Assistant(e) de direction (H/F) - Toulouse - CDD

AD'OCC; Toulouse; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaires flexibles

Mutuelle d’entreprise prise en charge

Carte titres restaurants SWILE

Forfait mobilité douce

Télétravail

RTT

Prime vacances

Avantages du CSE

Job summary

L’Agence Régionale d’Attractivité et de Développement d’Occitanie (AD’Occ) recherche un(e) Assistant(e) de direction en CDD à Toulouse pour soutenir la Direction Générale et le COSP. Vous assurerez l’organisation des agendas et la gestion administrative quotidienne, avec un rôle clé dans la coordination entre les services.

Vous participerez aussi à la préparation des réunions, au suivi des dossiers et au relais d’informations, tout en veillant à la confidentialité et à la qualité du service.

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en gestion administrative et commerciale ou assistanat de direction.
• Au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Connaissances du fonctionnement institutionnel et des instances de gouvernance publique.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, SharePoint, Teams).
• Compétences en organisation, planification et suivi administratif.
• Aptitude à la coordination logistique et à la gestion documentaire.
• Excellentes capacités rédactionnelles et d'expression orale.
• Capacité à gérer les priorités et à s'adapter aux urgences.

Responsibilities

• Gérer les agendas du directeur général et du secrétaire général du COSP, organiser les rendez-vous et les déplacements, gérer les frais de déplacement.
• Assurer la gestion administrative quotidienne : traitement des courriers et courriels, gestion des appels, des parapheurs, suivi du circuit de signature des documents, accueil des interlocuteurs, classement, mise à jour et archivage des documents, etc.
• Centraliser et assurer le suivi des sollicitations : demandes de rendez-vous, de renseignements ou autres demandes.
• Assurer l’organisation administrative : gérer et anticiper les échéances, préparer et suivre les dossiers.
• Préparer et organiser les réunions : convocations, ordres du jour, réservation de salles, coordination logistique, comptes-rendus; relais à Toulouse pour les CA et AG; COSP : Bureau, plénières et commissions.
• Assurer l’interface entre l’Agence Ad’Occ et La Région (Présidente, vice-présidence, cabinet, coordination des agendas).
• Assurer le relais de l’information auprès des directions et départements.
• Gérer le registre administratif du COSP et le suivi budgétaire; suivre les saisines du COSP.
• Coordination logistique d’événements : séminaires, ateliers, plénières, etc.
• Réaliser une veille documentaire et participer au bon fonctionnement de la Direction Générale et du COSP.

Skills

Organisation

Planification

Rigueur

Gestion du temps

Communication écrite

Education

Bac+2/3 en Gestion administrative et commerciale; Assistanat de direction; ou Gestion PME-PMI

Tools

Office 365

SharePoint

Teams

Job description

Qui sommes-nous ?

L’Agence Régionale d’Attractivité et de Développement d’Occitanie est l’opérateur de la Région Occitanie dédié à l’accompagnement des entreprises à toutes les étapes de leur parcours : création, implantation, innovation, développement, financement, export, transmission reprise. Elle agit également pour renforcer l’attractivité du territoire et favoriser l’attraction des talents.

Qui sommes-nous ?

L’Agence Régionale d’Attractivité et de Développement d’Occitanie est l’opérateur de la Région Occitanie dédié à l’accompagnement des entreprises à toutes les étapes de leur parcours : création, implantation, innovation, développement, financement, export, transmission reprise. Elle agit également pour renforcer l’attractivité du territoire et favoriser l’attraction des talents. L’Agence met en œuvre de manière opérationnelle la stratégie régionale en matière de développement économique, d’innovation et de soutien à l’emploi. Depuis 2026, son périmètre d’action s’est élargi avec l’intégration de la compétence en développement touristique, renforçant ainsi son rôle stratégique. Elle déploie les dispositifs de financement régionaux visant à pérenniser l’emploi en Occitanie et intervient autour de plusieurs axes clés : croissance, innovation, internationalisation, implantation et attractivité économique et touristique. Chaque année, plus de 4 000 entreprises bénéficient de l’accompagnement et des services proposés par l’Agence. Présente au-delà des deux métropoles régionales, l’Agence assure une action de proximité grâce à son implantation au sein des Maisons de la Région dans l’ensemble des 13 départements d’Occitanie. Le Comité d'Orientation Stratégique et de Prospective (COSP) est une instance de l'Agence qui réunit acteurs publics et privés (collectivités, entreprises, réseaux professionnels, experts et partenaires publics) pour renforcer la compétitivité, l’attractivité et la résilience des territoires d’Occitanie, et éclairer les décisions de l’Agence sur les grands enjeux.

