Assistant(e) de Direction Santé – Pilotage & Coordination

Ville de Tremblay-en-France; Tremblay-en-France; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Ville de Tremblay-en-France recherche un(e) assistant(e) de la Direction de la santé. Vous assurerez l’assistanat, la constitution et le suivi des dossiers, la gestion du courrier et des appels, et vous interfacerez avec la Directrice et les partenaires.

Vous disposez d’un Bac+2 secrétariat et d’une expérience souhaitée dans une collectivité ou structure sanitaire. Poste à temps complet, environnement pluridisciplinaire.

Qualifications

• Formation de niveau baccalauréat à bac +2 dans le domaine du secrétariat, de l’assistanat de direction ou du secrétariat médico-social souhaitée.
• Une expérience significative sur un poste similaire serait appréciée, idéalement dans une collectivité territoriale ou une structure sanitaire et médico-sociale.
• Maîtriser les techniques de secrétariat et d’assistanat : gestion d’agenda, organisation de réunions, prise de notes, rédaction et mise en forme de documents professionnels.
• Posséder de solides capacités rédactionnelles et maîtriser les règles de communication administrative.
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), les outils collaboratifs et les logiciels métiers.
• Connaître l’organisation et le fonctionnement d’une collectivité territoriale ainsi que les circuits administratifs et décisionnels.
• Connaître l’environnement institutionnel et réglementaire des structures de santé et les dispositifs de l’Assurance maladie.
• Disposer de connaissances de base en comptabilité publique et en gestion administrative des marchés publics.
• Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique et les règles de communication avec les usagers et les partenaires.
• Savoir élaborer et actualiser des tableaux de bord et des outils de suivi administratif.

Responsibilities

• Assurer l’assistanat de la Direction de la santé : gestion de l’agenda, organisation des rendez-vous et réunions, réservation des salles, préparation des dossiers, envoi des convocations et courriers, prise de notes, rédaction et mise en forme de comptes rendus, notes, courriers et documents administratifs.
• Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers nécessaires aux réunions et aux instances de la Direction, en veillant au respect des échéances et à la disponibilité des documents.
• Assurer la gestion administrative du courrier : réception, traitement, diffusion, classement, suivi et archivage.
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, identifier les demandes, transmettre les informations et assurer le suivi des sollicitations auprès des interlocuteurs concernés.
• Assurer l’interface entre la Directrice de la santé, l’adjointe, les équipes du PMS, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
• Centraliser, organiser et assurer le suivi des documents administratifs de la Direction : conventions, contrats, marchés publics, délibérations, rapports au Conseil municipal et documents institutionnels.
• Élaborer, actualiser et tenir à jour les tableaux de bord, outils de suivi et échéanciers nécessaires au pilotage administratif de la Direction.
• Participer à la mise en forme et à la diffusion des communications internes et externes : flyers, affiches, supports d’information et documents à destination des structures municipales, des professionnels et des partenaires.
• Apporter un soutien administratif et organisationnel aux projets et actions portés par la Direction de la santé, notamment en matière de prévention et de santé publique.
• Participer à la préparation logistique des actions et manifestations de la Direction : réservation de salles, préparation des supports, coordination des besoins matériels et suivi des aspects organisationnels.

Skills

Gestion d'agenda

Rédaction administrative

Communication

Gestion dossiers

Education

Bac+2 en secrétariat/assistanat

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Ville de Tremblay-en-France recherche un(e) assistant(e) de la Direction de la santé. Vous assurerez l’assistanat, la constitution et le suivi des dossiers, la gestion du courrier et des appels, et vous interfacerez avec la Directrice et les partenaires.

Vous disposez d’un Bac+2 secrétariat et d’une expérience souhaitée dans une collectivité ou structure sanitaire. Poste à temps complet, environnement pluridisciplinaire.