Assistant(e) de gestion administrative (H/F)

Maison enova; Hangenbieten; On-site; EUR 25,000 - 30,000; Full time

Job summary

Maison Enova recrute une personne administrative polyvalente pour piloter la gestion des devis, commandes et facturation, et suivre les chantiers au quotidien.

Rattaché(e) au dirigeant, vous serez son bras droit administratif et assurerez l'accueil des clients et partenaires, la tenue des dossiers et les relances clients.

Formation Bac+2 en gestion ou assistanat (BTS GPME/SAM ou équivalent) avec 2–3 ans d'expérience; rigueur, autonomie et sens du service requis.

Qualifications

• Formation Bac+2 en gestion ou assistanat avec 2–3 ans d'expérience sur poste similaire.

Responsibilities

• Récupération des devis et éléments techniques auprès des commerciaux.
• Récupération des commandes et saisie dans le CRM et le logiciel de gestion; constitution des dossiers clients.
• Facturation: émission des acomptes et solde, suivi des encaissements et relance des impayés.
• Achats et relation avec l'expert-comptable: enregistrement et classement des factures; transmission mensuelle des pièces.
• Notes de frais et kilomètres: collecte et contrôle des notes, réconciliation pour paie.
• Démarches administratives des chantiers: déclarations préalables, autorisations et attestations.
• Commandes fournisseurs et livraisons: passage des commandes, suivi des délais et litiges.
• Suivi des chantiers et planning: organiser les interventions et relayer l'avancement jusqu'à la facturation.
• Appui au dirigeant: gestion d'agenda, courrier, appels; tableaux de bord Excel (CA, devis, chantiers).
• Accueil clients et partenaires: réponse et orientation des appels.

Skills

Excel

CRM

Devis et facturation logiciel

Comptabilité de base

Rédaction professionnelle

Education

Bac+2 gestion / assistanat (BTS GPME, BTS SAM ou équivalent)

Tools

CRM logiciel

Logiciel de devis et facturation

Excel (Tableaux Croisés Dynamiques)

Job description

Maison Enova installe des solutions de confort et d'énergie chez les particuliers : climatisation, pompes à chaleur, photovoltaïque et bornes de recharge. Pour accompagner sa croissance, l'entreprise recrute la personne qui tiendra l'ensemble de la gestion administrative, du devis jusqu'à la facture, et qui suivra les chantiers au quotidien.https://maison-enova.fr/

Rattachement : directement au dirigeant, dont il ou elle sera le bras droit administratif.

Missions

Récupération des devis et des éléments techniques auprès des commerciaux

Récupération des commandes des commerciaux et retranscription dans le CRM et le logiciel de gestion.Constituer les dossiers clients complets : bon de commande, pièces justificatives, dossiers d'aides éventuels.

Facturation clientsÉmettre les factures d'acompte et de solde, suivre les encaissements et relancer les impayés.Tenir à jour l'état des paiements et alerter le dirigeant sur les retards.

Achats et relation avec l'expert-comptableEnregistrer et classer les factures d'achat et de vente.Transmettre chaque mois les pièces à l'expert-comptable : ventes, achats, relevés, notes de frais.Répondre à ses demandes de justificatifs.

Notes de frais et kilomètresCollecter et contrôler les notes de frais des équipes, puis les transmettre au comptable.Relever chaque mois les kilomètres des chauffeurs et techniciens et préparer le récapitulatif pour la paie.

Démarches administratives des chantiersPréparer et déposer les déclarations préalables de travaux en mairie, notamment pour le photovoltaïque.Suivre les autorisations, les demandes de raccordement et les attestations nécessaires.

Commandes fournisseurs et livraisonsPasser les commandes de matériel selon le planning des chantiers.Suivre les délais et les livraisons, contrôler les bons de livraison et traiter les litiges.Suivi des chantiersTenir le planning des interventions avec les équipes, les installateurs et prévenir les clients.Suivre l'avancement de chaque chantier jusqu'à la réception et la facture de solde.

Appui au dirigeantGérer l'agenda, le courrier, les appels et les emails.Préparer des tableaux de bord sous Excel : chiffre d'affaires, devis en cours, chantiers, impayés.Prendre en charge toute tâche ponctuelle confiée par le dirigeant.

Vous êtes la voix de Maison Enova : vous accueillez les appels de nos clients et partenaires (une trentaine par jour en moyenne), vous les renseignez ou les orientez vers la bonne personne.

Formation Bac+2 en gestion, ou assistanat (BTS GPME, BTS SAM ou équivalent), avec au moins 2 à 3 ans d'expérience sur un poste similaire. Une expérience dans le bâtiment ou les énergies renouvelables serait un vrai plus, sans être indispensable.

Compétences indispensablesExcel niveau intermédiaire: tableaux, formules, filtres, tableaux croisés dynamiques.CRM : saisie, suivi des commandes, tenue du fichier client etc.Logiciel de devis et facturation, et bases de la comptabilité : acomptes, rapprochements.Rédaction professionnelle sans fautes.QualitésRigueur et organisation : plusieurs chantiers et dossiers avancent en même temps.Autonomie et sens des priorités.Aisance au téléphone avec les clients, les fournisseurs et les mairies.Discrétion sur les informations financières de l'entreprise.Polyvalence et esprit d'équipe dans une petite structure.

Horaires: CDI, 35 h par semaine, du lundi au vendrediLieu de travail: 3A rue du Château, 67980 Hangenbieten

Salaire: Mensuel de 27600.0 Euros - Une prime annuelle sur objectifs peut compléter le fixe, elle peut atteindre 10% salaire BRUT

Compétences

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Expérience

Qualites Professionnelles

• Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
• Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.