Assistant(e) de Direction — Télétravail et Horaires Flexibles

AD'OCC; Toulouse; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Horaires flexibles

Mutuelle d’entreprise prise en charge

Carte titres restaurants SWILE

Forfait mobilité douce

Télétravail

RTT

Prime vacances

Avantages du CSE

Résumé du poste

L’Agence Régionale d’Attractivité et de Développement d’Occitanie (AD’Occ) recherche un(e) Assistant(e) de direction en CDD à Toulouse pour soutenir la Direction Générale et le COSP. Vous assurerez l’organisation des agendas et la gestion administrative quotidienne, avec un rôle clé dans la coordination entre les services.

Vous participerez aussi à la préparation des réunions, au suivi des dossiers et au relais d’informations, tout en veillant à la confidentialité et à la qualité du service.

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en gestion administrative et commerciale ou assistanat de direction.
• Au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Connaissances du fonctionnement institutionnel et des instances de gouvernance publique.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, SharePoint, Teams).
• Compétences en organisation, planification et suivi administratif.
• Aptitude à la coordination logistique et à la gestion documentaire.
• Excellentes capacités rédactionnelles et d'expression orale.
• Capacité à gérer les priorités et à s'adapter aux urgences.

Responsabilités

• Gérer les agendas du directeur général et du secrétaire général du COSP, organiser les rendez-vous et les déplacements, gérer les frais de déplacement.
• Assurer la gestion administrative quotidienne : traitement des courriers et courriels, gestion des appels, des parapheurs, suivi du circuit de signature des documents, accueil des interlocuteurs, classement, mise à jour et archivage des documents, etc.
• Centraliser et assurer le suivi des sollicitations : demandes de rendez-vous, de renseignements ou autres demandes.
• Assurer l’organisation administrative : gérer et anticiper les échéances, préparer et suivre les dossiers.
• Préparer et organiser les réunions : convocations, ordres du jour, réservation de salles, coordination logistique, comptes-rendus; relais à Toulouse pour les CA et AG; COSP : Bureau, plénières et commissions.
• Assurer l’interface entre l’Agence Ad’Occ et La Région (Présidente, vice-présidence, cabinet, coordination des agendas).
• Assurer le relais de l’information auprès des directions et départements.
• Gérer le registre administratif du COSP et le suivi budgétaire; suivre les saisines du COSP.
• Coordination logistique d’événements : séminaires, ateliers, plénières, etc.
• Réaliser une veille documentaire et participer au bon fonctionnement de la Direction Générale et du COSP.

Connaissances

Organisation

Planification

Rigueur

Gestion du temps

Communication écrite

Formation

Bac+2/3 en Gestion administrative et commerciale; Assistanat de direction; ou Gestion PME-PMI

Outils

Office 365

SharePoint

Teams

Description du poste

L’Agence Régionale d’Attractivité et de Développement d’Occitanie (AD’Occ) recherche un(e) Assistant(e) de direction en CDD à Toulouse pour soutenir la Direction Générale et le COSP. Vous assurerez l’organisation des agendas et la gestion administrative quotidienne, avec un rôle clé dans la coordination entre les services.

Vous participerez aussi à la préparation des réunions, au suivi des dossiers et au relais d’informations, tout en veillant à la confidentialité et à la qualité du service.