Assistant.e de direction (H/F)

INOLYA; Vire Normandie; Sur place; EUR 23 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres restaurant

Prime de panier

CSE

Complémentaire santé

Sur 13 mois

Résumé du poste

INOLYA recherche une assistante de direction pour son agence de Vire, en CDD d'un mois minimum, pivot administratif et organisationnel du site. Vous gérerez l'agenda, les déplacements, les réunions et le reporting, tout en assurant l'accueil et la circulation de l'information avec les élus et partenaires.

Profil BAC+2 en assistanat ou gestion administrative, maîtrise des outils bureautiques et rédaction professionnelle, sens du service et discrétion requis.

Qualifications

• Confidentialité des échanges indispensable
• Bureautique et outils collaboratifs
• Collecter et analyser des données
• Gestion des urgences et des imprévus
• Gérer la communication interne et externe
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Normes rédactionnelles
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Planifier et organiser des réunions
• Préparer les dossiers pour les réunions de direction
• Relayer de l'information
• Réalise le traitement administratif de dossiers
• Rédiger un compte rendu de réunion
• Rédiger un écrit professionnel
• Techniques de gestion administrative
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés
• Utiliser les outils numériques
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Gestion des réservations de salles de réunion
• Techniques de communication interne
• Techniques de numérisation

Responsabilités

• Gérer l'agenda et le planning de la directrice de territoire.
• Organiser ses déplacements et suivre les remboursements de frais.
• Préparer et organiser les réunions internes et externes et rédiger les comptes rendus.
• Rédiger et mettre en forme courriers et supports de présentation de qualité.
• Suivre les dossiers administratifs et les anomalies de temps de travail.
• Mettre à jour les tableaux de bord et assurer le reporting.
• Participer à la gestion des véhicules et du stock de consommables.
• Être le premier point de contact pour interlocuteurs variés et diffuser l'information fiable.

Description du poste

Offre n° 213YGSF Assistant.e de direction (H/F)

Nous recrutons pour notre agence de Vire une assistant.e de direction en CDD, à compter du 21 septembre, dans le cadre d'un remplacement. Rattaché.e à la directrice de territoire, vous êtes le pivot administratif et organisationnel de l'agence. Votre quotidien s'articule autour de trois axes :Assistanat de la directrice de territoireVous gérez l'agenda et le planning de la directrice, organisez ses déplacements et assurez le suivi des remboursements de frais. Vous préparez et organisez les réunions internes et externes : convocations, ordre du jour, réservation des salles, constitution des dossiers, rédaction et diffusion des comptes-rendus. Dans un environnement institutionnel impliquant des échanges réguliers avec les élus, les services des mairies et les partenaires du territoire, vous prenez en charge la rédaction et la mise en forme de courriers, notes et supports de présentation, en veillant à la qualité et à la rigueur attendues vis-à-vis de ces interlocuteurs.Gestion administrative de l'agenceVous assurez le suivi des dossiers administratifs et la levée des anomalies de temps de travail. Vous mettez à jour les tableaux de bord d'activité et assurez le reporting à votre hiérarchie. Vous contribuez à la gestion des véhicules de la direction et au suivi des commandes et stocks de consommables.Accueil et circulation de l'informationVous êtes le premier point de contact de la direction de l'agence pour un large éventail d'interlocuteurs : équipes internes, locataires, élus locaux, services municipaux et partenaires institutionnels. Garant.e du bon traitement et de la réponse à l'ensemble des sollicitations adressées à la direction, vous veillez à la diffusion d'une information fiable, au bon moment et auprès du bon interlocuteur, garantissant ainsi la continuité d'activité de l'agence et la qualité de la relation avec l'ensemble des parties prenantes.PROFIL DU CANDIDATVous êtes titulaire d'un BAC+2 en assistanat de direction ou gestion administrative, et justifiez d'une expérience confirmée dans un poste similaire, idéalement acquise dans un environnement institutionnel ou en lien avec des partenaires publics.Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et digitaux, et êtes à l'aise avec la rédaction de documents professionnels. Votre expression écrite et orale est irréprochable, qualité indispensable pour les échanges avec des élus, des services de mairie ou des partenaires du territoire.Réactif.ve, organisé.e et doté.e d'un excellent sens des priorités, vous savez adapter votre posture et votre communication à des interlocuteurs variés - qu'il s'agisse d'équipes internes, de représentants institutionnels ou de locataires. Votre discrétion, votre sens du service et votre aisance relationnelle font de vous un.e interlocuteur.rice de confiance, garant.e de l'image de la direction de l'agence.Le secteur du logement social vous intéresse ?Rejoignez une entreprise avec des engagements forts en matière de RSE, où la qualité de vie au travail et l'équilibre vie professionnelle/personnelle sont au cœur de nos préoccupations, et où chacun exerce son métier avec passion !

Type de contrat CDD - 1 Mois Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée Conditions de travail En contact avec du public Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2178.13 Euros - Sur 13 mois
• Titres restaurant / Prime de panier
• CSE
• Complémentaire santé
• Sur 13 mois

Déplacements Déplacements: Ponctuels Zone départementale

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Assurer la confidentialité des échanges et informations Cette compétence est indispensable
• Bureautique et outils collaboratifs Cette compétence est indispensable
• Collecter et analyser des données, des informations Cette compétence est indispensable
• Gestion des urgences et des imprévus Cette compétence est indispensable
• Gérer la communication interne et externe Cette compétence est indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Normes rédactionnelles Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Planifier et organiser des réunions Cette compétence est indispensable
• Préparer les dossiers pour les réunions de direction Cette compétence est indispensable
• Relayer de l'information Cette compétence est indispensable
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) Cette compétence est indispensable
• Rédiger un compte rendu de réunion Cette compétence est indispensable
• Rédiger un écrit professionnel Cette compétence est indispensable
• Techniques de gestion administrative Cette compétence est indispensable
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Gestion des réservations de salles de réunion
• Techniques de communication interne
• Techniques de numérisation

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de sens des responsabilités
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Location de logements

Notre office, INOLYA, 1er bailleur social du département du Calvados, est implanté sur 220 communes et loge plus de 50 000 personnes.Nous construisons, rénovons et améliorons un patrimoine diversifié de plus de 26 000 logements, dont un peu plus de 3 000 sont situés dans des Quartiers prioritaires de la politique de la ville (QPV). Notre volonté : offrir à nos clients le meilleur service et de les accompagner au quotidien dans leur parcours de vie.