Nous sommes à la recherche d’un(e) "Assistant(e) de direction" en CDD pour notre site de Toulouse.

La finalité de ce poste sera d'assurer un soutien opérationnel, organisationnel et administratif à la Direction Générale de l'Agence et au Secrétariat Général du COSP. A ce titre, rattaché(e) à la Direction Générale, l'assistant(e) de direction intervient en appui du directeur général de l'Agence et du Secrétaire général du COSP, et assure les missions principales suivantes :

• Gérer les agendas du directeur général et du secrétaire général du COSP, en fonction des priorités et des urgences, organiser les rendez-vous et les déplacements, gérer les frais de déplacement
• Assurer la gestion administrative quotidienne : traitement des courriers et courriels, gestion des appels, des parapheurs, suivi du circuit de signature des documents, accueil des interlocuteurs, classement, mise à jour et archivage des documents, etc.
• Centraliser et assurer le suivi des sollicitations : demandes de rendez-vous, de renseignements ou autres demandes
• Assurer l’organisation administrative : gérer et anticiper les échéances, préparer et suivre les dossiers
• Préparer et organiser les réunions : convocations, préparation des ordres du jour et des dossiers, réservation de salles et coordination logistique, gestion des outils collaboratifs, comptes-rendus ; assurer le relais à Toulouse pour les CA et AG ; et pour le COSP : préparer, organiser et suivre le Bureau, les plénières et les commissions
• Assurer l’interface entre l’Agence Ad’Occ et La Région (Présidente, vice-présidence, cabinet, coordination des agendas)
• Assurer le relais de l’information auprès des différentes Directions et Départements de l’Agence
• Gérer le registre administratif du COSP (composition, mandats, déclarations d’intérêts, présences) ; assurer l’appui administratif au suivi budgétaire du COSP ; participer au suivi administratif des saisines du COSP (échéances, suites données)
• Assurer la coordination logistique d’événements : séminaires, ateliers, plénières, etc.
• Réaliser une veille documentaire
• Participer à toute tâche favorisant le bon fonctionnement de la Direction Générale et du COSP.

Nous recherchons un(e) futur(e) collaborateur(trice) motivé(e) et prêt(e) à s’investir dans une Agence dynamique !

Profil Recherché :

Issu(e) d’une formation de niveau Bac+2/3 en Gestion administrative et commerciale, Assistanat de direction ou Gestion PME-PMI, vous justifiez d’au moins 3 ans d’expérience professionnelle sur un poste similaire. Vous disposez de bonnes connaissances du fonctionnement institutionnel, des instances de gouvernance publique et de la gestion administrative. Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs courants (Office 365, SharePoint, Teams) et possédez de solides compétences en organisation, planification et suivi administratif. Vous êtes à l'aise dans la coordination logistique et la gestion documentaire. Vous disposez d'excellentes capacités rédactionnelles et d'expression orale, ainsi que d'une aptitude à rédiger, mettre en forme et synthétiser des documents administratifs et institutionnels. Vous savez gérer les priorités et vous adapter aux urgences et aux imprévus.

Organisé(e), rigoureux(se) et méthodique,

vous faites preuve de discrétion, de fiabilité et d'un sens aigu de la confidentialité et du service. Doté(e) d'un bon relationnel et d'une posture professionnelle, vous savez faire preuve de diplomatie. Polyvalent(e), réactif(ve) et doté(e) d'un bon esprit d'équipe, vous faîtes preuve d'initiative et savez anticiper les besoins.

Le poste est à pourvoir aux conditions suivantes :

Nous vous proposons un Contrat à Durée Déterminée (CDD), à pourvoir dès que possible sur le site de Toulouse. Vous disposerez d’une rémunération selon votre profil.

Les petits + ?

• Horaires flexibles
• Mutuelle d’entreprise prise en charge à 91% par l’employeur couvrant des garanties premium
• Carte titres restaurants SWILE à hauteur de 9€/j
• Forfait mobilité douce
• Télétravail
• Congés supplémentaires (ancienneté, enfants malades, évènements familiaux)
• RTT
• Prime vacances
• Avantages du CSE (chèques cultures, chèques cadeaux, tarifs préférentiels)
• Vous rejoindrez une entreprise mobilisée sur des questions liées à la RSE, au handicap et à la diversité.

Dans le cadre de notre politique visant à renforcer l’égalité des chances et l'inclusion, nous nous engageons à œuvrer pour le respect des principes d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, de diversité, de mixité et de non-discrimination.

Afin de faire vivre ces valeurs à tous les niveaux de l’entreprise, nous étudions, à compétences égales, toutes candidatures y compris celles de personnes en situation de handicap.