Assistant(e) de Direction Privée Senior

iVesta Family Office; Paris; Sur place; EUR 70 000 - 120 000; Plein temps

Résumé du poste

iVesta Family Office recherche un Assistant(e) de Direction Privée Senior – Family Executive Assistant pour prendre en charge, avec autonomie, les sujets personnels et familiaux des clients fortunés. Vous assurez le pilotage administratif et financier, coordonnez les prestataires et garantissez confidentialité et réactivité dans un cadre haut de gamme.

Le poste requiert une expérience confirmée, un esprit analytique et une excellente maîtrise d’Excel et des outils bureautiques.

Qualifications

• Expérience confirmée d’au moins 5 ans en assistanat de direction ou privé dans un Family Office ou environnement similaire.
• Maîtrise des chiffres, données et enjeux patrimoniaux.
• Maîtrise parfaite d’Excel et outils bureautiques (Word, PowerPoint, Outlook).
• Anglais professionnel courant à l’écrit comme à l’oral.

Responsabilités

• Gérer les sujets administratifs privés et familiaux des clients (documents officiels, assurances, contrats, formalités).
• Organiser et suivre les démarches (passeports, visas, notariat, dossiers internationaux).
• Coordonner les prestataires et interlocuteurs internes/externes (Family Officers, banques, avocats, assureurs).
• Suivre les dépenses, budgets et flux financiers, et produire des synthèses de suivi.
• Anticiper les besoins, résoudre les imprévus, proposer des solutions et arbitrer les priorités.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Discrétion

Anglais professionnel

Esprit analytique

Gestion budgets familiaux

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Description du poste

iVesta Family Office accompagne une clientèle fortunée dans la gestion de ses problématiques patrimoniales, administratives et familiales.

Nous évoluons dans un environnement exigeant, confidentiel et haut de gamme, au service d’une clientèle à très fort patrimoine.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction Privée Senior – Family Executive Assistant, capable de prendre en charge avec une grande autonomie les sujets personnels et familiaux de nos clients.

Véritable interlocuteur(trice) de confiance, vous assurez le suivi de dossiers variés et parfois complexes, avec un haut niveau d’exigence, de discrétion et de réactivité.

Vos missions principales

Gestion administrative privée et familiale

• Prendre en charge et piloter les sujets administratifs personnels et familiaux de nos clients : documents officiels, assurances, abonnements, contrats, formalités diverses, etc.
• Organiser et suivre les démarches administratives : passeports, visas, formalités notariales et dossiers spécifiques ou internationaux.
• Coordonner les différents prestataires intervenant dans la vie privée des clients : personnel de maison, assureurs, conseils et prestataires spécialisés.
• Superviser le suivi des résidences et des biens mobiliers et immobiliers : maintenance, travaux, inventaires, contrats et interventions.
• Assurer le suivi des dépenses, factures et budgets familiaux.
• Centraliser les informations et garantir un suivi rigoureux des échéances et des dossiers en cours.

Coordination et gestion des interlocuteurs

• Être un point de contact privilégié pour les clients et leurs familles.
• Coordonner les différents interlocuteurs internes et externes : Family Officers, banques, notaires, avocats, assureurs, prestataires et partenaires.
• Comprendre les enjeux des différents dossiers afin de faciliter leur traitement et leur suivi.
• Assurer une circulation fluide et confidentielle de l’information.
• Gérer plusieurs sujets simultanément en sachant identifier les urgences et arbitrer les priorités.

Suivi financier et analyse

• Assurer un suivi précis des dépenses, budgets et flux liés aux différents sujets familiaux.
• Manipuler et consolider des données chiffrées, notamment sous Excel.
• Comprendre les principaux sujets financiers et patrimoniaux traités par les Family Officers afin d’en assurer efficacement le suivi administratif.
• Préparer des synthèses et éléments de suivi fiables permettant une prise de décision rapide.
• Contrôler la cohérence des informations et identifier les éventuelles anomalies ou informations manquantes.

Anticipation et résolution de problèmes

• Anticiper les besoins des clients et identifier les actions à mener avant qu’elles ne deviennent urgentes.
• Prendre en charge les imprévus avec réactivité, discernement et sang-froid.
• Rechercher et proposer des solutions concrètes, fiables et adaptées.
• Faire preuve d’initiative tout en sachant identifier les sujets nécessitant un arbitrage.
• Contribuer à l’amélioration continue des méthodes de travail et des processus internes.

Vous disposez d’une expérience confirmée d’au moins 5 ans dans des fonctions d’assistanat de direction, d’assistanat privé, de Family Office ou dans un environnement comparable à haut niveau d’exigence.Une expérience auprès de dirigeants, entrepreneurs, familles privées ou dans un environnement financier constitue un réel atout.Au-delà de votre expérience, nous recherchons une personne avec un fort esprit analytique et structuré, particulièrement à l’aise avec les chiffres, les données et les problématiques complexes.Une formation ou une sensibilité scientifique, économique, financière ou quantitative sera particulièrement appréciée.Vous n’avez pas nécessairement exercé au sein d’un Family Office, mais vous devez être capable de comprendre rapidement les mécanismes et le vocabulaire de la finance et de la gestion patrimoniale, afin d’échanger efficacement avec nos Family Officers et les différents conseils de nos clients.Vous êtes habitué(e) à gérer des sujets confidentiels et sensibles et savez travailler avec un niveau important d’autonomie et de responsabilité.Vous disposez notamment :d’excellentes capacités d’organisation, de priorisation et d’anticipation ;d’une réelle aisance avec les chiffres et d’un excellent esprit d’analyse ;d’une très bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Outlook) ;d’une excellente expression écrite et orale ;d’une grande aisance relationnelle avec des interlocuteurs exigeants et de haut niveau ;d’un anglais professionnel courant, à l’écrit comme à l’oral ;d’une capacité à comprendre rapidement de nouveaux sujets, même techniques ;d’une réelle capacité à gérer plusieurs dossiers complexes simultanément.

Qualités recherchées

• Discrétion absolue et sens aigu de la confidentialité.
• Grande autonomie et sens des responsabilités.
• Rigueur et fiabilité.
• Esprit analytique et goût des chiffres.
• Curiosité intellectuelle.
• Proactivité et capacité d’anticipation.
• Excellent sens du service.
• Réactivité et capacité à gérer les imprévus.
• Diplomatie, assertivité et intelligence relationnelle.
• Attention portée aux détails.
• Capacité à travailler sous pression tout en maintenant un haut niveau de qualité.
• Esprit d’équipe et approche résolument orientée solutions.