Assistant·e de Direction H/F

Voiron-Emplois; Voiron; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Voiron-Emplois recherche un(e) assistant(e) de gestion polyvalent(e) pour prendre en charge l’administration, la facturation et le suivi des dossiers clients et fournisseurs. Vous travaillerez en lien direct avec la direction et les chefs de projet et assurerez les relances et le respect des procédures internes.

Le poste implique la gestion des archives, des congés et des visites médicales, ainsi que l’organisation des déplacements et voyages d’affaires. Débutant accepté, poste sur site à Voiron.

Qualifications

• Capacité à planifier et prioriser les tâches avec rigueur.
• Bonnes aptitudes en bureautique et rédaction professionnelle.
• Sens du secret et de la confidentialité des informations.

Responsabilités

• Gérer l'administration générale et la facturation.
• Suivre les dossiers clients/fournisseurs et relances.
• Préparer les éléments de paie variables et assurer le suivi RH.
• Assurer les obligations déclaratives et les visites médicales.
• Organiser les déplacements et voyages d’affaires.

Connaissances

Planification des tâches

Gestion des priorités

Bureautique

Gestion des urgences

Rédaction professionnelle

Gestion administrative

Organisation des voyages

Outils

Logiciels de gestion de base de données

Description du poste

Vous prenez en charge l'administration de l'entreprise, en lien direct avec la présidente et les chefs de projet.Facturation et suivi des clients- Revue chaque lundi avec la direction et les chefs de projet : factures à émettre, relances, dossiers bloqués- Émission des factures après confirmation des livrables par les chefs de projet- Relance des impayés jusqu'au règlement- Fiabilité des données clients et fournisseurs dans l'ERPAdministration générale- Relations avec les organismes : URSSAF, impôts, retraite complémentaire, mutuelle et prévoyance, médecine du travail, assurances- Courrier, suivi des démarches en cours, obligations déclaratives- Prestataires et travaux du local : demandes de devis, suivi des interventions- Déplacements de l'équipe : trains, hôtels, salons professionnelsAppui aux ressources humaines- Préparation et contrôle des éléments variables de paie (paie établie par un cabinet extérieur)- Calcul des titres-restaurant, contrôle des notes de frais avant virement- Suivi des congés, des absences, des entrées et des sorties- Réponses aux questions administratives courantes des salariésSanté et sécurité au travail- Mise à jour du document unique- Fiche d'entreprise- Suivi des visites médicalesVous gérez ces dossiers en autonomie, avec des procédures et des outils de suivi déjà en place. Poste sur site à Voiron, sans déplacement régulier.

Experience: Débutant acceptéCompétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Logiciels de gestion de base de données,Principes de base en comptabilité,Techniques de communication interne,Techniques de gestion administrative,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la coordination des voyages d'affaires,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un écrit professionnel,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériquesPermis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: CadreSecteur d'activité: Analyses, essais et inspections techniquesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.