pro-actif, il assiste le chef de service RH et l’équipe RH dans l’accomplissement des tâches, le suivi des dossiers et les relations avec les agents. Il participe à la mise en œuvre des procédures internes et des circulaires du rectorat liées à la gestion des ressources humaines et inscrit son action dans la démarche de qualité continue de la structure.

DESCRIPTIF DU POSTE :

Fonction : Assistant / Gestionnaire des Ressources Humaines et du recrutement

Fonction du supérieur hiérarchique, N+1 : Chef du service RH DRAFPIC-GIP

Vous assurez l’assistanat polyvalent du service des Ressources Humaines en binôme avec un autre gestionnaire.

Au quotidien, vous assurez la gestion et le suivi des agents d'un service déconcentré avec la réalisation d’actes administratifs dans le respect des règles, des techniques et la mise en application des procédures internes.

Activités principales :

• Gestion et suivi des personnels :
  • Assurer le suivi administratif des personnels au niveau des entités de la DRAFPIC et du GIP en lien avec les arrivées, la gestion de carrière et les départs des agents :
  • Etablir et mettre en forme des documents administratifs (contrats, avenants, attestations, ordres de mission, …)
  • Suivre les échéances (fin de période d’essai, renouvellements de contrats, entretiens professionnels, …)
  • Veiller à l’archivage des pièces administratives, des mails et des courriers, gestion du mail générique
  • Mettre à jour les tableaux de bord, indicateurs RH, annuaires et listes de diffusion
  • Participer à l’organisation et à la logistique des réunions, instances, entretiens, élections professionnelles
  • Assurer le suivi administratif et logistique des entrées et les sorties
  • Traiter les sollicitations entrantes de son périmètre selon les procédures et outils en vigueur pour la gestion du temps et des absences, l’interface avec les interlocuteurs (chefs de service, agents, services gestionnaires). Le cas échéant, les réorienter et alerter.
• Recrutement et intégration des nouveaux agents :
  • Apporter un appui aux opérations de recrutement au fil de l’eau :
    • Publier les offres d’emploi en interne et sur les plateformes dédiées
    • Gérer les candidatures et les échanges avec les candidats (accusés de réception, classement, planification des entretiens, accueil téléphonique et physique, collecte des pièces administratives, préparation des offres financières, réponses négatives, …)
    • Préparer l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants (logistique : badges, kit de bienvenue, communication interne, …)
    • Participation à des salons d’emploi ou des job‑dating
• Formation et accompagnement des parcours professionnels des agents :
  • Relayer les propositions de formation auprès des agents et procéder aux inscriptions si nécessaire, mettre à jour le plan de développement des compétences
  • Traiter les entretiens d’évaluation professionnelle annuels et recenser les besoins de formation
  • Contribuer à la collecte des données statistiques pour la réponse aux enquêtes et comités
  • Préparer des communications internes en concertation avec le chef de service et les chargés de mission

Cette liste est non exhaustive. D’autres missions pourront être définies et intégrées, selon les besoins du service et l’évolution de la structure.

PROFIL RECHERCHÉ :

Formations et qualifications nécessaires : Une formation en Gestion Administrative, en Ressources Humaines ou en Droit serait appréciée. Également, des qualités rédactionnelles et de communication verbale sont exigées.

Diplôme : Bac à Bac+2, souhaité BAC 2+.

Type de profil : débutant intermédiaire confirmé expert

Expérience confirmée d’au moins 5 ans dans une fonction similaire, dans le domaine de la gestion des ressources humaines et/ou administration générale

Type de parcours académique souhaité : Bac général, BTS (Support à l’Action Managériale SAM ; Gestion de la PME GPME entre autres)

Compétences attendues : techniques et comportementales

Connaissances, savoir :

• Maitrise des processus RH (recrutement, gestion et administration du personnel, formation, …)
• Connaissance de la fonction publique d’Etat serait un plus.

Savoir-faire :

• Solide maîtrise des outils bureautique, outils collaboratifs, et de messagerie : Word (compétences en publipostage), Excel (traitement de bases de données et fonctions avancées), Outlook, Powerpoint et Canva (un plus)
• Maîtrise approfondie de la réglementation RH
• Capacité à utiliser les outils de gestion du temps et à produire des tableaux de bords RH
• Capacité à analyser des données RH et à contribuer à des rapports ou enquêtes réglementaires (bilan social, emploi handicap, travailleurs étrangers en France, etc.)
• Maîtrise de l’expression orale et qualités rédactionnelles confirmées (courriers, attestations, notes, etc.)
• Savoir prioriser ses tâches et respecter des délais réglementaires stricts
• Forte autonomie dans l’organisation du travail, tout en rendant compte à la hiérarchie
• Concevoir des supports de suivi et de gestion (être force de proposition sur ces missions)

Savoir être :

• Savoir rendre compte et alerter
• Importante prise d’initiative
• Sens relationnel et diplomatie
• Confidentialité et discrétion
• Rigueur, méthode et capacité de priorisation
• Capacité de travailler en équipe

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :

Conditions particulières d’exercice : Le poste implique une souplesse horaire et une capacité d’adaptation dans l’organisation du travail, en particulier lors des périodes de forte activité (pics de recrutement, instances du GIP, …) dans le respect des échéances et des délais imposés par le calendrier institutionnel.

Liaison hiérarchique : au Chef du service des Ressources Humaines

Liaisons fonctionnelles : Relations régulières avec tous les services du GIP (cf. activités marchandes et services recruteurs) et les autres services support (cf. paie, service administratif et financier, comptabilité, communication, DSI), ainsi que les services du Rectorat.

Type de contrat : Contrat de Droit Public en CDD (1 an, renouvelable) sur emploi permanent

Quotité de travail : 100 %

Temps de travail : 1607 heures annuelles, temps de travail hebdomadaire 37h40

Congés annuels : 45 jours en année complète ou au prorata de la durée du contrat

Encadrement : Oui Non

Télétravail : Possible Oui, après 3 mois d’ancienneté, et dès lors que l’adaptation à l’emploi et l’autonomie sont acquises. Non

Fourchette indicative de rémunération : 22 000 à 29 000 € brut/an, selon le profil du candidat, le niveau d’études et d’expérience professionnelle, en adéquation avec le type de poste de cat. B

Avantages :

• 75 % de l’abonnement des frais de transport pris en charge.
• Accès au restaurant d’entreprise.
• Accès à un parking sécurisé, sur demande.
• Activités culturelles, sportives et de loisirs à tarif préférentiel.

PERSONNE A CONTACTER :

adresser le dossier de candidature (l’envoi du CV et d’une lettre de motivation est obligatoire, dans un délai d’un mois à partir de la date de publication de l’offre d’emploi) à l’attention de : Madame Paula SOUBEYRAN, Responsable du service de Ressources Humaines DRAFPIC-GIP