Responsable Adjoint des Affaires Générales et Protocole

Bureau du Cabinet; Paris; On-site; EUR 50,000 - 65,000; Full time

Job summary

Le Bureau du cabinet, rattaché au ministère de la Culture à Paris, recherche un adjoint au chef de la section des affaires générales et des opérations pour piloter et coordonner les activités quotidiennes.

Vous assurerez l'encadrement des équipes, l'organisation des réunions et événements, la gestion des flux d'invitations, et la supervision des moyens logistiques et informatiques de proximité. Discrétion et rigueur sont requises.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement d'un cabinet ministériel: Expert
• Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel: Maîtrise
• Maîtrise des règles et usages protocolaires, notamment en matière de préséance, de placement, de cérémonial et d'accueil de personnalités: Maîtrise
• Maîtrise de l'organisation de réceptions et d'événements institutionnels: préparation des espaces, plans de salle et de table, placement des invités et coordination des prestations: Maîtrise
• Connaissance des pratiques liées à l'accueil et à l'accompagnement de personnalités, délégations et visiteurs: Maîtrise
• Connaissance des enjeux liés à la sécurité et à la confidentialité dans un environnement ministériel: Maîtrise
• Connaissance des techniques de gestion logistique et des moyens généraux: Maîtrise
• Capacité à encadrer et coordonner des équipes aux métiers diversifiés: Maîtrise
• Capacité à planifier, arbitrer les priorités et conduire des opérations transversales: Maîtrise
• Connaissance des problématiques de mobilité, de gestion de site et de support informatique de proximité: Pratique
• Maîtrise des logiciels courants de traitement de texte et de tableur: Maîtrise
• Anglais professionnel permettant l'accueil et les échanges avec des interlocuteurs étrangers: Maîtrise

Responsibilities

• Pilotage, management et coordination des équipes de la section
• Organisation et planification des activités, répartition des missions et suivi
• Coordination des composantes de la section afin de garantir continuité, réactivité et qualité du service
• Gestion des priorités, suivi des dossiers et reporting auprès du chef de section
• Organisation et coordination des réunions, réceptions et événements du Cabinet
• Coordination des moyens nécessaires à leur préparation et à leur bon déroulement
• Organisation de l'accueil des personnalités, délégations, partenaires et visiteurs
• Suivi des prestataires et partenaires mobilisés
• Utilisation et suivi de l'outil de gestion des invitations et des listes d'invités
• Organisation des visites patrimoniales de l'Hôtel de Valois
• Coordination des tournages, prises de vues, mises à disposition ou locations d'espaces et autres actions de valorisation du site
• Coordination, avec les services compétents, des mouvements de mobilier, interventions du Mobilier national et dépôts ou mouvements d'oeuvres.

Skills

Protocole et cérémonial

Animation et encadrement

Planification et coordination

Mobilité et logistique

Informatique et bureautique

Anglais professionnel

Tools

Bureautique

Job description

Le Bureau du cabinet, rattaché au ministère de la Culture à Paris, recherche un adjoint au chef de la section des affaires générales et des opérations pour piloter et coordonner les activités quotidiennes.

Vous assurerez l'encadrement des équipes, l'organisation des réunions et événements, la gestion des flux d'invitations, et la supervision des moyens logistiques et informatiques de proximité. Discrétion et rigueur sont requises.